*** Was alles während eines Arbeitsverhältnisses wichtig ist…
Das gute Klima im Büro
Um erfolgreich, effizient und motiviert arbeiten zu können, muss nicht nur der Spaß an der Arbeit selber oder ein gute Atmosphäre unter den Kollegen gegeben sein, sondern auch die äußerlichen Gegebenheiten müssen stimmen, wie beispielsweise das Klima. Oft vernachlässigt und unterschätzt und dennoch enorm wichtig. Ein angenehmes Raumklima schafft eine wesentliche Voraussetzung für das eigene Wohlbefinden am Arbeitsplatz und ist maßgeblich entscheidend für die guten Leistungen der Mitarbeiter. Doch auch dabei gibt es einiges, das beachtet werden muss.
Damit sich die Beschäftigen in den Arbeitsräumen wohlfühlen, sollte ein Mindestmaß an Behaglichkeit gegeben sein. Meistens fühlen wir Menschen uns am behaglichsten, wenn die Lufttemperatur, die Luftfeuchtigkeit, die Luftbewegung und die Wärme im Raum im Einklang sind, also wenn die Anteile jeder Begebenheit gleichwertig sind. Wenn uns zu kalt oder zu warm ist und große Temperaturunterschiede im Büro herrschen, beeinflusst dies (wenn teilweise auch unbewusst) unsere Leistungsfähigkeit. Ein zu gleichförmiges (warmes) Klima macht uns müde und ein zu kaltes Klima lässt uns bibbern. Die Mitarbeiter sollten außerdem selber entscheiden können, welches Klima für sie im Moment am angenehmsten ist.
Vorsicht – Krankheiten!
Erstaunlich, aber wahr. Ein schlechtes Raumklima belastet unsere Gesundheit. Wenn das Klima unausgeglichen ist, können sich beispielsweise Erkältungskrankheiten ungehindert in uns ausbreiten und bekommen täglich neuen Nährwert. Auch Kopfschmerzen, Konzentrationsstörungen und Ermüdungserscheinungen sind Folge eines schlechten Büroklimas. Sollten Sie häufig Zugluft oder kalte Luftströmungen abbekommen, können auch Nacken- und Rückenschmerzen eine schmerzhafte Erfahrung sein.
Sollte das Klima in Ihrem Büro dauerhaft zu kalt sein, können Wärmesysteme eine hilfreiche Alternative sein. Beispielhaft dafür stehen hier die GS Wärmesysteme.
Wärmende Geräte
Auch die am Arbeitsplatz vorhanden Geräte beeinflussen das Klima. Bildschirme, Rechner oder Laptops sondern Wärme ab und können dadurch für eine erhöhte Raumtemperatur verantwortlich sein oder auch die Luftfeuchtigkeit im Raum vermindern. Hierin kann auch der Grund für zu „stickige“ und „stehende“ Luft liegen.
Das Gegenteil dazu bildet die Zugluft, die, je nach Stärke, sogar gefährlich werden kann. Wenn die Klimaanlage falsch eingestellt ist, die Fenster nicht dicht sind oder andere Belüftungsanlagen nicht korrekt ausgerichtet sind, entsteht Zugluft, wie als unangenehm empfinden. Auch Durchzug, durch offene Türen und Fenster, ist keine gute Variante. Stoßlüften wird hingegen empfohlen, um den Kopf wieder frei zu kriegen.
Das perfekte Raumklima auf einen Blick:
- Die angenehmste Raumtemperatur liegt bei 21°/22°
- Im Sommer sollten nicht mehr als 26° herrschen
- Die Luftfeuchtigkeit sollte die 60% nicht überschreiten
- Manchmal ist der Einbau von Luftbefeuchtungssystemen sinnvoll
- Große Fenster zum Lüften und zum regelmäßigen Stoßlüften sind ideal
- Sonnenschutzvorrichtungen sind zum Schutz vor Sommerhitze nötig
- Klimaanlagen sollten individuell einstellbar am jeweiligen Arbeitsplatz sein
BPM-Software für einfaches Prozessmanagement und Prozessmodellierung
„In einer einheitlichen Umgebung Arbeit definieren, ausführen und optimieren“ – Dies fasst ein wenigen Worten die Vorzüge des Software-Unternehmens „Comindware“ zusammen. Dieses hat sich darauf spezialisiert, innovative Work Management-Lösungen für die effiziente und leistungsorientierte Verwaltung von Geschäftsprozessen zu entwickeln. In Detail bedeutet das, dass die voneinander abhängigen Bestandteile, wie beispielsweise Projekte, Prozesse und Aufgaben, zusammen geführt werden und anschließend die Teamkommunikation im Arbeitskontext durch eine einheitliche, vorintegrierte Kollaborationsumgebung optimiert wird.
