Die sinnvolle und vor allem produktive Einteilung der eigenen Zeit (gerne auch Zeitmanagement genannt), ist ein Thema, mit dem sich jeder Erwerbstätige – egal ob Vorstandsmitglied oder Werkstudent, Freelancer oder Auszubildender – auseinandersetzen muss. Glücklicherweise gibt es eine ganze Reihe von Methoden, die dabei behilflich sind, den Arbeitstag so zu gestalten, dass die Zeit, die einem zur Verfügung steht, möglichst effektiv genutzt wird. Fünf davon sollen in diesem Beitrag genauer vorgestellt werden.
Die Pomodoro-Technik
Pomodoro ist Italienisch und bedeutet „Tomate“. Was die roten Früchte mit Zeitmanagement zu tun haben? Nun, wenn es nach Francesco Cirillo, dem Erfinder der Pomodoro-Technik, geht: Eine ganze Menge.
Wer seinen Tag mit dieser Methode effektiver gestalten möchte, der muss folgendermaßen vorgehen:
- Schritt 1: Aufgabe/Ziel definieren und aufschreiben
- Schritt 2: ersten „pomodori“ – einen 25-minütigen Arbeitsabschnitt – beginnen
- Schritt 3: 5-minütige Pause einlegen
- Schritt 4: erneut 25 Minuten arbeiten
(je vier pomodori mit anschließender 5-minütiger Pause absolvieren)
- Schritt 5: nach dem vierten pomodori eine längere Pause (15 bis 20 Minuten) einlegen
- Schritt 6: Technik von vorn beginnen
Um die einzelnen Abschnitte zu „timen“, hat Francesco Cirillo eine einfache Küchenuhr in der Gestalt einer Tomate (das dürfte nun endlich auch den eigentümlichen Namen der Technik erklären) verwendet. Auch wenn es mittlerweile unzählige Apps und andere Software-Anwendungen gibt, mit denen die Pomodoro-Technik umgesetzt werden kann, raten Zeitmanangement-Experten noch immer zur Küchenuhr. Hierfür gibt es zwei entscheidende Gründe:
- der Verzicht auf (unnötigen) technischen Schnickschnack, der ablenken kann
- das Ticken der Küchenuhr und das anschließende eindringliche Läuten, das das Verstreichen der Zeit und das Ende einer Etappe im wahrsten Sinne des Wortes hörbar macht
Die Not-to-do-Liste
Wer gerade erst anfängt, sich mit Zeitmanagement auseinanderzusetzen und plant, seinen Arbeitstag effektiver und produktiver zu gestalten, der verfasst oftmals als erstes eine to do-Liste. Grundsätzlich keine schlechte Idee, doch kann auch gesagt werden, dass diese nicht nur Vorteile mit sich bringen.
Zu den Nachteilen der to do-Liste gehören zum Beispiel diese Aspekte:
- fehlende Priorisierung
- Fokussierung auf kleine/unwichtige Aufgaben
- „Mitschleppen“ alter Aufgaben (→ Die to do-Liste wird immer länger)
- fehlendes übergeordnetes Ziel, auf das man hinarbeitet
Bedeutet das nun, dass die guten alten to do-Listen vollständig abgeschafft werden sollten? Mitnichten. Wer sich am Morgen einen Zettel nimmt und alle wichtigen Aufgaben des Tages notiert, macht garantiert nichts falsch.
Doch anstatt eine überdimensionale to do-Liste mit sich zu schleppen, die immer länger wird und dadurch für reichlich Demotivation sorgt, sollte man lieber mal der Not-to-do-Liste eine Chance geben.
Das Prinzip hinter dieser Zeitmanagement-Methode ist einfach erklärt:
Man nehme einen Zettel und einen Stift und notiere darauf all die Dinge, die man während der Arbeit eben nicht machen sollte – sprich: alle unnötigen Zeitfresser, die einen nur aufhalten und dafür sorgen, dass der Tag letztendlich doch nicht so produktiv war, wie man ihn sich vorgestellt hat.
Tipp: Am besten entfaltet die Not-to-do-Liste ihre Wirkung, wenn sie irgendwo gut sichtbar am Arbeitsplatz aufgehängt wird.
Die Vorteile der Not-to-do-Liste im Überbick
- Zeitfresser werden identifiziert und eliminiert
- Aufgaben- und Zuständigkeitsbereiche werden klarer voneinander abgegrenzt
- der Fokus wird auf die wesentlichen Dinge gelenkt
- Wichtiges und Unwichtiges werden unterschieden
Die 2-Minuten-Regel
Diese Zeitmanagement-Methode ist eigentlich Teil der Technik Getting Things done, kann aber auch losgelöst von dieser angewendet werden.
Die 2-Minuten-Regel ist ebenso einfach wie genial. Sie besagt: Alle Aufgaben (beispielsweise auf der to do-Liste), die innerhalb von zwei Minuten erledigt werden können, werden sofort in Angriff genommen.
Egal ob eine kurze Nachfrage in der Buchhaltung, die Antwort auf eine E-Mail oder das Ausleeren des Mülleimers unter dem Schreibtisch – es sind diese kleinen Aufgaben, die eine to do-Liste meist unnötig aufblähen und somit für unproduktive Lähmung sorgen.
Wer täglich ein- bis zweimal die 2-Minuten-Regel anwendet, wird schon bald merken, wie seine Produktivität merklich steigt.
