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5 Fragen an: Jürgen Kurz

Jürgen Kurz ist Deutschlands „Effizienzprofi“ (Spiegel Online). Als Geschäftsführer der tempus GmbH berät er Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen. In seinen beiden Bestsellern „Für immer aufgeräumt“ und „Für immer aufgeräumt – auch digital“ bietet er zahlreiche Tipps, Checklisten und hilfreiche Praxisbeispiele zum Thema Ordnung und Arbeitseffizienz. Hier erfahren Sie, mit welchen Schritten Sie Papiertürme und ein überquellendes E-Mail-Postfach vermeiden und warum es sich lohnt aufzuräumen.

 

1. Welche Verantwortung haben Arbeitgeber für die richtige Organisation des Arbeitsalltages ihrer Arbeitnehmer?

Eine optimale Arbeitsorganisation ist sowohl Aufgabe des Arbeitnehmers wie auch des Arbeitgebers. Denn beide Seiten haben einen Nutzen, wenn der Mitarbeiter schneller und effizienter arbeitet. Weniger Stress führt zu weniger Suchzeiten. Auch wieder ein Effekt der beiden nutzt.

2. Welche Vorteile hat ein „aufgeräumter Arbeitsalltag“ neben Zeitersparnis noch?

Die größte Herausforderung des modernen Büroarbeiters besteht darin, dass er sich in Sekundenschnelle auf unterschiedlichste Themen einstellen muss. Wenn er sich leicht auf eine Aufgabe konzentrieren kann, die anderen Dinge aber wenn nötig genauso schnell findet, dann reduziert das den Stresslevel. Außerdem passieren weniger Fehler, wenn der Mitarbeiter einen freien Schreibtisch hat und nicht von anderen Dingen abgelenkt wird.

3. Welche Elemente sind für eine erfolgreiche Ordnung im Unternehmen am wichtigsten?

Basis jeglicher Ordnung ist der aufgeräumte Schreibtisch und der systematisch geordnete Computer. Nur wenn jeder Mitarbeiter seinen Schreibtisch und seine Arbeitslast im Griff hat, kann man sinnvoll und effizient zusammenarbeiten. Ausgehend von den organisierten Arbeitsplätzen können dann ganze Abteilungen optimiert werden – mit übergreifenden Themen wie beispielsweise die gemeinsame EDV-Ablage oder das Besprechungsmanagement. Anschließend werden die unternehmensweiten Prozesse in den Blick genommen.

4. Warum erhöht eine verbesserte Ordnung die Mitarbeiterzufriedenheit?

Niemand sucht gerne. Suchzeiten betragen laut aktuellen Studien bis zu 13 % der Arbeitszeit. Die kann man nahezu komplett einsparen. Ordentliche Arbeitsplätze und insbesondere optimierte Strukturen führen zu weniger Rückfragen von Kollegen. Mitarbeiter können sich also mehr auf ihre Arbeit konzentrieren und die nervigen Störungen entfallen.

Außerdem wirkt ein aufgeräumter Arbeitsplatz professionell. Mitarbeiter, die mit einem ordentlichen Schreibtisch signalisieren, dass sie ihr Arbeitspensum im Griff haben, werden bei einer Beförderung bevorzugt. Wenn das nicht zur Zufriedenheit beiträgt …

5. Worauf sollte jeder einzelne Arbeitnehmer achten, um seinen Alltag ordentlicher zu organisieren?

Ganz wichtig ist, den Posteingang zu verarbeiten und nicht zu sichten – sei es in Form von Papier oder digital. Bitte also nicht die Dinge, die man später erledigen möchte auf den Stapel legen, sondern sofort nach einem der folgenden 5 Kriterien verarbeiten:

1. Wegwerfen/Löschen,

2. Weitergeben/Weiterleiten,

3. Ablegen/Archivieren,

4. Erledigen oder

5. Terminieren.

Einen Selbsttest, mit dem Sie herausfinden, wie es um Ihre digitale Ordnung und Effizienz bestellt ist, gibt es hier: www.für-immer-aufgeräumt.de/selbsttest. Probieren Sie es aus!

