Karrierefaktor 9. August 2018

Zeitmanagement: 5 Methoden, die jeder kennen sollten


Gerade noch beginnt man den Arbeitstag damit, die E-Mails zu checken und schön kĂŒndigt sich auch schon wieder die Mittagspause an. Doch wo sind die Stunden dazwischen geblieben?!

Die sinnvolle und vor allem produktive Einteilung der eigenen Zeit (gerne auch Zeitmanagement genannt), ist ein Thema, mit dem sich jeder ErwerbstĂ€tige – egal ob Vorstandsmitglied oder Werkstudent, Freelancer oder Auszubildender – auseinandersetzen muss. GlĂŒcklicherweise gibt es eine ganze Reihe von Methoden, die dabei behilflich sind, den Arbeitstag so zu gestalten, dass die Zeit, die einem zur VerfĂŒgung steht, möglichst effektiv genutzt wird. FĂŒnf davon sollen in diesem Beitrag genauer vorgestellt werden.

 

Die Pomodoro-Technik

Pomodoro ist Italienisch und bedeutet „Tomate“. Was die roten FrĂŒchte mit Zeitmanagement zu tun haben? Nun, wenn es nach Francesco Cirillo, dem Erfinder der Pomodoro-Technik, geht: Eine ganze Menge.

Wer seinen Tag mit dieser Methode effektiver gestalten möchte, der muss folgendermaßen vorgehen:

  • Schritt 1: Aufgabe/Ziel definieren und aufschreiben
  • Schritt 2: ersten „pomodori“ – einen 25-minĂŒtigen Arbeitsabschnitt – beginnen
  • Schritt 3: 5-minĂŒtige Pause einlegen
  • Schritt 4: erneut 25 Minuten arbeiten

(je vier pomodori mit anschließender 5-minĂŒtiger Pause absolvieren)

  • Schritt 5: nach dem vierten pomodori eine lĂ€ngere Pause (15 bis 20 Minuten) einlegen
  • Schritt 6: Technik von vorn beginnen

Um die einzelnen Abschnitte zu „timen“, hat Francesco Cirillo eine einfache KĂŒchenuhr in der Gestalt einer Tomate (das dĂŒrfte nun endlich auch den eigentĂŒmlichen Namen der Technik erklĂ€ren) verwendet. Auch wenn es mittlerweile unzĂ€hlige Apps und andere Software-Anwendungen gibt, mit denen die Pomodoro-Technik umgesetzt werden kann, raten Zeitmanangement-Experten noch immer zur KĂŒchenuhr. HierfĂŒr gibt es zwei entscheidende GrĂŒnde:

  • der Verzicht auf (unnötigen) technischen Schnickschnack, der ablenken kann
  • das Ticken der KĂŒchenuhr und das anschließende eindringliche LĂ€uten, das das Verstreichen der Zeit und das Ende einer Etappe im wahrsten Sinne des Wortes hörbar macht

 

Die Not-to-do-Liste

Wer gerade erst anfÀngt, sich mit Zeitmanagement auseinanderzusetzen und plant, seinen Arbeitstag effektiver und produktiver zu gestalten, der verfasst oftmals als erstes eine to do-Liste. GrundsÀtzlich keine schlechte Idee, doch kann auch gesagt werden, dass diese nicht nur Vorteile mit sich bringen.

Zu den Nachteilen der to do-Liste gehören zum Beispiel diese Aspekte:

  • fehlende Priorisierung
  • Fokussierung auf kleine/unwichtige Aufgaben
  • „Mitschleppen“ alter Aufgaben (→ Die to do-Liste wird immer lĂ€nger)
  • fehlendes ĂŒbergeordnetes Ziel, auf das man hinarbeitet

Bedeutet das nun, dass die guten alten to do-Listen vollstÀndig abgeschafft werden sollten? Mitnichten. Wer sich am Morgen einen Zettel nimmt und alle wichtigen Aufgaben des Tages notiert, macht garantiert nichts falsch.

Doch anstatt eine ĂŒberdimensionale to do-Liste mit sich zu schleppen, die immer lĂ€nger wird und dadurch fĂŒr reichlich Demotivation sorgt, sollte man lieber mal der Not-to-do-Liste eine Chance geben.

Das Prinzip hinter dieser Zeitmanagement-Methode ist einfach erklÀrt:

Man nehme einen Zettel und einen Stift und notiere darauf all die Dinge, die man wĂ€hrend der Arbeit eben nicht machen sollte – sprich: alle unnötigen Zeitfresser, die einen nur aufhalten und dafĂŒr sorgen, dass der Tag letztendlich doch nicht so produktiv war, wie man ihn sich vorgestellt hat.

Tipp: Am besten entfaltet die Not-to-do-Liste ihre Wirkung, wenn sie irgendwo gut sichtbar am Arbeitsplatz aufgehÀngt wird.

Die Vorteile der Not-to-do-Liste im Überbick

  • Zeitfresser werden identifiziert und eliminiert
  • Aufgaben- und ZustĂ€ndigkeitsbereiche werden klarer voneinander abgegrenzt
  • der Fokus wird auf die wesentlichen Dinge gelenkt
  • Wichtiges und Unwichtiges werden unterschieden

 

Die 2-Minuten-Regel

Diese Zeitmanagement-Methode ist eigentlich Teil der Technik Getting Things done, kann aber auch losgelöst von dieser angewendet werden.