BPM Software im Detail
Die von Comindware angebotene BPM Software ist eine maßgeschneiderte Business Process Management Software, die darauf ausgelegt ist die Performance zu steigern und ein wenig mehr Transparenz in Ihre Betriebsabläufe zu bringen. Die Methodik des Geschäftsprozessmanagements bezieht sich dabei vor allem auf Kundenaufträge, Verträge, Rechnungslegungen und Änderungsanforderungen.
Die Workflow Engine
Im Workflow Management System Comindware Tracker werden Daten, Dokumente Personen und Aufgaben in einem nahtlosen Übergang und in einer kollaborativen Arbeitsumgebung verbunden und stellt dadurch eine Workflow Engine bereit, die leicht zu konfigurieren ist. Dabei wurde besonders Wert darauf gelegt, dass die intuitive grafische Oberfläche durch Einfachheit (Drag&Drop) besticht und schnell und einfach zu modifizieren ist.
Weiterhin ist dieses Workflow Management System mit einer Benutzeroberfläche ausgestattet, die dem MS-Outlook ähnelt und es besteht die Möglichkeit, die Workflow-Prozesse direkt in MS Outlook zu bearbeiten.
Qualitätsmanagement: Mit eindeutigen Regeln zu exzellentem Service
Was ist eigentlich herausragende Qualität? Schon Zuhause gehen die Meinungen mitunter weit auseinander, wenn es darum geht, ob der Tisch „schön“ gedeckt oder das Zimmer „ordentlich aufgeräumt“ ist. Warum sollte das in Unternehmen anders sein? Wer den Service in seiner Firma vom Zufall befreien möchte, von der Tagesform und von individuellen Auslegungen einzelner Mitarbeiter, der braucht Regeln, die für Transparenz, Klarheit und Verbindlichkeit sorgen. Genau hier kommt Qualitätsmanagement ins Spiel: Wenn jeder Mitarbeiter weiß, was auf welche Weise zu tun ist, kann exzellenter Service entstehen.
„Made in Germany“ – diese Bezeichnung wurde Ende des 19. Jahrhunderts von den Briten eingeführt. Ursprünglich als Abschreckung gedacht, um die heimische Produktion vor den deutschen Importwaren zu schützen, wurde die Kennzeichnung schnell zu einem Gütesiegel, die dem Produkt besondere Qualität attestierte. „Qualität“ wird bis heute meistens produktbezogen verstanden. Wir sprechen von „Qualitätsprodukten“ und schreiben ihnen eine „hohe Qualität“ zu.
Von „Qualitätsdienstleistung“ ist hingegen nur selten die Rede. Warum eigentlich? Dem statistischen Bundesamt nach arbeiten drei Viertel aller Erwerbstätigen im Dienstleistungsbereich. Wie wichtig guter Service in diesem Bereich ist, wird schnell deutlich, wenn Sie einmal schauen, wodurch sich z.B. Ihr Lieblingsrestaurant auszeichnet. Wahrscheinlich wird das Essen dort sehr gut sein. Nur wäre es auch Ihr bevorzugtes Lokal, wenn die Servicemitarbeiter unaufmerksam wären, Sie lange auf Ihr Essen warten und Sie unpersönlich „abserviert“ würden?
Neben guter Produktqualität ist es vor allem ein guter Service, der den entscheidenden Unterschied macht. Produkte oder Angebote können noch so gut sein – wenn die Mitarbeiter dem Qualitätsversprechen ihres Unternehmens gegenüber dem Kunden nicht gerecht werden, wird es nichts mit dem Verkauf oder einer langfristigen Kundenbindung. Doch Arbeitsverdichtung, Informationsflut und Komplexität prägen heute den Arbeitsalltag in vielen Unternehmen. Das führt häufig dazu, dass Mitarbeiter schon mit Standardaufgaben ausgelastet sind und zu wenig Raum für den eigentlichen Service beim Kunden bleibt.
Qualitätsmanagement ist was für Erbsenzähler? Vorteile und Vorurteile
Während niemand etwas gegen gute Qualität hat, sieht das beim Qualitätsmanagement schon anders aus. Qualitätsmanagement steht im Ruf, Unternehmen durch Dokumentationswahn und bürokratische Datensammelei zu lähmen, Datengräber zu erzeugen, die im Alltag wenig nützen und das Unternehmen nur Zeit und Geld kosten. Und wenn ein Wort auch schon mit „Qual…“ beginnt…! Natürlich gibt es Negativbeispiele – doch deshalb Qualitätsmanagement an sich verteufeln? Sie machen ja auch nicht das Textverarbeitungsprogramm WORD für einen schlechten Text verantwortlich, oder?
