5 Fragen an: Ivan Blatter

Ivan Blatter ist ProduktivitÀtstrainer und hilft seinen Kunden, ihre Ziele schneller zu erreichen. Dazu bietet er Seminare und verschiedene Online-Produkte an.
Seit ein paar Jahren betreibt er einen Blog rund um das Thema Zeitmanagement, in dem er regelmÀssig Tipps und Hinweise gibt, wie Sie produktiver arbeiten können.

 

1. Wie wichtig sind to-do-Listen fĂŒr den Arbeitsalltag?

GrundsĂ€tzlich helfen To-do-Listen, den Überblick zu wahren und nichts zu vergessen. Das ist die positive, wichtige Seite. Aber sie haben auch einen Nachteil: Sie werden nie kĂŒrzer. Das kann sehr demotivierend sein und schnurstracks zu Aufschieberitis fĂŒhren.
Eine moderne To-do-liste muss deshalb neue Funktionen erfĂŒllen können. PrimĂ€r muss sie garantieren, nichts Wichtiges zu vergessen. VollstĂ€ndigkeit kommt in dieser Formel nicht vor.
Der Kunde, der ein Angebot will, wird innerhalb der nĂ€chsten 1-2 Tage bedient. Statt diese Aufgabe auf eine unendliche Liste zu nehmen und dann doch zu ĂŒbersehen, fange ich lieber jetzt damit an.
Nur diejenigen Dinge, die ich tendenziell vergesse, die ich in den nÀchsten Tagen nicht erledigen kann oder die einen Termin haben, schreibe ich auf die Aufgabenliste.

2. Besonders zum Jahreswechsel sind viele Arbeitnehmer im Stress – Wie schaffe ich es in dieser Zeit Wichtiges von Unwichtigem zu trennen?

Wie zu jeder anderen Zeit auch: Antizyklisches Verhalten. Je grĂ¶ĂŸer der Stress, desto wichtiger ist es, sich zuerst zurĂŒckzulehnen, durchzuatmen und in aller Ruhe (!) zu ĂŒberlegen, was wirklich wichtig ist, was dringend ist und was warten kann.
Sobald man das hat, kommt eine der Kardinaltugenden im Zeitmanagement zum Zuge: „Nein“ sagen. Das geht tatsĂ€chlich – auch gegenĂŒber dem Chef oder dem Kunden. Allerdings nicht stĂ€ndig und mit FingerspitzengefĂŒhl. Doch solange jemand  nicht „nein“ sagen kann, ist ein erfolgreiches Zeitmanagement fast unmöglich.

3. Chaot oder Ordnungsfetischist, Deadline-Ausreizer oder ÜberpĂŒnktlicher – Wer arbeitet am effektivsten?

Alle vier. Ich bin sehr davon ĂŒberzeugt, dass es nicht die eine richtige Lösung fĂŒr alle gibt. So wird es der Chaot niemals schaffen, zu einem sehr ordentlichen Menschen zu werden. Trotzdem kann er effektiv arbeiten. Nur: Das Risiko, dass der Chaot etwas vergisst oder ĂŒbersieht, ist grĂ¶ĂŸer als beim Ordnungsfetischisten.
Genauso beim Deadline-Ausreizer: Auch der kann effektiv arbeiten. Vielleicht nicht stressfrei, aber effektiv. Doch auch hier ist die Gefahr groß, dass plötzlich etwas Unvorhergesehenes dazwischen kommt und die Deadline nicht ausgereizt wird, sondern ĂŒberzogen. Diese Gefahr kennt der ÜberpĂŒnktliche nicht.
Was heißt das nun? Alle vier können effektiv arbeiten. Der Chaot und der Deadline-Ausreizer werden vermutlich mehr im Stress sein und tragen ein grĂ¶ĂŸeres Risiko, dass es nicht klappt.

4. Was können Arbeitnehmer tun, wenn ihr Chef jegliches Zeitmanagement durch verworfene Deadlines und plötzliche Aufgabenblitze zerstört?

Das ist ein schwieriges Problem, eigentlich ein FĂŒhrungsproblem. Gute Chefs sorgen ja dafĂŒr, dass ihre Mitarbeiter gut und effizient arbeiten können.
Man kann das höchstens durch gute Organisation auffangen: Tragen Sie beispielsweise immer etwas zu schreiben bei sich, damit Sie bei EinfÀllen des Chefs und Spontan-Sitzungen auf dem Flur gewappnet sind.
Trotzdem ist das nur ein Trostpflaster. Die einzige richtige Antwort mag nicht befriedigen und ist auch nicht ganz einfach, aber hier kommt man um ein GesprÀch mit dem Chef nicht herum. Einiges mag man durch gute Organisation auffangen, doch wirklich helfen tut nur ein GesprÀch.

5. Wenn doch alles wichtig und dringend ist – Wie lautet Ihr Geheimrezept gegen Stress?

Auch hier wieder: Antizyklisches Verhalten. Je mehr Stress, desto wichtiger sind Pausen, Erholung und ruhiges Arbeiten.
NatĂŒrlich helfen die ĂŒblichen VerdĂ€chtigen: Gesunde ErnĂ€hrung, genug Schlaf, Bewegung/Sport als Ausgleich. Doch genauso wichtig ist die eigene Haltung. Wer meint, bei großem Stress könne er Pausen weglassen, um Zeit zu sparen, steuert in eine Sackgasse und in die Erschöpfung. Gerade dann ist es wichtig, sich auch tagsĂŒber zu erholen, damit die Energie bis abends reicht. Genauso bei Hektik: Niemand bestimmt, dass ich da mitmachen muss. Im Gegenteil: Ein ruhender Pol, der auch mal sagt „Wie ist das jetzt ganz genau?“ wird sehr geschĂ€tzt.

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