Terminkalender, Ablagefach, Zettelwirtschaft, Post-Its‘, Schreibtisch, Computerbildschirm, Papierkorb, Eingangs-/ und Ausgangskörbchen, Aktenordner – jeder Büroangestellte muss sich jeden Tag aufs Neue mit solchen Dingen auseinandersetzen. Dabei passiert es schnell, dass das Chaos über die Ordnung siegt und der Überblick verloren wird. Um erfolgreich und zielstrebig arbeiten zu können ist es wichtig das Chaos zu beherrschen, um nicht den ständigen Ablenkungen zu verfallen.
Die sieben besten Tipps um die Übersichtlichkeit des Arbeitsplatzes zu behalten, haben wir für Sie herausgesucht:
Erster Tipp: Ablagefach als Posteingang
Stellen Sie sich ein „Posteingangschälchen“ auf den Schreibtisch und bitten Sie ihre Kollegen hier all die eingehenden Arbeitsaufgaben und die Post hineinzulegen. Auf diese Weise bleibt ihr Schreibtisch frei von dem lästigen Papierkram und Sie haben alles beisammen. Sie sehen sofort, was neu dazugekommen ist und das Ziel ist es, das Fach am Ende des Arbeitstages geleert zu haben.
Zweiter Tipp: Strukturieren uns sortieren Sie wichtige Unterlagen
Organisieren Sie ihre wichtigen Unterlagen. Wenn hundert verschiedene Zettel auf Ihrem Schreibtisch herumfliegen, der Bildschirmrand mit Telefonnummern und/oder Log-In-Daten beklebt ist und die Kundenlisten noch irgendwo dazwischen liegen, ist es schwer konzentriert zu arbeiten. Sammeln Sie lieber alle wichtigen Unterlagen, Telefonnummern, Log-In-Daten und Kundeninformationen in beispielsweise einem kleinen Buch oder legen Sie sich einen Ordner an.
Dritter Tipp: Vereinbaren Sie einen zentralen Sammelpunkt
Wenn Sie an längeren oder dauerhaften Projekten arbeiten, vielleicht auch gemeinsam mit einem Kollegen, sollten Sie sich einen zentralen Platz aussuchen, an dem Sie die gut gekennzeichneten Unterlagen für dieses Projekt sammeln. So bleibt Ihr Schreibtisch für die neuen und kürzer andauernden Projekte frei. Vergessen Sie hierbei jedoch nicht, auch dieser zentrale Sammelplatz muss einmal ausgemistet werden.
Vierter Tipp: Organisieren Sie die temporären Projekte
Nicht nur die länger andauernden Projekte gilt es zu strukturieren, sondern auch jene, die nur einen begrenzte Zeit aktuell sind. Sammeln Sie diese beispielsweise auch in einem und beschriften Sie alles detailliert um nicht den Überblick zu verlieren. Ein Inhaltsverzeichnis oder Post-It-Notizen vereinfacht das Ganze zusätzlich. Hierbei jedoch nur die wichtigsten Informationen heranziehen.
Fünfter Tipp: Büroutensilien clever verstauen
Selten berücksichtigt, doch immer da: Locher, Tacker, Stempelkissen, Büroklammern, etc. Es ist wichtig sich eine Freifläche zum Denken und Arbeiten zu schaffen. Daher sollten Sie die überwiegend unnötigen Büroutensilien in Schubladen oder Rollcontainern unter Ihrem Schreibtisch verstauen. So sind sie schnell zur Hand und dennoch müssen Sie nicht erst Ihre Unterlagen durcheinander bringen, um sie zu verwenden.
Sechster Tipp: Filtern Sie ihren Posteingang
Unterscheiden Sie zwischen ‚Wichtig‘, ‚Lesenswert‘ und ‚Irrelavant‘. Nehmen Sie sich zu Beginn des Arbeitstages ein paar Minuten Zeit und sortieren Sie Ihre Post (E-Mails, Briefe,..) und starten Sie anschließend mit den wirklich wichtigen Aufgaben in den Tag.
Siebter Tipp: Kalender retten so manchen Arbeitstag
Ein gut geführter Kalender ist Ihr bester Helfer. Machen Sie sich die Wochenplanung zur Gewohnheit und strukturieren Sie ihren Arbeitstag und die Arbeitswoche. Dabei ist es nicht von Bedeutung, ob Sie diesen im Internet oder schriftlich anlegen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über das, was auf die zukommt und organisieren Sie danach ihren Aufgaben. Stressfreier ist es in jeden Fall, da Sie so keine unerwarteten oder vergessenen Aufgaben mehr überfallen können.
Natürlich ist jeder Schreibtisch individuell und jeder muss die richtige Organisationsmethode für sich finden, aber um erfolgreich und konzentriert arbeiten zu können ist es wichtig eine gute Struktur und Organisation in den Arbeitsalltag zu integrieren.