Egal ob gerade der große Frühjahrsputz ansteht oder einem das Chaos am Arbeitsplatz einfach mal wieder über den Kopf wächst – es ist immer eine gute Idee, für Ordnung zu sorgen. Ein aufgeräumter und sauberer Schreibtisch wirkt nicht nur nach außen hin sehr viel professioneller als sein unordentliches Ambivalent, er hat auch maßgeblich Einfluss auf die eigene Arbeitsweise.
Denn wenn rund herum das Chaos verbannt wurde, kann auch im Kopf endlich wieder Ordnung einkehren. Doch wie gelingt die (langfristige) Ordnung auf dem Schreibtisch? Der nachfolgende Beitrag bringt Licht ins Dunkel.
Tipp Nr. 1: Alles auf Anfang
Es kann ein regelrechter Befreiungsschlag sein, den Schreibtisch zu Beginn der Aufräum-Aktion erst einmal vollständig leerzuräumen. Die freie Fläche kann dann nicht nur problemlos gereinigt (hierfür am besten einen feuchten Lappen und vielleicht auch etwas Möbelpolitur verwenden), sondern auch völlig neu bestückt und strukturiert werden.
Diese Vorgehensweise hat etwas von „Tabula rasa“: Der Schreibtisch gleicht einem unbeschriebenem Blatt, das einem grenzenlose Möglichkeiten bietet.
Tipp Nr. 2: Jeden Gegenstand hinterfragen
Geht es darum, den Schreibtisch wieder mit allerlei Arbeitsutensilien zu bestücken, sollte man sich bei jedem einzelnen Gegenstand fragen: Muss dieser wirklich hier liegen? Oder kann er vielleicht ins Schubfach oder den Rollcontainer verbannt werden?
Der häufigste Grund für Unordnung auf dem Schreibtisch sind Dinge, die hier überhaupt nichts zu suchen haben – angefangen von Unterlagen, die gerade nicht benötigt werden über USB-Sticks bis hin zur Packung Taschentücher, die noch an die zurückliegende Erkältungswelle erinnert.
Alles, was nichts mit der eigentlichen Arbeit zu tun hat, hat auch nichts auf dem Schreibtisch zu suchen. Wer diese Regel konsequent befolgt, sorgt langfristig für Ordnung und muss nicht befürchten, schon nach kurzer Zeit wieder im Chaos zu versinken.
Zusatz-Tipp: Einfach am Ende eines jeden Tages alles entfernen, was fehl am (Arbeits-)Platze ist und sich am nächsten Morgen auf einen aufgeräumten Schreibtisch freuen.
Tipp Nr. 3: Arbeitsutensilien sinnvoll anordnen
Dass der Computer oder Laptop in der Mitte des Schreibtischs steht und (zusammen mit Maus und Tastatur) dessen strukturelles Zentrum bildet, dürfte außer Frage stehen. Doch was ist mit all den anderen Sachen drum herum? Chaos am Arbeitsplatz entsteht häufig dann, wenn die verschiedenen Utensilien keinen festen Platz haben und immer wieder an anderer Position abgestellt werden. Diese „Strategie“ bringt gleich zwei erhebliche Nachteile mit sich:
- Man fördert die Unordnung auf dem Schreibtisch.
- Man verbringt unnötig viel Zeit damit, gewisse Gegenstände zu suchen.
Weitaus sinnvoller ist es, jedem Utensil einen festen Platz zuzuweisen – und zwar so, dass eine gewisse Logik erkennbar ist. Die meisten Menschen sind Rechtshänder. Demzufolge sollten häufig gebrauchte Gegenstände wie Locher, Tacker und Telefon stets rechts vom Computer zu finden sein. Weniger oft genutzte Dinge, zum Beispiel ein Notizblock, können im linken Bereich untergebracht werden. Bei Linkshändern verhält sich die Anordnung genau anders herum.
Tipp Nr. 4: Kleine Organisationshelfer nutzen
Büroklammern, Tackernadeln, Klebestreifen, Stempel – der durchschnittliche Büroschreibtisch ist ein Eldorado für kleine Dinge, die trotz ihrer überschaubaren Größe schnell für Unordnung sorgen können. Trotzdem werden sie häufig gebraucht – was also tun?