Die ALPEN-Methode
Nein, diese Zeitmanagement-Methode sieht es leider nicht vor, die Arbeit einfach liegen zu lassen und sich stattdessen eine Auszeit in den Alpen zu gönnen. Die Technik gliedert sich in fünf Schritte auf, die wie folgt beschrieben werden können:
- Aufgaben und Termine notieren: Alles, was ansteht und erledigt werden muss, wird notiert – entweder auf ein Blatt Papier oder in ein digitales Tool.
- Länge der Aufgaben und Termine bestimmen: Es ist wichtig, alle Punkte untereinander zu notieren. Denn in der Spalte rechts daneben muss im nächsten Schritt festgehalten werden, wie viel Zeit die einzelnen Punkte jeweils (geschätzt) in Anspruch nehmen werden.
- Pufferzeiten einplanen: Es gibt immer wieder unvorhersehbare Ereignisse, die einen Zeitplan ins Wanken bringen. Ziel der ALPEN-Methode ist es, diese von Anfang an einzukalkulieren.
- Entscheidungen treffen: Welche Aufgaben sind besonders wichtig? Und welche haben eine Deadline und müssen deswegen schnellstmöglich getroffen werden. Um Fragen wie diese zu beantworten, kann beispielsweise die Eisenhower-Prinzip oder die ABC-Methode angewendet werden.
- Nachkontrolle: Am Ende eines Tages wird kontrolliert, welche Aufgaben erledigt wurden und wie realistisch der Zeitplan insgesamt war. Auf diese Weise können beim nächsten Mal Optimierungen vorgenommen und die Zeit noch effektiver genutzt werden.
Das Parkinson‘sche Gesetz
Das Parkinson‘sche Gesetz ist streng genommen keine Zeitmanagement-Methode, aber dennoch ein wichtiger Ansatz für alle, die gern effektiver und produktiver arbeiten wollen. Das Gesetz besagt folgendes:
Eine Aufgabe dehnt sich immer auf den zeitlichen Raum aus, den wir ihr zur Verfügung stellen.
Für diejenigen, denen das zu abstrakt klingt, folgt nun ein konkretes Beispiel:
Angestellter A und Angestellter B erhalten die exakt gleiche Aufgabe: Sie sollen eine Präsentation zum aktuellen Stand von Projekt XY vorbereiten. Während Angestellter A hierfür eine ganze Woche Zeit erhält, muss Angestellter B seine Ergebnisse schon nach einem Tag vorstellen.
Laut dem Parkinson‘schen Gesetz haben beide Personen die gleichen Voraussetzungen dafür, ihre Arbeit gut zu machen. Und mehr noch: Da Angestellter B unter Hochdruck arbeitet, die Aufgabe also möglichst effizient lösen muss, ist es sogar wahrscheinlicher, dass er am Ende (in Relation zur Zeit, die zur Verfügung stand) das qualitativ bessere Ergebnis abliefert.
Wer das Parkinson‘sche Gesetz als Zeitmanagement-Methode einsetzen will, der muss sich einfach nur straffe Deadlines setzen (beziehungsweise bestehende Deadlines vorverlegen). Das Prinzip funktioniert übrigens nicht nur mit Aufgaben, sondern beispielsweise auch in Meetings, bei Geschäftsessen und in vielen Bereichen des Privatlebens.
Zeitmanagement-Methoden: Mehr Organisation, Struktur und Produktivität im Arbeitsalltag
Seine Zeit optimal einteilen und nutzen – ein Ziel, das viele Erwerbstätige verfolgen. Natürlich gibt es die Möglichkeit, einfach stur eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten, doch bedeutet das meist schon nach kurzer Zeit, dass die Luft raus ist und man wieder in alte Verhaltensmuster verfällt.
Weitaus effektiver und ergebnisorientierter ist es, das Thema Zeitmanagement aus dem methodischen Blickwinkel anzugehen. Verschiedene Techniken wie die fünf, die in diesem Beitrag vorgestellt wurden, sind – einmal verinnerlicht – wahre Helfer im Arbeitsalltag, die für mehr Organisation, Struktur und Produktivität sorgen.
5 weitere Tipps, um Ihre Produktivität im Job zu steigern
1. Terminkalender sind passé
Heute sind Sie dank PC, Laptop, Smartphone oder Tablet bestens ausgerüstet. Auch wenn Sie Anfangs mit neuartiger Technik nur schwerfällig vorankommen, wird die Handhabung bei näherem Kennenlernen umso einfacher und bequemer. Mit einem Klick sind Sie über bevorstehende Termine bestens informiert.
2. Die stille Stunde
In der stillen Stunde gehen Sie nicht ans Telefon und checken keine E-Mails. Dadurch können Sie störungsfrei und effizient arbeiten. Die stille Stunde eignet sich z.B. vor dem offiziellen Arbeitsbeginn oder nach dem offiziellen Feierabend.
3. Planung ist das A und O
Ein reibungsloser Tagesablauf bedarf einer sorgfältigen und realistischen Planung. Bei bevorstehenden Meetings, sollten Sie beispielsweise einkalkulieren wie viel Zeit ein Geschäftsgespräch in Anspruch nimmt. Erkundigen Sie sich auch vorab über den Gesprächsort, damit sie pünktlich erscheinen.
4. Pufferzeit berechnen
Selbst bei einer guten Organisation, kann einiges schief gehen. Deshalb sollten Sie vor allem bei der Terminplanung von Projekten genug Pufferzeit einplanen, damit Sie im Endeffekt nicht in Zeitdruck geraten.
5. Nehmen Sie sich spontan frei
Nach erfolgreichem Projektabschluss, haben Sie sich ein bisschen Freizeit verdient. Belohnen Sie sich selbst, indem Sie sich einen halben Tag frei nehmen und etwas mit Ihren Liebsten unternehmen oder einfach entspannen.