5 Fragen an: Ivan Blatter

Ivan Blatter ist Produktivitätstrainer und hilft seinen Kunden, ihre Ziele schneller zu erreichen. Dazu bietet er Seminare und verschiedene Online-Produkte an.
Seit ein paar Jahren betreibt er einen Blog rund um das Thema Zeitmanagement, in dem er regelmässig Tipps und Hinweise gibt, wie Sie produktiver arbeiten können.

 

1. Wie wichtig sind to-do-Listen f√ľr den Arbeitsalltag?

Grunds√§tzlich helfen To-do-Listen, den √úberblick zu wahren und nichts zu vergessen. Das ist die positive, wichtige Seite. Aber sie haben auch einen Nachteil: Sie werden nie k√ľrzer. Das kann sehr demotivierend sein und schnurstracks zu Aufschieberitis f√ľhren.
Eine moderne To-do-liste muss deshalb neue Funktionen erf√ľllen k√∂nnen. Prim√§r muss sie garantieren, nichts Wichtiges zu vergessen. Vollst√§ndigkeit kommt in dieser Formel nicht vor.
Der Kunde, der ein Angebot will, wird innerhalb der n√§chsten 1-2 Tage bedient. Statt diese Aufgabe auf eine unendliche Liste zu nehmen und dann doch zu √ľbersehen, fange ich lieber jetzt damit an.
Nur diejenigen Dinge, die ich tendenziell vergesse, die ich in den nächsten Tagen nicht erledigen kann oder die einen Termin haben, schreibe ich auf die Aufgabenliste.

2. Besonders zum Jahreswechsel sind viele Arbeitnehmer im Stress ‚Äď Wie schaffe ich es in dieser Zeit Wichtiges von Unwichtigem zu trennen?

Wie zu jeder anderen Zeit auch: Antizyklisches Verhalten. Je gr√∂√üer der Stress, desto wichtiger ist es, sich zuerst zur√ľckzulehnen, durchzuatmen und in aller Ruhe (!) zu √ľberlegen, was wirklich wichtig ist, was dringend ist und was warten kann.
Sobald man das hat, kommt eine der Kardinaltugenden im Zeitmanagement zum Zuge: ‚ÄěNein‚Äú sagen. Das geht tats√§chlich – auch gegen√ľber dem Chef oder dem Kunden. Allerdings nicht st√§ndig und mit Fingerspitzengef√ľhl. Doch solange jemand¬† nicht ‚Äěnein‚Äú sagen kann, ist ein erfolgreiches Zeitmanagement fast unm√∂glich.

3. Chaot oder Ordnungsfetischist, Deadline-Ausreizer oder √úberp√ľnktlicher ‚Äď Wer arbeitet am effektivsten?

Alle vier. Ich bin sehr davon √ľberzeugt, dass es nicht die eine richtige L√∂sung f√ľr alle gibt. So wird es der Chaot niemals schaffen, zu einem sehr ordentlichen Menschen zu werden. Trotzdem kann er effektiv arbeiten. Nur: Das Risiko, dass der Chaot etwas vergisst oder √ľbersieht, ist gr√∂√üer als beim Ordnungsfetischisten.
Genauso beim Deadline-Ausreizer: Auch der kann effektiv arbeiten. Vielleicht nicht stressfrei, aber effektiv. Doch auch hier ist die Gefahr gro√ü, dass pl√∂tzlich etwas Unvorhergesehenes dazwischen kommt und die Deadline nicht ausgereizt wird, sondern √ľberzogen. Diese Gefahr kennt der √úberp√ľnktliche nicht.
Was heißt das nun? Alle vier können effektiv arbeiten. Der Chaot und der Deadline-Ausreizer werden vermutlich mehr im Stress sein und tragen ein größeres Risiko, dass es nicht klappt.

4. Was können Arbeitnehmer tun, wenn ihr Chef jegliches Zeitmanagement durch verworfene Deadlines und plötzliche Aufgabenblitze zerstört?

Das ist ein schwieriges Problem, eigentlich ein F√ľhrungsproblem. Gute Chefs sorgen ja daf√ľr, dass ihre Mitarbeiter gut und effizient arbeiten k√∂nnen.
Man kann das höchstens durch gute Organisation auffangen: Tragen Sie beispielsweise immer etwas zu schreiben bei sich, damit Sie bei Einfällen des Chefs und Spontan-Sitzungen auf dem Flur gewappnet sind.
Trotzdem ist das nur ein Trostpflaster. Die einzige richtige Antwort mag nicht befriedigen und ist auch nicht ganz einfach, aber hier kommt man um ein Gespräch mit dem Chef nicht herum. Einiges mag man durch gute Organisation auffangen, doch wirklich helfen tut nur ein Gespräch.

5. Wenn doch alles wichtig und dringend ist ‚Äď Wie lautet Ihr Geheimrezept gegen Stress?

Auch hier wieder: Antizyklisches Verhalten. Je mehr Stress, desto wichtiger sind Pausen, Erholung und ruhiges Arbeiten.
Nat√ľrlich helfen die √ľblichen Verd√§chtigen: Gesunde Ern√§hrung, genug Schlaf, Bewegung/Sport als Ausgleich. Doch genauso wichtig ist die eigene Haltung. Wer meint, bei gro√üem Stress k√∂nne er Pausen weglassen, um Zeit zu sparen, steuert in eine Sackgasse und in die Ersch√∂pfung. Gerade dann ist es wichtig, sich auch tags√ľber zu erholen, damit die Energie bis abends reicht. Genauso bei Hektik: Niemand bestimmt, dass ich da mitmachen muss. Im Gegenteil: Ein ruhender Pol, der auch mal sagt ‚ÄěWie ist das jetzt ganz genau?‚Äú wird sehr gesch√§tzt.

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