Glück im Job: Sind Sie zufrieden oder frustriert?

Passend zu unserem Buchtipp „Was ich mal werden will? Glücklich!“ von Bernd Sorger fragen wir Sie: Sind Sie eigentlich glücklich in Ihrem Job? Leider ist dies heute nicht mehr der Regelfall und die Unzufriedenheit bei der Arbeit nimmt stetig zu. Falls Sie zu den Glücklichen gehören, die vollkommen zufrieden sind, können wir Ihnen nur gratulieren.  Doch für all Diejenigen, die es eben nicht sind, gilt: Nehmen Sie es selber in die Hand und ändern Sie Ihre Situation!

Neun Tipps, wie Sie ihren Job genießen

  1. Druck abbauen 

Arbeiten Sie an sich selbst! Reduzieren Sie den Druck, den Sie sich selber auferlegen. Nehmen Sie sich die Zeit um in Ruhe ihr Verhalten, Ihre Gefühle und Wünsche zu reflektieren. Schrauben Sie ihre Erwartungen vielleicht ein bisschen zurück oder verschieben Sie die Prioritäten. Nehmen Sie sich vor in einer bestimmten Zeit nur die Arbeit zu erledigen, die auch wirklich zu schaffen ist. Zu viel Arbeit auf einmal führt dazu, dass Sie unter zusätzlichen Druck stehen und dadurch eventuell Ihre Ergebnisse leiden

   2. Nicht aufregen 

Regen Sie sich nicht zu sehr über die Kollegen, den Chef, das Gehalt oder die Überstunden auf. Sie können zunächst an der Situation nichts ändern. Sammeln Sie lieber Ihre Gedanken und schreiben Sie sie auf, sodass Sie diese bei einer günstigen Gelegenheit ihren Kollegen oder dem Chef mitteilen können. Unnötiges Aufregen kostet viel Kraft und drück die Stimmung deutlich in den Keller.

    3. Teamwork 

Trauen Sie sich Ihre Kollegen um Hilfe zu bitten. In einem Unternehmen sind Sie nicht der einzige Mitarbeiter und es kann durchaus von Vorteil sein, sich untereinander auszutauschen und vielleicht kleinere Tätigkeiten an jemand anderen zu übergeben. Kollegen können dabei helfen, neue Ideen zu entwickeln und im Team arbeitet es sich leichter und macht mehr Spaß.

    4. Machen Sie das, was gefordert wird 

Versuchen Sie nicht ihren Chef mit allen Mittel zu überzeugen. Dabei laufen Sie Gefahr sich selbst zu sehr unter Druck zu setzen und nicht zufriedenstellende Arbeit abzuliefern. Dies hat demnach genau den gegenteiligen Effekt von dem, was Sie erreichen möchten. Hören Sie stattdessen genau zu, was Ihr Vorgesetzter von Ihnen erwartet und wie.

    5. Akzeptieren Sie  

Sehen Sie den Tatsachen ins Auge. Es ist nun mal so, dass Ihr Vorgesetzter das Sagen hat und Ihnen die Arbeit zuteilt. Sollten Sie Selbstständig sein, sind es die Auftraggeber, die Ihnen ihre Arbeit verschaffen. Es lässt sich nicht immer alles selbst bestimmen. Es ist nicht ratsam nach einem Zustand, in diesem Fall die dauerhafte Zufriedenheit, zu streben, wenn es nicht realistisch ist. Dies führ zu einer anhaltenden Frustration und trägt dann auch dazu bei, dass Sie keine Motivation haben Ihren Job bestmöglich auszufüllen.

