5 Fragen an Heike Cohausz

Heike Cohausz ist Mitgründerin und Geschäftsführerin der P4 Career Consultants GmbH & Co KG – den Spezialisten für innovative Karrierestrategien im Management.

P4 begleitet individuell Entscheider im mittleren und oberen Management durch Karriereberatungen/Outplacement sowie bei ihrer persönlichen Karriere- und Führungsprofilentwicklung. Hohe Individualität, die klare Ausrichtung am Bedarf der Klienten und eine intensive Arbeit rund um das eigene Führungsprofil sind die Grundlage einer maßgeschneiderten Betreuung. Das Ziel ist – ergänzend zur nächsten Position – den künftigen Weg zu ebnen und aktiv zu gestalten. Details finden Sie unter www.p4career.de.

 

1. Wer legt fest, was Erfolg ist? Ist er nicht im Grunde rein subjektiv?

Mit dieser Frage haben Sie eine der größten Herausforderungen bei der Erfolgskommunikation schon auf den Punkt gebracht: Ein Erfolg ist  immer subjektiv und beschreibt zunächst einmal nichts anderes als das Erreichen eines Ziels.

Dass Ziele subjektiv und kontextabhängig sind, beschreibt das folgende Beispiel aus dem Sport:

Wenn sich ein Weltklasse-Läufer beim 100-Meter-Sprint um zwei Zehntel-Sekunden von 9,98 auf 9,78 Sekunden verbessert, ist dies für ihn eine außergewöhnliche Leistung und ein sensationeller Erfolg. Verbessert sich ein Hobby-Sportler von 17,98 auf 16,98 Sekunden, ist dies absolut sogar eine größere Verbesserung und wird vom Läufer wahrscheinlich ebenfalls als Erfolg gewertet, auch wenn der Profi-Läufer nur müde darüber lächeln wird. Es hängt also von der individuellen Messlatte und dem Referenzrahmen ab, ob und in welchem Maße ein Erfolg auch als solcher gewertet wird.

Werden von Dritten gesteckte Ziele erreicht, heißt das aber noch lange nicht, dass das Erreichen des Ziels subjektiv auch als Erfolg empfunden wird.

Das beobachten wir in unserer Beratungspraxis häufig bei Top-Performern und Leistungsträgern: Der eigene Erfolg wird nicht als solcher empfunden, da die Zielerreichung zum täglichen Berufsleben dazu gehört und als selbstverständlich erachtet wird. Wenn eine Führungskraft so empfindet, ist es zunächst nicht leicht, Erfolge zu erkennen und zu benennen.

Einen guten Maßstab können die Zielvorgaben unseres Klienten / seines Verantwortungsbereiches und deren Erreichung bieten. Damit können leicht Erfolge zu strategischen, operativen und fachlichen Themen identifiziert werden. Herausfordernder ist es, vermeintlich „weiche“ Themen wie Führung, Kommunikation und Kultur in konkrete Ziele zu fassen, obwohl diese im starkem Maß zum Unternehmenserfolg beitragen.

Hier hilft es , wenn sich der Klient an (Führungs-)Situationen erinnert, in denen es ihm gelungen ist, durch den Einsatz seiner persönlichen Kompetenzen eine gute oder innovative Lösung zu finden bzw. eine positive Resonanz zu erzielen. Beispiel Führung: Die Eigenkündigung eines wichtigen Mitarbeiters wird erfolgreich abgewendet und der Mitarbeiter nachhaltig an das Unternehmen gebunden. Beispiel Kultur: Ein gemeinnütziges Projekt wird angestoßen und von den Mitarbeitern später in Eigenregie weitergeführt.

Wir empfehlen unseren Klienten, künftig ein „Erfolgstagebuch“ zu führen, in dem sie in kurzen Stichworten regelmäßig ihre Erfolge notieren. Das ist ein gutes Nachschlagewerk, wenn sie gezielt Erfolge auswählen oder zu einem Thema zusammenstellen möchten, z.B. für ein Jahresgespräch oder eine Bewerbung. Es ist wichtig, das Erfolgstagebuch zeitnah zu führen, weil es mit einem größeren zeitlichen Abstand nicht leicht fällt, sich konkret zu erinnern.

2. Wie kann man unterscheiden, welcher Erfolg „es Wert ist“, kommuniziert zu werden und welcher nicht?

Die Subjektivität von Erfolgsbewertungen kann natürlich nicht völlig aufgehoben werden, aber Sie können dies ein Stück weit objektivieren, in dem Sie sich mit von Führungskräften / Kollegen oder Vorgesetzten vergleichen.

