Wenn die to do-Liste mal wieder überquillt und man gar nicht weiß, mit welcher Aufgabe man anfangen soll, gilt es, Ruhe zu bewahren und Struktur ins Chaos zu bringen.
Jeder Berufstätige kennt diese besonders stressigen Tage, die scheinbar kein Ende nehmen wollen – und sollte genau darum wissen, wie man am besten mit ihnen umgeht.
Im nachfolgenden Beitrag werden drei Methoden vorgestellt, die dabei helfen, (noch) effizienter zu arbeiten und die eigene Produktivität zu steigern.
Mit der Eisenhower-Matrix sekundenschnell priorisieren
Gerade dann, wenn ein scheinbar riesiger Berg an Aufgaben bezwungen werden muss, ist es überaus hilfreich und auch sinnvoll, die einzelnen Punkte der to do-Liste zu priorisieren. Das, was besonders wichtig und auch dringend ist, wird sofort erledigt, alles andere reiht sich dahinter ein. Doch wie wird bestimmt, welche Aufgabe wichtiger und dringender als die anderen ist? Und wie behält man dabei den Überblick?
Eine Methode, die für diese Problematik wie geschaffen ist, nennt sich Eisenhower-Prinzip (oder auch Eisenhower-Matrix). Mit ihrer Hilfe können Aufgaben oftmals in Sekundenschnelle in Kategorien eingeteilt und somit priorisiert werden. Das Prinzip funktioniert folgendermaßen:
Jede Aufgabe, die erledigt werde muss, wird im Hinblick auf zwei verschiedene Aspekte eingestuft, nämlich:
- Wichtigkeit und
- Dringlichkeit
Um die Kategorisierung bestmöglich zu visualisieren, verwendet man die Eisenhower-Matrix. Diese kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:
Durch die Einordnung der Aufgaben in die jeweiligen Kategorien weiß der Anwender der Eisenhower-Methode immer sofort, welche Punkte als erstes erledigt werden müssen (nämlich die aus Kategorie A) und welche zu einem späteren Zeitpunkt Beachtung finden dürfen (der Reihe nach B, C und D).
Einmal verinnerlicht und konsequent durchgeführt, trägt diese Form des Zeit- beziehungsweise Selbstmanagements maßgeblich zu einer effizienteren Arbeitsweise bei.
Übrigens: Der Namensgeber dieser Methode ist der frühere US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Er soll die Matrix selbst eingesetzt haben, um seine (mit Sicherheit vielfältigen) Aufgaben zu kategorisieren und priorisieren.
Mit „Getting things done“ Ordnung auf der to do Liste schaffen
Je mehr Aufgaben zu erledigen sind, desto schneller verwehrt das Gehirn aufgrund von Überforderung seinen Dienst. Wer das Gefühl hat, dass im Kopf akutes Chaos herrscht, der sollte unbedingt einmal die Methode Getting things done (oder kurz: GTD) von David Allen ausprobieren. Diese Form des Selbstmanagements funktioniert so:
Schritt 1: Alles erfassen
Alle Aufgaben, Impulse und „losen Enden“, die einem durch den Kopf „schwirren“, werden festgehalten – beispielsweise in einem Notizbuch oder in einem digitalen Dokument. Hierbei wird nicht zwischen Berufs- und Privatleben unterschieden. Der „Eingang“ – wie die Aufgabensammlung im Zusammenhang mit GTD genannt wird – erfasst alles, was einen gerade beschäftigt und belastet. Neben der fehlenden thematischen Trennung gibt es auch keine Priorisierung der Aufgaben.
Schritt 2: Kategorisieren
Nun gilt es, sich durch die Masse an Aufgaben und Gedanken zu arbeiten und diese in ein übersichtliches und logisches System zu bringen. Hierbei ist wichtig, dass man jeden Stichpunkt einzeln betrachtet und sich beispielsweise fragt: Kann ich diese Aufgabe selbst erledigen oder brauche ich Hilfe? Wie lang dauert das Erledigen der Aufgabe? Was ist das konkrete Ziel?