Die 2-Minuten-Regel ist ebenso einfach wie genial. Sie besagt: Alle Aufgaben (beispielsweise auf der to do-Liste), die innerhalb von zwei Minuten erledigt werden können, werden sofort in Angriff genommen.

Egal ob eine kurze Nachfrage in der Buchhaltung, die Antwort auf eine E-Mail oder das Ausleeren des MĂŒlleimers unter dem Schreibtisch – es sind diese kleinen Aufgaben, die eine to do-Liste meist unnötig aufblĂ€hen und somit fĂŒr unproduktive LĂ€hmung sorgen.

Wer tÀglich ein- bis zweimal die 2-Minuten-Regel anwendet, wird schon bald merken, wie seine ProduktivitÀt merklich steigt.

 

Die ALPEN-Methode

Nein, diese Zeitmanagement-Methode sieht es leider nicht vor, die Arbeit einfach liegen zu lassen und sich stattdessen eine Auszeit in den Alpen zu gönnen. Die Technik gliedert sich in fĂŒnf Schritte auf, die wie folgt beschrieben werden können:

  • Aufgaben und Termine notieren: Alles, was ansteht und erledigt werden muss, wird notiert – entweder auf ein Blatt Papier oder in ein digitales Tool.
  • LĂ€nge der Aufgaben und Termine bestimmen: Es ist wichtig, alle Punkte untereinander zu notieren. Denn in der Spalte rechts daneben muss im nĂ€chsten Schritt festgehalten werden, wie viel Zeit die einzelnen Punkte jeweils (geschĂ€tzt) in Anspruch nehmen werden.
  • Pufferzeiten einplanen: Es gibt immer wieder unvorhersehbare Ereignisse, die einen Zeitplan ins Wanken bringen. Ziel der ALPEN-Methode ist es, diese von Anfang an einzukalkulieren.
  • Entscheidungen treffen: Welche Aufgaben sind besonders wichtig? Und welche haben eine Deadline und mĂŒssen deswegen schnellstmöglich getroffen werden. Um Fragen wie diese zu beantworten, kann beispielsweise die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Methode angewendet werden.
  • Nachkontrolle: Am Ende eines Tages wird kontrolliert, welche Aufgaben erledigt wurden und wie realistisch der Zeitplan insgesamt war. Auf diese Weise können beim nĂ€chsten Mal Optimierungen vorgenommen und die Zeit noch effektiver genutzt werden.

 

Das Parkinson‘sche Gesetz

Das Parkinson‘sche Gesetz ist streng genommen keine Zeitmanagement-Methode, aber dennoch ein wichtiger Ansatz fĂŒr alle, die gern effektiver und produktiver arbeiten wollen. Das Gesetz besagt folgendes:

Eine Aufgabe dehnt sich immer auf den zeitlichen Raum aus, den wir ihr zur VerfĂŒgung stellen.

FĂŒr diejenigen, denen das zu abstrakt klingt, folgt nun ein konkretes Beispiel:

Angestellter A und Angestellter B erhalten die exakt gleiche Aufgabe: Sie sollen eine PrĂ€sentation zum aktuellen Stand von Projekt XY vorbereiten. WĂ€hrend Angestellter A hierfĂŒr eine ganze Woche Zeit erhĂ€lt, muss Angestellter B seine Ergebnisse schon nach einem Tag vorstellen.

Laut dem Parkinson‘schen Gesetz haben beide Personen die gleichen Voraussetzungen dafĂŒr, ihre Arbeit gut zu machen. Und mehr noch: Da Angestellter B unter Hochdruck arbeitet, die Aufgabe also möglichst effizient lösen muss, ist es sogar wahrscheinlicher, dass er am Ende (in Relation zur Zeit, die zur VerfĂŒgung stand) das qualitativ bessere Ergebnis abliefert.

Wer das Parkinson‘sche Gesetz als Zeitmanagement-Methode einsetzen will, der muss sich einfach nur straffe Deadlines setzen (beziehungsweise bestehende Deadlines vorverlegen). Das Prinzip funktioniert ĂŒbrigens nicht nur mit Aufgaben, sondern beispielsweise auch in Meetings, bei GeschĂ€ftsessen und in vielen Bereichen des Privatlebens.

 

Zeitmanagement-Methoden: Mehr Organisation, Struktur und ProduktivitÀt im Arbeitsalltag

Seine Zeit optimal einteilen und nutzen – ein Ziel, das viele ErwerbstĂ€tige verfolgen. NatĂŒrlich gibt es die Möglichkeit, einfach stur eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten, doch bedeutet das meist schon nach kurzer Zeit, dass die Luft raus ist und man wieder in alte Verhaltensmuster verfĂ€llt.

Weitaus effektiver und ergebnisorientierter ist es, das Thema Zeitmanagement aus dem methodischen Blickwinkel anzugehen. Verschiedene Techniken wie die fĂŒnf, die in diesem Beitrag vorgestellt wurden, sind – einmal verinnerlicht – wahre Helfer im Arbeitsalltag, die fĂŒr mehr Organisation, Struktur und ProduktivitĂ€t sorgen.

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Eine Antwort zu “Zeitmanagement: 5 Methoden, die jeder kennen sollten”

  1. Lena Gheil sagt:

    Mein Life-Hack ist meine To Do Liste. Da hat man alles auf dem Papier und nicht im Kopf, so kann ich besser schlafen (wirklich!) und es ist immer eine große Freude etwas von meiner Liste zu streichen. Wie geht es euch? Bin ich die einzige?

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