Da die fachlichen Erfolge häufig sehr leicht zu quantifizieren sind, fällt hier die Auswahl meistens leicht. Zudem gibt es hier häufig eine klare Orientierung an Vorgaben, eine saubere Dokumentation im Zahlenwerk und Vergleichzahlen aus der Branche.

Schwieriger fällt die Entscheidung bei den persönlichen Kompetenzen: Welche Kompetenz ist außergewöhnlich und unterscheidet mich vom Wettbewerb? Welche Kompetenz sollte bei einem Manager auf meinem Level besonders ausgeprägt sein? Wie bewerte ich meinen Erfolg?

Hier kann Ihnen z.B. das Durchführen eines personaldiagnostischen Verfahrens bei einem etablierten Anbieter einige Anhaltspunkte bieten z.B. Reflector Big Five Leadership von PI, Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsentwicklung (BIP) bzw. zur Führungswirksamkeit (BIF).

Testverfahren bieten direkt mehrere Vorteile:

•  Einschätzen der persönlichen Stärken und damit Impulse, zu welchen Stärken Erfolge identifiziert und kommuniziert werden sollten.
• Abgleich mit einer ausreichend großen Vergleichsgruppe und damit auch ein Gefühl dafür, welche Stärken besonders herausragen und bei der Kommunikation betont werden sollten.
• Aufzeigen von Entwicklungspotentialen, um die eigenen Kompetenzen weiter abzurunden.

Steht ein konkretes Gespräch z.B. im Rahmen einer Bewerbung an, bereiten Sie es gezielt vor, z.B. mit Hilfe folgender Fragestellungen:

• Was interessiert meinen Gesprächspartner?
• Welche Anforderungen sind für die Position relevant? Welche Erfolge habe ich bei vergleichbaren Anforderungen bereits erzielt, die ich anbringen kann?
• Was unterscheidet mich von relevanten Wettbewerbern? In welchen Situationen habe ich das erfolgreich bewiesen?
• Wegen welcher Aufgaben kommen andere häufig auf mich zu? Welche Kompetenz habe ich dabei eingesetzt und welche Erfolge damit erzielt?
• Wie unterscheide ich mich von Kollegen, die ein vergleichbares fachliches Profil haben? Was mache ich aufgrund meiner Persönlichkeit anders und wie lässt sich das anhand konkreter Situationen beschreiben?

3. Charles-Louis de Montesquieu sagte: „Für seine Arbeit muss man Zustimmung suchen, aber niemals Beifall.“ In welchem Maße sollte man die eigenen Erfolge nach außen tragen?

Auch das ist eine Frage, die wir häufig intensiv mit unseren Klienten diskutieren. Es ist spannend, auf welche „Hemmschwellen“ und Statements wir bei dem Thema stoßen:

• „Es gehört sich nicht, sich selbst so herauszustellen…
• Qualität setzt sich von alleine durch…
• Ich erwarte von meinen Vorgesetzten (Kollegen, Mitarbeitern), dass Sie meine Leistung sehen und anerkennen….
• Das habe ich nicht nötig….
• Es ist mir unangenehm, mich so aufzuspielen….
• Für diese Leistung/diesen Erfolg werde ich doch bezahlt…
• Meine Mitarbeiter haben doch die ganze Arbeit gemacht…
• Das sind doch alles Teamleistungen…“

In anderen Lebensbereichen haben wir kein Problem damit, Erfolge darzustellen. Im privaten Umfeld sind wir z.B. stolz auf erreichte Ziele beim Sport, die tollen Schulnoten unserer Kinder und die Anzahl der Monate, die wir nicht mehr rauchen. Im wirtschaftlichen Umfeld wird begeistert von herausragenden Unternehmensergebnissen, steigenden Aktienkursen, erfolgreichen An- und Verkäufen und neuen Produkten berichtet. Nur wenn es um uns selbst in unserem beruflichen Umfeld geht, das ein wesentlicher Teil unserer Identität ist, stellen wir uns die Frage, ob und in welchem Maße eine Erfolgskommunikation statthaft ist.

Es gehört zu einer erfolgreichen Karriere dazu, seine Erfolge zu kommunizieren, sei es

• im internen oder externen Bewerbungsverfahren
• in der „Bewährungsprobe“ der ersten 100 Tage
• im Rahmen von Jahres- und Mitarbeitergesprächen
• bei der internen Positionierung bei Mitarbeitern, Kollegen und Vorgesetzten
• beim Auf- und Ausbau eigener Netzwerke oder
• beim Austritt aus einem Unternehmen im Rahmen der Zeugniserstellung.

