In meinem Buch „Die Selbstmanagement-Formel“ stelle ich Strategien vor, die den LeserInnen dabei helfen ihr Leben effizienter und produktiver zu gestalten und so mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge (Familie, Freunde, Freizeit, Hobby) zu haben.
Außerdem coache ich Firmen und Einzelpersonen und helfe Ihnen so ihr Selbstmanagement zu verbessern und effizienter zu arbeiten.
1. Wie wichtig ist das Management der eigenen Person in einer von Teamwork und sozialer Kompetenz geprägten Arbeitswelt?
Extrem wichtig, denn nur ein guter Selbst-Manager wird auch im Team seine Fähigkeiten optimal einbringen können. Menschen die ein gutes Selbstmanagement besitzen können die Produktivität ganzer Teams enorm beeinflussen.
2. Heißt erfolgreiches Selbstmanagement immer Ordnung oder kann auch ein Chaot ein guter Selbstmanager sein?
Ordnung im Sinne des Selbstmanagements heißt nicht, dass alles zusammengeräumt sein muss, sondern vielmehr, dass ich schnell finde was ich suche. Ob das Büro jetzt so aufgeräumt aussieht wie die Nationalbibliothek, oder einen chaotischen Eindruck hinterlässt spielt nur eine periphere Rolle. Solange das Ordnungs- und Ablage-System für diejenige Person Sinn ergibt und sie sich darin schnell zurecht findet, ist das auch ok.
Es ist aber schon so, dass in einem zusammengeräumten Büro, die Produktivität höher ist, insofern sollte man zumindest die Arbeitsfläche immer aufgeräumt und frei halten.
3. Was sind Anzeichen dafür, dass mein Arbeitsalltag Raum für mehr Effizienz und Zeitersparnis bietet?
Da gibt es viele, hier in aller Kürze die wichtigsten Symptome:
Wenn am Ende des Arbeitstages noch jede Menge Arbeit liegen bleibt, oder wenn die Aufgaben auf der ToDo-Liste immer wieder auf den nächsten Tag verschoben werden.
Generell ist es oft das Gefühl nicht wirklich genug Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben zu haben.
4. Wie gelingt es mir, diesen Raum zu nutzen?
Das wäre zunächst einmal das Pareto-Prinzip, auch 80/20-Regel genannt. Sie besagt nichts anderes, als dass 20% des Inputs den wir bringen, für 80 % des Outputs sorgen. Umgekehrt heißt das natürlich auch, dass wir zu 80% der Zeit mit Dingen beschäftigt sind, die nur 20% zum Output beisteuern.
Es gibt 3 Möglichkeiten wie man mit diesen mehr oder weniger „unnötigen“ Arbeiten umgehen kann:
- Eliminieren: Auf welche Arbeiten kann man komplett verzichten, weil sie mehr oder weniger unnütz sind? Davon gibt es mehr als man zu glauben meint. Weil wir uns aber in einer Art Hamsterrad befinden, bekommen wir oft gar nicht mit, dass wir diese Arbeiten ohne weitere Folgen einfach eliminieren können.
- Automatisieren: Bei den heutigen technischen Möglichkeiten lassen sich viele Dinge sehr einfach automatisieren. So gibt es zum Beispiel Buchhaltungsprogramme in die den Großteil der Arbeit automatisch abwickeln, oder E-Mails die sich je nach Absender automatisch in gewisse Ordner kopieren oder an andere weiterleiten lassen. Es macht also durchaus Sinn in den regelmäßigen Aufgaben die man abzuarbeiten hat, nach Automatisierungsmöglichkeiten zu suchen.
- Delegieren: Alles was sich weder eliminieren, noch automatisieren lässt, kann man delegieren. Leider haben die meisten Menschen ein großes Problem damit Arbeiten zu delegieren. In der Regel sind sie der Meinung, die einzigen zu sein die diese Arbeit perfekt machen können. Ich habe einen Großteil meiner Arbeiten delegiert. Darunter gehören alle Arbeiten die andere besser oder schneller erledigen können, aber auch jene Dinge die ich nicht gerne mache.
Ich erledige eigentlich nur noch Dinge selbst, die zu meinen Stärken zählen und die mir Spaß machen.
Wer dieses eliminieren, automatisieren und delegieren konsequent durchzieht, der wird sehr schnell sehr viel Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben haben.
5. Der Klassiker beim Thema Selbst- und Zeitmanagement: Die E-Mail Flut. Wie treten Arbeitnehmer der 24-stündigen Erreichbarkeit erfolgreich gegenüber?
Hier gibt es eine ganz einfach Lösung: Öffne dein E-Mail-Postfach nur noch an vorher definierten Zeitpunkten. In meinem Fall ist das um 11 Uhr, um 15 Uhr und um 19 Uhr.
Immer wenn ich das Postfach wieder schließe habe ich Zero-Inbox. Das mag für manche Menschen kaum zu glauben zu sein, aber in der Regel ist es relativ einfach und unproblematisch, wenn man sich einmal daran gewöhnt hat.
E-Mails zählen zu den größten Ablenkungen im Büro-Alltag, daher kann ich nur empfehlen das E-Mail-Programm immer geschlossen zu halten und alle automatischen Benachrichtigungen wenn eine neue E-Mail eintrudelt auszuschalten.
Diese Tatsache haben auch schon einige große Firmen erkannt. Daher stellen sie alle E-Mails nur noch zweimal täglich durch, was die Produktivität der Mitarbeiter enorm gesteigert hat.
Daher mein Tipp: E-Mail-Programm geschlossen halten und nur zu vorgegebenen Zeiten öffnen. Wenn man es dann wieder schließt, am besten mit dem Status „Zero Inbox“.