5 Fragen an: J√ľrgen Kurz

J√ľrgen Kurz ist Deutschlands ‚ÄěEffizienzprofi‚Äú (Spiegel Online). Als Gesch√§ftsf√ľhrer der tempus GmbH ber√§t er Unternehmen aller Branchen und Gr√∂√üenordnungen. In seinen beiden Bestsellern ‚ÄěF√ľr immer aufger√§umt‚Äú und ‚ÄěF√ľr immer aufger√§umt ‚Äď auch digital‚Äú bietet er zahlreiche Tipps, Checklisten und hilfreiche Praxisbeispiele zum Thema Ordnung und Arbeitseffizienz. Hier erfahren Sie, mit welchen Schritten Sie Papiert√ľrme und ein √ľberquellendes E-Mail-Postfach vermeiden und warum es sich lohnt aufzur√§umen.

 

1. Welche Verantwortung haben Arbeitgeber f√ľr die richtige Organisation des Arbeitsalltages ihrer Arbeitnehmer?

Eine optimale Arbeitsorganisation ist sowohl Aufgabe des Arbeitnehmers wie auch des Arbeitgebers. Denn beide Seiten haben einen Nutzen, wenn der Mitarbeiter schneller und effizienter arbeitet. Weniger Stress f√ľhrt zu weniger Suchzeiten. Auch wieder ein Effekt der beiden nutzt.

2. Welche Vorteile hat ein ‚Äěaufger√§umter Arbeitsalltag‚Äú neben Zeitersparnis noch?

Die gr√∂√üte Herausforderung des modernen B√ľroarbeiters besteht darin, dass er sich in Sekundenschnelle auf unterschiedlichste Themen einstellen muss. Wenn er sich leicht auf eine Aufgabe konzentrieren kann, die anderen Dinge aber wenn n√∂tig genauso schnell findet, dann reduziert das den Stresslevel. Au√üerdem passieren weniger Fehler, wenn der Mitarbeiter einen freien Schreibtisch hat und nicht von anderen Dingen abgelenkt wird.

3. Welche Elemente sind f√ľr eine erfolgreiche Ordnung im Unternehmen am wichtigsten?

Basis jeglicher Ordnung ist der aufger√§umte Schreibtisch und der systematisch geordnete Computer. Nur wenn jeder Mitarbeiter seinen Schreibtisch und seine Arbeitslast im Griff hat, kann man sinnvoll und effizient zusammenarbeiten. Ausgehend von den organisierten Arbeitspl√§tzen k√∂nnen dann ganze Abteilungen optimiert werden ‚Äď mit √ľbergreifenden Themen wie beispielsweise die gemeinsame EDV-Ablage oder das Besprechungsmanagement. Anschlie√üend werden die unternehmensweiten Prozesse in den Blick genommen.

4. Warum erhöht eine verbesserte Ordnung die Mitarbeiterzufriedenheit?

Niemand sucht gerne. Suchzeiten betragen laut aktuellen Studien bis zu 13 % der Arbeitszeit. Die kann man nahezu komplett einsparen. Ordentliche Arbeitspl√§tze und insbesondere optimierte Strukturen f√ľhren zu weniger R√ľckfragen von Kollegen. Mitarbeiter k√∂nnen sich also mehr auf ihre Arbeit konzentrieren und die nervigen St√∂rungen entfallen.

Außerdem wirkt ein aufgeräumter Arbeitsplatz professionell. Mitarbeiter, die mit einem ordentlichen Schreibtisch signalisieren, dass sie ihr Arbeitspensum im Griff haben, werden bei einer Beförderung bevorzugt. Wenn das nicht zur Zufriedenheit beiträgt …

5. Worauf sollte jeder einzelne Arbeitnehmer achten, um seinen Alltag ordentlicher zu organisieren?

Ganz wichtig ist, den Posteingang zu verarbeiten und nicht zu sichten ‚Äď sei es in Form von Papier oder digital. Bitte also nicht die Dinge, die man sp√§ter erledigen m√∂chte auf den Stapel legen, sondern sofort nach einem der folgenden 5 Kriterien verarbeiten:

1. Wegwerfen/Löschen,

2. Weitergeben/Weiterleiten,

3. Ablegen/Archivieren,

4. Erledigen oder

5. Terminieren.

Einen Selbsttest, mit dem Sie herausfinden, wie es um Ihre digitale Ordnung und Effizienz bestellt ist, gibt es hier: www.f√ľr-immer-aufger√§umt.de/selbsttest. Probieren Sie es aus!

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