Entscheidend dabei sind die „fünf W“, die eng miteinander zusammenhängen:

• Wofür – Ziel der Kommunikation
• Wem – der richtige Adressat
• Wann – der richtige Zeitpunkt
• Was – die richtige Auswahl
• Wie  – authentisch und vollständig

Wofür: Das wahllose „Erzählen“ von Geschichten und Erfolgen kann tatsächlich schnell angeberisch und wenig überzeugend wirken. Daher sollte das Reden über eigene Erfolge immer ein Ziel verfolgen: z.B. das Unterstreichen einer persönlichen Kompetenz im Jahresgespräch mit dem Vorgesetzten, Sichtbarwerden auf einer höheren Ebene oder in einem anderen Bereich, Dokumentation eines Zwischenerfolgs in einem Projekt, Information über ein Projekt in einem Meeting mit Kollegen/Mitarbeitern, Darstellung der eigenen Fähigkeiten im Bewerbungsprozess.

Wem: Klärt man das „Wofür“ ist der Adressat i.d.R. leicht zu bestimmen. Häufig ist der Adressat ein Vorgesetzte, es aber genauso gut Kollegen und Mitarbeiter sowie externe Dritte sein, z.B. ein Personalberater oder Interviewer.

Wann: Bei dem Festlegen des Zeitpunkts sind zwei Komponenten zu berücksichtigen:

1. Der Rahmen muss stimmen.

Wenn Sie  Klarheit über das Ziel und den richtigen Adressaten haben, ergibt sich der Zeitpunkt meist automatisch, z.B. im Vier-Augen-Jahresgespräch.

Vorsicht bei der Anwesenheit von „ungeplanten“ Adressaten – ggf. passt ein anderer Zeitpunkt dann besser.

2. Der Zuhörer muss aufnahmefähig sein.

Hetzt der Vorgesetzte grade auf dem Weg zu einem Termin über den Flur, hat er andere Dinge im Kopf. Dann ist es sinnvoller, Sie vereinbaren einen konkreten Termin oder nutzen die Gelegenheit, wenn Sie z.B. alleine neben ihm im Zug/Auto sitzen und die Aufmerksamkeit höher ist.

Was: Einige Ideen zum „Was“ sind zu Beginn des Interviews schon genannt worden. Ergänzende Fragen, die bei der Auswahl der Erfolge helfen, sind

• Interessiert das Thema und damit der Erfolg meinen Gesprächspartner?
• Macht der ausgewählte Erfolg den Zuhörer neugierig, so dass er mehr wissen möchte?
• Regt der geschilderte Erfolg zum Dialog an?
• Hebe ich mich damit von anderen Kollegen/Wettbewerbern ab?

Wie: Das „Wie“ ist die größte Hürde, die zu nehmen ist. Denn wir sind es kaum gewohnt, Erfolge systematisch kommunikationsfähig aufzubereiten. Das Ergebnis sind häufig  Schilderungen, die

• viel zu lang sind,
• wichtige Ausgangsinformationen gar nicht enthalten,
• zu viele Detailinformationen und Fachbegriffe enthalten,
• den eigenen Anteil nicht sichtbar werden lassen,
• den Weg zum Ergebnis gar nicht oder nur unzureichend beschreiben,
• das quantitative und qualitative Ergebnis nicht ausreichend benennen.

Eine gute Erfolgsschilderung sollte

• nicht länger als 1-2 Minuten dauern,
• den Sachverhalt, den eigenen Beitrag zum Ergebnis enthalten und
• authentisch, d.h. mit eigenen Worten formuliert werden.

Wir empfehlen unseren Klienten, Erfolge im ersten Schritt ausführlich schriftlich zu beschreiben, um sie dann im zweiten Schritt in 5-6 Sätzen zusammen zu fassen. So stellen Sie sicher, dass die relevanten Informationen auch enthalten sind. In der Anfangsphase ist diese Umstellung der Kommunikation häufig ungewohnt, geht aber mit konsequenter Übung später leicht von der Hand.

4. Gibt es bestimmte Wörter, Ausdrücke oder Redewendungen die vermieden werden sollten, um nicht überheblich zu erscheinen?

Bei der Formulierung geht es darum, authentisch und in seiner eigenen Ausdrucksweise zu bleiben. Wenn Ihnen das gelingt, wirken Sie überzeugend auf Ihre Zuhörer.