    6. Balance zwischen Beruf & Freizeit 

Schaffen Sie ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Ihrer Arbeit und dem Privatleben. Wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen, dann haben Sie ihre Arbeit für den Tag erledigt und können sich nun darauf konzentrieren Ihr Privatleben in vollen Zügen zu genießen. Schieben Sie die Gedanken an die Arbeit nach hinten und rufen Sie diese nur ab, wenn es gar nicht zu vermeiden ist. Gönnen Sie sich einfach mal die freie Zeit – sie werden entspannter sein!

   7. Bleiben Sie realistisch 

Streichen Sie die Emotionen. Mehr Zufriedenheit wird meist dadurch hervor gerufen, dass die Dinge realistisch betrachtet werden, also: Was wird von mir verlangt? Wie und bis wann muss ich es erledigt haben? Mehr nicht, schließlich ist die Firma nicht ihr Lebensinhalt und sollte es auch nicht werden. Wenn Sie ihre Arbeit nun auf sachlicher Ebene erfüllen, führt dies dazu, dass Sie zudem souveräner und unabhängiger Wirken. Ihr Chef nimmt Sie mit anderen Augen wahr, da Sie automatisch gute Arbeit leisten.

   8. Finden Sie das richtige Maß an Belastung

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihnen alles über den Kopf wächst und sie überfordert sind, trauen Sie sich das anzusprechen. Hierbei müssen Sie abwägen, ob es ratsam ist zuerst mit Ihrem Chef oder Ihren Kollegen zu sprechen. Wenn Sie Ihre Sorgen erst den Kollegen mitteilen, können diese Sie ggf. schon entlasten und Ihnen den Rücken stärken, wenn Sie den Chef mit der Tatsache konfrontieren. Dabei ist es dann wichtig, dass Sie überlegt vorgehen und Ihren Arbeitgeber davon überzeugen, dass Sie es ernst meinen.Sollten Sie hingegen das Gefühl haben unterfordert zu sein, beginnen Sie der Frage auf den Grund zu gehen: woran liegt es, dass ich unterfordert bin und wie kann ich es ändern? Gibt es einen Job, der Ihnen mehr Spaß machen würde? Beginnen Sie sich mit dem Problem auseinander zu setzen und Ideen zu sammeln, wie Sie einen Ausgleich schaffen, der Sie zufrieden stellt. Dies kann zum Beispiel eine Weiterbildung auf Ihrem Gebiet sein, oder Sie suchen sich im privaten Bereich eine neue Herausforderung (ehrenamtliche Tätigkeiten, Sport, berufsbegleitendes Studium etc.). In beiden Fällen kann auch ein Jobwechsel helfen, wenn die Unzufriedenheit zu groß wird.

   9. Arbeiten Sie in Ihrem Interessengebiet 

Die Jobunzufriedenheit tritt auch deswegen immer häufiger auf, da viele Menschen in einem Beruf arbeiten, der sich von ihrem eigentlichen Interessengebiet unterscheidet. Versuchen Sie dies unbedingt zu vermeiden. Beginnen Sie früh genug damit Ihre wahren Interessen herauszufinden und sich dementsprechend auszubilden und/oder weiterzubilden. Auch wenn sie schon mehrere Jahre berufstätig sind, ist es ratsam das Themengebiet zu wechseln, da Sie auf längere Sicht hin deutlich zufriedener und glücklicher sind. Vor allem bei einer Weiterbildung muss noch einmal extra Zeit investiert werden, aber es lohnt sich!

Sollten all diese Anregungen und Tipps jedoch nicht fruchten, dann müssen Sie aktiv werden. Suchen Sie gezielt nach neuen Anlauf- und Arbeitsstellen. Bitten Sie Angehörige Ihnen dabei zu helfen und Sie werden merken, dass hierbei neue Energien und Kraftreserven freigesetzt werden, die dabei helfen Ihr Vorhaben zu einem guten Ende zu führen und somit grundsätzlicher zufriedener zu sein.