Die Antwort lautet: Organisationshelfer nutzen! Ob nun Unterteilungen im Schubfach, Aufbewahrungsmöglichkeiten auf dem Schreibtisch oder spezielle Halterungen – es gibt viele Möglichkeiten, die verschiedenen Büroutensilien im Zaum zu halten.
Tipp Nr. 5: Ablage regelmäßig sortieren
Ein Bereich auf dem Schreibtisch, in dem scheinbar chronische Unordnung herrscht, ist die Ablage. Hier türmen sich Notizen, ungeöffnete Briefe, alte Unterlagen und noch so einiges mehr. Auch wenn allein der Gedanken daran bei den meisten einen unangenehmen Schauer auslöst, hilft es nicht, die Ablage so lange zu ignorieren, bis sie regelrecht überquillt.
Auch hier lautet der Schlüssel zum Erfolg: Regelmäßig sortieren und ausmisten. Die Ablage sollte grundsätzlich in zwei Bereiche unterteilt werden:
- noch nicht bearbeitet
- bearbeitet und bereit zum Abheften
Es ist ein einfaches System, das dennoch eine erstaunlich große Wirkung besitzt. Denn anstatt noch einmal jedes einzelne Blatt Papier genau zu studieren, kann alles, was im zweiten Teil der Ablage liegt, ohne großes Nachdenken vom Schreibtisch entfernt und anderswo einsortiert werden.
Tipp Nr. 6: Nicht in Projekten versinken
Jeder Büroangestellte kennt dieses Problem: Jedes neue Projekt, das man annimmt (oder aufgebrummt bekommt) sorgt für mehr und mehr Zettel-Chaos auf dem Schreibtisch. Kein Wunder also, dass es so schwer ist, hier für langanhaltende Ordnung zu sorgen.
Um nicht buchstäblich in den Projekten zu versinken, hilft ein ganz einfacher Trick: Maximal zwei bis drei Sachen parallel auf dem Schreibtisch liegen haben und alles andere an einem anderen Ort ablegen.
Diese Maßnahme schafft nicht nur Ordnung, sondern auch jede Menge Platz für kreative Entfaltung. Denn wenn noch zig andere zu erledigende Sachen um einen herumliegen, fällt es oftmals ziemlich schwer, sich auf eine zu konzentrieren und fokussiert daran zu arbeiten.
Tipp Nr. 7: Die 2-Minuten-Regel anwenden
Die 2-Minuten-Regel ist eine Technik aus dem Zeitmanagement, die der Getting Things Done-Methode (GTD) zugeordnet werden kann. Sie besagt: Alles, was innerhalb von zwei Minuten erledigt werden kann, muss sofort in Angriff genommen werden. Ein solcher Kahlschlag hilft nicht nur dabei, die ewig lange to do-Liste ein bisschen zu verkürzen, er ist auch nützlich, wenn es darum geht, den Schreibtisch auf Vordermann zu bringen.
Schaut man sich hier einmal genauer um, finden sich überall Notizzettel (zum Beispiel „Kunde XY zurückrufen“), dreckiges Geschirr und andere Gegenstände, die hier einfach nichts zu suchen haben. Alles, was innerhalb von zwei Minuten erledigt oder beseitigt werden kann, sollte in regelmäßigen Abständen in Angriff genommen werden. Auf diese Weise gelingt es einem erstaunlich gut, auch längerfristig für Ordnung auf dem Schreibtisch zu sorgen.
Ordnung auf dem Schreibtisch ist definitiv kein Hexenwerk!
Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist keinesfalls ein Ding der Unmöglichkeit. Wichtig ist vor allen Dingen, dass man dem Chaos nach dem großen Reinemachen erst gar keine Chance gibt, sich wieder auszubreiten. Das gelingt am besten durch Konsequenz und Kontinuität. Wer in regelmäßigen Abständen ein bisschen für Ordnung sorgt, muss sich nicht so sehr überwinden wie jemand, der es immer erst bis zum Äußersten kommen lässt.
Diejenigen, denen es immer an Motivation fehlt, den Arbeitsplatz in Ordnung zu halten, sollten unbedingt einmal das Experiment wagen und die Arbeitsatmosphäre an einem chaotischen Schreibtisch mit der an einem ordentlichen vergleichen. Es ist wirklich erstaunlich, welchen Einfluss ein aufgeräumter Arbeitsplatz auf den allgemeinen Workflow haben kann.
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