Häufig führt die Unordnung jedoch vor allem dazu, dass durch das Suchen von wichtigen Dokumenten zwischen Abrechnungen, Urlaubsfotos, Essensresten und Getränken Arbeitszeit verloren geht. Ein aufgeräumter Schreibtisch macht deswegen vielleicht nicht ganz so kreativ, schafft dafür aber mehr Zeit.
1. Schreibtisch aussortieren
Natürlich dürfen Bilder oder Andenken den Schreibtisch schmücken und so für etwas Persönlichkeit am Arbeitsplatz sorgen. Wirkliches Chaos entsteht vor allem durch andere Dinge: Gegenstände, die Sie seit Ewigkeiten nicht mehr benutzt haben oder die gar nicht Ihnen gehören und irgendein Kollege auf Ihrem Schreibtisch entsorgt hat.
Effizient Aussortieren können Sie diese Objekte beispielsweise mit folgender Methode: Statten Sie alle Gegenstände auf Ihrem Schreibtisch mit einem roten Klebepunkt aus. Jedes Mal, wenn Sie einen Gegenstand nutzen, nehmen Sie den Punkt ab. Alle Gegenstände, die nach vier Wochen noch mit einem Punkt gekennzeichnet sind, können in der Schreibtischschublade verschwinden oder vollkommen aussortiert werden.
2. Papierchaos beheben
Internet- und Mailkommunikation machen es heute möglich papierlos zu kommunizieren. Trotzdem halten viele Arbeitnehmer noch immer gerne ein Stück Papier in der Hand oder machen handschriftliche Notizen. Das kann schnell im Chaos enden. Drucken Sie wirklich nur diejenigen Dokumente aus, die Sie in Papierform brauchen. Für alles andere sollten Sie sich ein Ablagesystem auf dem Computer anlegen, statt Papierchaos zu schaffen.
Die Dokumente, die Sie in ausgedruckter Form haben möchten sollten Sie dann entsprechend der Häufigkeit, in der Sie diese benötigen liegend (übereinandergestapelt, beispielsweise in dafür gemachten Behältern), hängend (an der Wand / Pinnwand, um die Dokumente ständig im Blick zu haben) oder stehend (im Regal in Ordnern für Dokumente, die Sie selten benötigen) ablegen.
3. Aufgabenordnung
Mit einem aufgeräumten Schreibtisch haben Sie die Grundlage für einen gut organisierten Arbeitsalltag geschaffen. Wichtig ist es jetzt noch, Ordnung in Ihre Aufgaben zu bringen. Das beste Mittel sind hierfür immer noch die altbekannten to-do-Listen, die Sie mittlerweile aber auch mit Hilfe von Apps oder Softwares mobil oder am Computer gestalten können. Bei der Erstellung der Liste sollten Sie darauf achten, sich nicht zu viel aufzulegen und Pausen einzuplanen um Verzögerungen abpuffern zu können.
Lassen Sie sich außerdem nicht von äußeren Einflüssen, wie tratschenden Kollegen ablenken und schalten Sie auch Ihr E-Mail-Programm aus, wenn eine Aufgabe volle Aufmerksamkeit fordert. Trotz der heutzutage herrschenden ständigen Erreichbarkeit erwartet niemand von Ihnen, dass Sie Mails innerhalb weniger Minuten beantworten. Bis zu 24 Stunden können Sie sich auf jeden Fall Zeit nehmen.
Wenn Sie es schaffen diese Punkte erfolgreich umzusetzen, werden Sie wichtige Arbeitszeit gewinnen und Ihr Alltag wird sich wesentlich entspannter gestalten.