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Effizienter Arbeiten: Diese 7 Tipps helfen

Acht Stunden Arbeit und trotzdem nichts geschafft? Häufig hat man selbst nach einem Arbeitstag mit Überstunden das Gefühl, nicht wirklich vom Fleck gekommen zu sein.

Um dies zu vermeiden, können Sie diese Tipps für mehr Effizienz im Job anwenden.

1. Schaffen Sie Ordnung

Ein ordentlicher Schreibtisch spart die Zeit unnötiger Suchaktionen und vermeidet kleine Arbeitsunfälle, wie beispielsweise das Verschütten von Kaffee über wichtige Unterlagen oder die Tastatur. Räumen Sie deswegen mindestens einmal in der Woche Ihren Schreibtisch auf und sortieren Sie dabei alle Unterlagen aus, die Sie nicht mehr brauchen oder heften Sie diese in den dafür vorgesehenen Ordnern ab. Sorgen Sie auch auf Ihrem Computer für Ordnung, in dem Sie Dateien übersichtlich ablegen und so benennen, dass auf den ersten Blick deutlich wird, zu welchem Projekt sie gehören.

2. Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben

To-do-Listen helfen, den Arbeitstag effizient zu strukturieren und sich selber vor Augen zu führen, welche Aufgaben es zu erledigen gilt. Damit diese Listen nicht demotivieren, ist es wichtig, dass Sie es tatsächlich schaffen, sie abzuarbeiten. Sortieren Sie deswegen Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und nehmen Sie tatsächlich nur die Aufgaben auf Ihre To-do-Liste auf, die am entsprechenden Tag erledigt werden müssen. Für langfristig anstehende Aufgaben sollten Sie hingegen eine gesonderte Liste erstellen. Auch hier können Sie die Aufgaben nach Wichtig- und Dringlichkeit anordnen und sich die entsprechenden Deadlines hinter der jeweiligen Aufgabe notieren.

3. Sortieren Sie aus

Wenn Sie diese Sortierung vornehmen, werden Ihnen unter Umständen Aufgaben auffallen, die eigentlich nicht in Ihren Arbeitsbereich fallen. Zögern Sie nicht, diese abzugeben. Vermeiden Sie es in Stresssituationen auch Zusatzaufgaben wie beispielsweise das Organisieren von Firmenausflügen oder der Weihnachtsfeier zu übernehmen. Nur weil Sie diese Aufgabe im letzten Jahr übernommen haben, heißt das nicht, dass Sie nun immer dafür zuständig sind.

4. Sprechen Sie mit Kollegen

Damit dieses Aussortieren nicht nach hinten losgeht, sollten Sie direkt und offen mit Ihren Kollegen über das Thema sprechen. Gehen Sie zum eigentlich Verantwortlichen der Aufgaben, die Sie aussortieren möchten und sprechen Sie den Kollegen darauf an. Auch die Problematik von Zusatzbelastungen sollten Sie mit Ihren Kollegen besprechen und direkt nachfragen, wer im Moment weniger Stress hat und Ihnen eventuell Aufgaben abnehmen kann.

5. Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe

Die zunehmende Digitalisierung hat dazu geführt, dass wir immer leichter von unseren eigentlichen Aufgaben abgelenkt werden. Eingehende Mails, das Handy neben dem PC und Anrufe von Kunden und Kollegen sorgen dafür, dass wir ständig aus dem Arbeitsrhythmus gebracht werden. Versuchen Sie diese Störungen weitgehend zu Umgehen, in dem Sie Ihr Handy beispielsweise in Ihrer Hand- oder Hosentasche verstauen und ihr Mailprogramm ausschalten, während Sie sich einem wichtigen Projekt widmen. Auch eine geschlossene Bürotür sorgt dafür, dass Kollegen zwei Mal überlegen werden, ob sie Sie bei der Arbeit unterbrechen oder nicht.

6. Machen Sie Pausen

Pausen klauen keine Zeit, sondern steigern Ihre Arbeitseffizienz. Unsere Leistungsfähigkeit lässt nach einigen Stunden nach. Versuchen Sie dann nicht sich zu zwingen immer und immer weiter zu arbeiten, sondern hören Sie auf Ihren Körper und machen Sie ein Pause. Am besten verbringen Sie diese an der frischen Luft und führen Ihrem Körper wichtige Energie in Form von Wasser und Vitaminen zu.

7. Ziehen Sie die Notbremse

Überforderung im Job macht nicht nur unglücklich, sondern auch krank. Deswegen ist es wichtig, dass Sie reflektieren, ob Sie sich aktuell nur in einer kurzen Stressphase befinden, deren Ende absehbar ist oder, ob Ihr Job Sie dauerhaft überfordert und Ihnen dadurch mehr schadet als nützt. Sollte dies der Fall sein, ist es Zeit etwas zu ändern. Gehen Sie auf Kollegen und Vorgesetze zu und sprechen Sie das Problem direkt an. Nur so kann sich etwas ändern!

Im ersten Schritt gilt es somit, den eigenen Arbeitsstil zu optimieren und dadurch Zeit zu sparen und Stress zu reduzieren. Sollten diese Maßnahmen jedoch immer noch nicht zum gewünschten Erfolg führen, ist es an der Zeit mit Ihrem Vorgesetzen zu sprechen.