5 Fragen an: Ivan Blatter

Ivan Blatter ist Produktivit├Ątstrainer und hilft seinen Kunden, ihre Ziele schneller zu erreichen. Dazu bietet er Seminare und verschiedene Online-Produkte an.
Seit ein paar Jahren betreibt er einen Blog rund um das Thema Zeitmanagement, in dem er regelm├Ąssig Tipps und Hinweise gibt, wie Sie produktiver arbeiten k├Ânnen.

 

1. Wie wichtig sind to-do-Listen f├╝r den Arbeitsalltag?

Grunds├Ątzlich helfen To-do-Listen, den ├ťberblick zu wahren und nichts zu vergessen. Das ist die positive, wichtige Seite. Aber sie haben auch einen Nachteil: Sie werden nie k├╝rzer. Das kann sehr demotivierend sein und schnurstracks zu Aufschieberitis f├╝hren.
Eine moderne To-do-liste muss deshalb neue Funktionen erf├╝llen k├Ânnen. Prim├Ąr muss sie garantieren, nichts Wichtiges zu vergessen. Vollst├Ąndigkeit kommt in dieser Formel nicht vor.
Der Kunde, der ein Angebot will, wird innerhalb der n├Ąchsten 1-2 Tage bedient. Statt diese Aufgabe auf eine unendliche Liste zu nehmen und dann doch zu ├╝bersehen, fange ich lieber jetzt damit an.
Nur diejenigen Dinge, die ich tendenziell vergesse, die ich in den n├Ąchsten Tagen nicht erledigen kann oder die einen Termin haben, schreibe ich auf die Aufgabenliste.

2. Besonders zum Jahreswechsel sind viele Arbeitnehmer im Stress ÔÇô Wie schaffe ich es in dieser Zeit Wichtiges von Unwichtigem zu trennen?

Wie zu jeder anderen Zeit auch: Antizyklisches Verhalten. Je gr├Â├čer der Stress, desto wichtiger ist es, sich zuerst zur├╝ckzulehnen, durchzuatmen und in aller Ruhe (!) zu ├╝berlegen, was wirklich wichtig ist, was dringend ist und was warten kann.
Sobald man das hat, kommt eine der Kardinaltugenden im Zeitmanagement zum Zuge: ÔÇ×NeinÔÇť sagen. Das geht tats├Ąchlich – auch gegen├╝ber dem Chef oder dem Kunden. Allerdings nicht st├Ąndig und mit Fingerspitzengef├╝hl. Doch solange jemand┬á nicht ÔÇ×neinÔÇť sagen kann, ist ein erfolgreiches Zeitmanagement fast unm├Âglich.

3. Chaot oder Ordnungsfetischist, Deadline-Ausreizer oder ├ťberp├╝nktlicher ÔÇô Wer arbeitet am effektivsten?

Alle vier. Ich bin sehr davon ├╝berzeugt, dass es nicht die eine richtige L├Âsung f├╝r alle gibt. So wird es der Chaot niemals schaffen, zu einem sehr ordentlichen Menschen zu werden. Trotzdem kann er effektiv arbeiten. Nur: Das Risiko, dass der Chaot etwas vergisst oder ├╝bersieht, ist gr├Â├čer als beim Ordnungsfetischisten.
Genauso beim Deadline-Ausreizer: Auch der kann effektiv arbeiten. Vielleicht nicht stressfrei, aber effektiv. Doch auch hier ist die Gefahr gro├č, dass pl├Âtzlich etwas Unvorhergesehenes dazwischen kommt und die Deadline nicht ausgereizt wird, sondern ├╝berzogen. Diese Gefahr kennt der ├ťberp├╝nktliche nicht.
Was hei├čt das nun? Alle vier k├Ânnen effektiv arbeiten. Der Chaot und der Deadline-Ausreizer werden vermutlich mehr im Stress sein und tragen ein gr├Â├čeres Risiko, dass es nicht klappt.

4. Was k├Ânnen Arbeitnehmer tun, wenn ihr Chef jegliches Zeitmanagement durch verworfene Deadlines und pl├Âtzliche Aufgabenblitze zerst├Ârt?

Das ist ein schwieriges Problem, eigentlich ein F├╝hrungsproblem. Gute Chefs sorgen ja daf├╝r, dass ihre Mitarbeiter gut und effizient arbeiten k├Ânnen.
Man kann das h├Âchstens durch gute Organisation auffangen: Tragen Sie beispielsweise immer etwas zu schreiben bei sich, damit Sie bei Einf├Ąllen des Chefs und Spontan-Sitzungen auf dem Flur gewappnet sind.
Trotzdem ist das nur ein Trostpflaster. Die einzige richtige Antwort mag nicht befriedigen und ist auch nicht ganz einfach, aber hier kommt man um ein Gespr├Ąch mit dem Chef nicht herum. Einiges mag man durch gute Organisation auffangen, doch wirklich helfen tut nur ein Gespr├Ąch.

5. Wenn doch alles wichtig und dringend ist ÔÇô Wie lautet Ihr Geheimrezept gegen Stress?

Auch hier wieder: Antizyklisches Verhalten. Je mehr Stress, desto wichtiger sind Pausen, Erholung und ruhiges Arbeiten.
Nat├╝rlich helfen die ├╝blichen Verd├Ąchtigen: Gesunde Ern├Ąhrung, genug Schlaf, Bewegung/Sport als Ausgleich. Doch genauso wichtig ist die eigene Haltung. Wer meint, bei gro├čem Stress k├Ânne er Pausen weglassen, um Zeit zu sparen, steuert in eine Sackgasse und in die Ersch├Âpfung. Gerade dann ist es wichtig, sich auch tags├╝ber zu erholen, damit die Energie bis abends reicht. Genauso bei Hektik: Niemand bestimmt, dass ich da mitmachen muss. Im Gegenteil: Ein ruhender Pol, der auch mal sagt ÔÇ×Wie ist das jetzt ganz genau?ÔÇť wird sehr gesch├Ątzt.

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