Nach meiner Erfahrung entsteht der Eindruck der Überheblichkeit weniger durch die Wortwahl als vielmehr durch das Nichtberücksichtigen der oben geschilderten „ fünf W“. Der Zuhörer wird z.B. mit langen Schilderungen überfrachtet, die ihn nicht unmittelbar interessieren. Der Zuhörerkreis ist nicht adäquat. Der Zeitpunkt ist unglücklich gewählt und passt nicht.

Es gibt allerdings einige Grundregeln aus der Kommunikation, die auf die Erfolgskommunikation übertragbar sind:

1.     Vorbereitung – z.B. mit Hilfe der o.g. Tipps.

2.     Auf keinen Fall die Formulierung „man“ verwenden.

3.     Differenzieren zwischen eigener Leistung und Team-Leistung.

4.     Objektiv und konkret beschreiben, nicht interpretieren oder verallgemeinern.

5.     Persönliche Emotionen punktuell einsetzen, z.B. „Ich bin stolz darauf, dass…“.

6.     Negativformulierungen vermeiden und durch positive Formulierungen ersetzen.

7.     Aktive Verben einsetzen, weil es mehr Dynamik ausstrahlt.

5. Ist es ratsam, besondere Erfolge direkt in einer Bewerbung, also im Anschreiben zu erwähnen oder sollte damit bis zum persönlichen Gespräch gewartet werden?

Aus unserer Sicht MÜSSEN Erfolge in eine Bewerbung integriert werden!

Der potentielle Arbeitgeber hat ein „Problem“, das er mit der Neueinstellung lösen möchte. Daher ist er auf der Suche nach Jemandem, der im Idealfall die benötigte Problemlösungskompetenz bereits im Markt bewiesen hat bzw. das Potenzial dafür mitbringt.

Die „Visitenkarte“ im Bewerbungsprozess ist der Lebenslauf. Er ist häufig die erste Unterlage, die gelesen und geprüft wird. Nur wenn er überzeugt und den Leser anregt, mehr wissen zu wollen, werden erfahrungsgemäß die weiteren Unterlagen gesichtet und bewertet. Deshalb ist es auch nicht ausreichend, darauf zu vertrauen, dass die Erfolge ja im Zeugnis zu finden sind. Das wird, wenn überhaupt, erst später im Bewerbungsprozess gelesen.

Die zur Verfügung stehende Zeit für das Lesen von Anschreiben und Lebenslauf ist übrigens knapp: Studien belegen, dass fast zwei Drittel der Unterlagen in 2-3 Minuten gescreent und bewertet werden.

Weil der CV erfolgsentscheidend ist, reicht die Aufzählung der bisherigen Arbeitgeber, Funktionsbezeichnungen und eine grobe Tätigkeitsbeschreibung nicht mehr aus, um einem Leser ein qualifiziertes Bild von der eigenen Leistung und den Unterscheidungsmerkmalen zu anderen Wettbewerbern zu vermitteln. Daher wird der Lebenslauf ergänzt um konkrete Erfolge, häufig auch kombiniert mit einem zusammenfassenden Kurzprofil unter Angabe besonderer Erfolge oder einer Projektübersicht.

Natürlich muss diese Aussage weiter differenziert werden:  Generell gilt: Je höher die Hierarchieebene, desto wichtiger wird neben der Fachkompetenz die persönliche Kompetenz als Unterscheidungs- und Einstellungskriterium.

Im Bewerbungsschreiben sollte der konkrete Bezug zum Unternehmen hergestellt und – im Idealfall – die Frage beantwortet werden, warum Sie der richtige Kandidat für das Unternehmen sind. Hier bietet es sich an, auf die Erfolge zu verweisen, die einen unmittelbaren „Problemlösungswert“ für das Zielunternehmen beinhalten bzw. Verknüpfungen herzustellen. Vermeiden Sie jedoch die Wiederholung des Lebenslaufes.

Da Ihre schriftliche Bewerbungen den Ausschlag gibt, ob Sie überhaupt zu einem Gespräch eingeladen werden, im dem Sie dann persönlich überzeugen können, lohnt es sich, hier Zeit und Energie zu investieren.

Eine gute Bewerbung sollte zusammenfassend gut strukturiert und für den Leser leicht zu erfassen sein, ein authentisches Bild Ihrer Fach- und Persönlichkeitskompetenz widerspiegeln und eine Verbindung zwischen Ihnen und dem Unternehmen bzw. seinem Bedarf aufzeigen.