Messen als Events organisieren – Ein Interview mit Melanie Söhnel

Neue Webseiten, Social Networks und Mobile Apps strömen täglich auf den Markt und ermöglichen es, alle Probleme des Alltags im World Wide Web zu lösen. Online-Shops wachsen, Bewerbungen werden via E-Mail versandt, und wer eine Frage nicht mit Hilfe des eigenen Kopfes beantworten kann, googelt die Lösung.

Im Gegensatz zu diesem Online-Boom steht das Konzept der Messen: Besucher nehmen weite Anreisen in Kauf, um Face-to-Face Informationen zu erhalten und Kontakte zu knüpfen. Warum funktioniert das in Zeiten des Web 2.0 noch? Diese Fragen haben wir Melanie Söhnel gestellt, die als Projektleiterin Veranstaltungen bei der Messe Augsburg organisiert.

Wie sind Sie darauf gekommen, als Eventmanagerin speziell Messen zu organisieren?

In meiner Schulzeit und auch zu Ausbildungszeiten habe ich gerne auf der Internationalen Tourismus Börse (ITB) in Berlin als Hostess am Messestand des Tourismusministeriums von Uruguay gejobbt. Ich fand es schon damals faszinierend, wie viele Länderpräsentationen und auch Tourismusfirmen aus der ganzen Welt an der Messe teilnehmen. Ich war beeindruckt davon, wie man mit ein paar Standbauelementen, intelligenter Beleuchtung und gut ausgewählten Bildern ein ganzes Land oder eine Idee auf ein paar Quadratmetern Standfläche präsentieren kann.

So viele Kulturen und Sprachen der Welt treffen auf einem gewaltigen Messegelände friedlich aufeinander. Ich habe dann nach der Ausbildung „Internationales Eventmanagement“ an der IUBH studiert, um mein Know-how für einen Job in der Messebranche noch weiter auszubauen. Heute fasziniert mich vor allem, wie aus einer Idee ein Konzept entsteht und wie aus einem Konzept eine erlebbare Messe wird.

Was ist am Messealltag so reizvoll?

Dass es keinen Messealltag gibt! Jeden Tag erwarten einen neuen Herausforderungen, jeder Kunde ist anders und jedes Projekt für sich anspruchsvoll. Das Arbeiten im Team lässt keine Langeweile zu. In unserer Messewelt arbeitet man kreativ, impulsiv und kooperativ. Selbstverständlich spielen aber auch Eigenschaften wie Ordnung, Zielstrebigkeit und Disziplin eine Rolle.

Woran liegt es, dass das Konzept der Messe trotz des zunehmenden Online-Trends so gut funktioniert?

Der persönliche Kontakt kann durch nichts ersetzt werden.

Wem raten Sie, die Strapazen eines Messebesuchs auf sich zu nehmen?

Strapazen? Ein guter Messeveranstalter kümmert sich um eine reibungslose Anreise für den Besucher, indem er die Anbindung öffentlicher Verkehrsmittel sicherstellt, für genügend Parkplätze sorgt oder sogar Shuttle-Busse organisiert. Der Besucher – für den die Messe ja überhaupt nur stattfindet – kann sich voll und ganz auf die Ausstellung konzentrieren.

Die meisten Messegesellschaften haben einen ausgezeichneten Besucherservice und bemühen sich auch um lohnenswerte Rahmenprogrammpunkte. Der Besucher profitiert in der Regel immer von einem Messebesuch, da sich zu seinem Thema verschiedene Firmen präsentieren, im Idealfall aus der ganzen Welt. Messebesucher haben die Chance, eine Marke, ein Produkt oder eine Serviceleistung direkt kennenzulernen, das Produkt oder die Dienstleistung zu „berühren“, um im Idealfall nach dem Messeerlebnis Kunde zu werden.

Ich rate allen Besuchergruppen – egal, ob sie Endverbraucher oder Fachbesucher sind –, Messen als Erlebnis zu genießen und sie zur Marktorientierung, zum Networking und als Informationsquelle aktiv zu nutzen.

Wie sollten sich Besucher, und vor allem Bewerber, auf eine Messe vorbereiten?

Besucher sollten sich vorab auf der Internetseite der Messe informieren. Besonderes Augenmerk würde ich hier auf die Informationen zu Anreise, Ausstellungsbereichen und Rahmenprogramm legen. Wenn dem Besucher gefällt, was er liest, sollte er die Messe besuchen.

Dem Fachbesucher rate ich, bereits vor der Messe mit allen Ausstellern in Kontakt zu treten, die er auf der Messe treffen möchte. So kann er bereits im Vorfeld Termine vereinbaren und lange Wartezeiten vor den Ständen umgehen. Zeitpläne mit allen Terminen und Rahmenprogrammpunkten helfen dabei, den Messebesuch effektiv zu nutzen. Falls vorhanden, sollten Messebesucher den Fragebogen des Veranstalters zur Messe ausfüllen. Denn nur wenn der Besucher aktiv Feedback gibt, kann der Messeveranstalter seine Messe optimieren.