Schritt 3: Einteilung in Kontextlisten
Um noch mehr Ordnung in das Gedanken-Chaos zu bringen, werde die konkreten Aufgaben anschließend in sogenannte Kontextlisten eingeordnet – beispielsweise: Auto, Anrufe, Einkauf und Projekt XY. Aufgaben können entweder für sich stehen (beispielsweise: „Altpapier wegbringen“ auf Kontextliste „Haushalt“) oder in Projekten gebündelt werden (beispielsweise: „Abendessen mit Freunden“ > Termin vereinbaren, Freunde einladen, Rezept heraussuchen, Lebensmittel einkaufen, etc. auf Kontextliste „Freunde und Familie“).
Wichtig: Um ein Projekt möglichst schnell abzuschließen, sieht die Methode Getting things done vor, immer den nächsten logischen Schritt zu planen und ebenfalls im System beziehungsweise auf der Kontextliste zu erfassen.
Schritt 4: Anlegen eines Kalenders
Alle Termine und Aufgaben mit einer festen Deadline erscheinen im Kalender. Dieser ist neben dem Eingang und den Kontext-Listen ein dritter wesentlicher Bestandteil der Getting things done-Methode.
Schritt 5: Die 2-Minuten-Regel
Ein wichtiger Erfolgsfaktor von Getting Things done ist die 2-Minuten-Regel. Diese besagt, dass alle Aufgaben, die weniger als zwei Minuten Zeit in Anspruch nehmen, sofort erledigt werden müssen. Vor allem GTD-Neulinge sind oftmals überrascht, auf wie viele Aufgaben das zutrifft und wie viele Punkte man in kurzer Zeit abarbeiten kann.
Schritt 6: Aufgaben delegieren
Nicht jede Angelegenheit kann man selbst erledigen. Immer dann, wenn die Grenzen des eigenen Zuständigkeitsbereichs erreicht werden, gilt es, die Aufgabe an eine andere Person zu delegieren. Damit sie trotzdem nicht aus den Augen verloren wird, empfiehlt sich eine „Warten auf“-Notiz im Kalender.
Schritt 7: wöchentliche Durchsicht
Damit Getting things done tatsächlich funktioniert und eine Optimierung des Selbstmanagements stattfindet, muss das System wöchentlich überprüft werden. Das bedeutet unter anderem:
- neue Aufgaben und „lose Enden“ im Eingang notieren und auf den Kontextlisten verteilen
- erledigte Aufgaben und Projekte entfernen
- den Fortschritt laufender Projekte begutachten
- anstehende Termine ins Gedächtnis rufen
- Erinnerungen im Kalender vermerken
Das Ziel dieser sich immer wiederholenden Prozedur? Getting things done, also: Aufgaben nicht nur schriftlich festhalten, sondern auch tatsächlich erledigen.
Weniger Perfektionismus mit dem Pareto-Prinzip
Eine letzte Methode für effektiveres Arbeiten, die in diesem Beitrag etwas genauer vorgestellt werden soll, ist das Pareto-Prinzip; auch bekannt unter dem Namen 80/20-Regel. Die Kernaussage: In den meisten Fällen reichen schon 20 Prozent Arbeitseinsatz aus, um 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses zu erreichen.
Oder mit anderen Worten: Nur in den seltensten Fällen bedeutet 100 Prozent Einsatz auch 100 Prozent Ergebnis. Wer es schafft, dem Perfektionismus zu entsagen und sich stattdessen auf die effizienten 20 Prozent Einsatz fokussiert, kann innerhalb kurzer Zeit vorzeigbare Resultate liefern.
Wichtig: Einsatz und Ergebnis sind nicht das gleiche. Wer also 20 Prozent Einsatz und 80 Prozent Ergebnis zu 100 Prozent Leistung addiert und glaubt, alles gegeben zu haben, hat das Pareto-Prinzip nicht richtig verstanden.
Es gibt neben den drei hier vorgestellten Methoden noch viele weitere Ansätze, die dabei helfen sollen, noch effektiver zu arbeiten und die Produktivität zu steigern. Exemplarisch seien die SMART-, die ALPEN- und die ABC-Methode genannt. Jeder Ansatz hat seine Vor- und auch Nachteile. Die „eine richtige“ Methode für mehr Effektivität gibt es dementsprechend nicht. Es ist sinnvoll, jeder eine Chance zu geben und im individuellen Test herauszufinden, welche Methode die eigene Arbeitsweise am besten unterstützt und optimiert.
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