Inhalte der Personalakte
Die Personalakte umfasst Informationen, die für den Arbeitgeber und das zum Arbeitnehmer begründete Arbeitsverhältnis relevant sind. Hierzu zählen beispielsweise:
- Abmahnungen
- Angaben zur Sozialversicherung
- Berichte über Arbeitsunfälle
- Der Arbeitsvertrag inkl. weiterer dazugehöriger Vereinbarungen
- Die Bewerbungsunterlagen des Arbeitnehmers (z.B. inkl. der mit der Bewerbung eingereichten Zeugnisse etc.)
- Ergebnisse von Auswahlprüfungen oder im Unternehmen durchgeführter Eignungstests
- Krankheitsbescheinigungen
- Kündigungsschreiben, Aufhebungsvertrag, Schlusszeugnis
- Informationen zu Lohn- und Gehaltsänderungen
- Personalfragebögen
- Urlaubsanträge und -bewilligungen
- Zeugnisse über Fortbildungsmaßnahmen
Hingegen nicht in die Personalakte gehören Dokumente, in denen der Arbeitnehmer nur erwähnt wird wie beispielsweise Schichtpläne, Informationen zu Krankheitsgründen oder Notizen des Arbeitgebers über die Leistungen des Arbeitnehmers. Selbstverständlich gehören auch alle weiteren Informationen, die die Privatsphäre des Arbeitnehmers verletzten (z.B. Informationen zur Religionszugehörigkeit) nicht in die Personalakte.
Arbeitnehmer haben ein Recht auf Einsicht
Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers erstreckt sich auf alle Inhalte der über ihn geführten Personalakte. Das heißt dem Arbeitnehmer müssen bei Einsicht alle in der Akten enthaltenen Dokumente vorgelegt werden. Sie können jederzeit und ohne triftigen Grund eine Einsicht Ihrer Personalakte anfordern.
Währenddessen ist es Ihnen auch erlaubt sich Notizen zu den Inhalten zu machen und gegebenenfalls Kopien anzufordern. Bei Bedarf können Sie die Einsicht auch in Begleitung einer betriebsfremden Person (z.B. Rechtsbeistand) oder mit einem Mitglied des Betriebsrates anfordern. Abgesehen von diesem Fall ist die Einsichtnahme der Akte durch Dritte jedoch nicht gestattet.
Entfernungsansprüche
Es ist Ihnen nicht erlaubt Dokumente entfernen zu lassen, die Sie zwar in einem schlechten Bild erscheinen lassen mögen, aber die der Wahrheit entsprechen. Unrichtige Angaben müssen hingegen entfernt werden. Dafür sollten Sie im ersten Schritt den direkten Dialog mit Ihrem Arbeitgeber suchen.
Sollte dieser das Entfernen verweigern, können Sie sich Unterstützung durch einen Rechtsbeistand holen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine schriftliche Gegendarstellung zu einem Sachverhalt zu formulieren, der dann ebenfalls der Personalakte hinzugefügt werden muss.
Ein Blick in die Personalakte lohnt sich vor allem dann, wenn sich an Ihrem Arbeitsverhältnis etwas geändert hat oder Sie selber eine Veränderung anstoßen möchten. Durch die Akte bekommen Sie dann noch einmal einen guten Gesamtüberblick über Ihre Zeit im Unternehmen.