Zugegeben, Qualitätsmanagement klingt nicht besonders sexy, ist jedoch – richtig angewendet – hoch effizient. Im Kern geht es beim Qualitätsmanagement zunächst um eines: Schreibe auf, was du tust, und halte dich an das, was du aufgeschrieben hast. Richtig verstanden, führt es dazu, dass Unternehmen Anforderungen, Prozesse und Anweisungen auf den Prüfstand stellen, sie übersichtlich dokumentieren und damit für jeden zugänglich und leicht nachvollziehbar machen. Ständiges Nachfragen à la „Wie geht das nochmal? Wo finde ich das passende Dokument? Was soll ich dem Kunden darauf antworten?“ gehört dann der Vergangenheit an.
Ein Qualitätsmanagement…
- sorgt für einheitliche Arbeitsabläufe – für alle wird nachvollziehbar, was wie geschehen soll
- schreibt verbindliche Qualitätsstandards fest
- spürt Schwachstellen auf (fehlende Standards, Schnittstellenprobleme, ungeregelte Prozesse mit „Zufallserfolg“, die mal klappen und mal nicht)
- erleichtert das Auffinden von Arbeitsanweisungen, Dokumenten, Formularen und Prozessbeschreibungen durch eine strukturierte Dokumentation
- sorgt für eine reibungslose Abstimmung von Aufgaben und Zusammenarbeit zwischen Bereichen, Abteilungen und Mitarbeitern
- senkt die Fehlerquote und Kosten (z.B. durch Vermeidung von Doppelarbeit, Ausschuss oder Reklamationen)
- hilft bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- verhindert, dass Wissen verloren geht (etwa durch Kündigung eines erfahrenen Mitarbeiters)
- stößt einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess an
Mit Qualitätsmanagement Raum für Innovationen schaffen
Der Regelkreis des Qualitätsmanagements, „plan – do – check – act“, sorgt dafür, dass die Unternehmensprozesse regelmäßig auf den Prüfstand gestellt werden. Damit eröffnet sich ein wichtiges Optimierungspotenzial im Unternehmen. Denn nur, was man klar vor Augen hat, kann man auch verbessern. Innovationen und Qualitätsmanagement – wie passt das zusammen? Auf den ersten Blick wirkt es eher so, als würden klar definierte Standards und die Einhaltung von geregelten und dokumentierten Prozessen keinen Platz für neue Ideen und schon gar keinen Raum für Kreativität lassen. Weit gefehlt! Kreativität braucht klare Strukturen, um nicht ungenutzt ins Leere zu laufen. So können Sie mit ausgewählten Kreativitätstechniken (also Prozessen) die oft eher zufällig betriebene Suche nach Ideen systematisieren und neue Entwicklungen fördern.
Auch in anderer Hinsicht greifen Qualitätsmanagement und Innovationen perfekt ineinander: Wer seine Standardprozesse im Griff hat und sich nicht schon in der Bewältigung des Tagesgeschäftes erschöpft, gewinnt Freiraum für neue Ideen.
Doch auch das beste Qualitätsmanagement-System wird erst durch und mit den Menschen im Unternehmen wirksam. Hier braucht es die Unternehmensführung, die den Rahmen der Standards setzt und Service-Qualität – auch im täglichen Führungsverhalten – konsequent vorlebt. Und es braucht Mitarbeiter, die eine natürliche Freude am Umgang mit Menschen haben und dienstleistungsbereit sind. Ein Qualitätsmanagement-System kann nicht verhindern, dass ein Mitarbeiter mal einen schlechten Tag hat oder gar ausfällt. Klar definierte Prozessabläufe sorgen jedoch dafür, dass der Service in einer solchen Situation keinen Totalausfall erleidet.
Wenn alle Mitarbeiter wissen, was wie zu tun ist und welche Freiräume sie haben, entstehen Souveränität und überzeugendes Handeln. Darüber hinaus gewinnen sie trotz steigender Komplexität wertvolle Freiräume, in denen Platz für persönlichen Service und umfassende Beratung der Kunden bleibt. So macht Qualitätsmanagement Freude – durch Erfolgserlebnisse und positive Rückmeldungen.