Management Software – auf dem Weg zu einer entspannten Zeit im Büro

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Endlich Zeit für das wirklich wichtige im Büro. Das wäre doch mal wieder eine sinnige Alternative, nicht wahr? Da gibt es sicherlich kaum etwas gegen zu argumentieren. Aber wie schwer das in der Realität ist, werden sicher die meisten von Ihnen wissen. Noch immer geht zu viel Zeit dabei drauf, dass einfachste Routine-Aufgaben immer und immer wieder manuell erledigt werden müssen. Personalverwaltung, Terminabsprachen und Memos, all das kostet effektiv Zeit und hindert Sie daran, das Unternehmen voran zu bringen.

Zum Glück aber gibt es mittlerweile immer mehr IT-Lösungen, mit denen man ein solches Problem an der Wurzel anpacken und zumindest deutlich reduzieren kann. Automatisierungen sind aktuell mit das neueste Gadget auf dem (globalen) Arbeitsmarkt, da sie Stück für Stück das Arbeitsleben erleichtern können. Des Weiteren sind sie recht günstig im Einkauf und können mit Leichtigkeit in bestehende Intranet-Konzepte integriert werden.

Es lässt sich dadurch nicht nur Alltägliches leichter in einem Automatismus verarbeiten, sondern ermöglicht auch Mitarbeitern einen höheren Grad an Wertschätzung, da die Kommunikation flacher und transparenter wird. Das Workflow Management orientiert sich dabei ganz an Ihren Vorstellungen und nicht andersherum – so sparen Sie zusätzlich Geld; und vor Allem eine Menge nerven.

Natürlich kann eine solche Management Software auch auf mobilen Geräten wie Notebooks, Tablets und Smartphones zum Einsatz kommen, um so zu jeden Zeitpunkt (wie zum Beispiel auf Reisen) volle Einsicht und Kontrolle über die Vorgänge im Unternehmen zu haben. Und wenn diese Aufgaben immer leichter werden, dann kann man sich Gott sei Dank wieder den wirklich wichtigen Aufgaben im Büro zuwenden.

5 Fragen an Markus Jung

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Der Fernstudienexperte Markus Jung betreibt das anbieterunabhängige Portal Fernstudium-Infos.de. Es ist das im deutschsprachigen Raum umfangreichste Informations- und Kommunikationsangebot zum Thema Fernstudium im In- und Ausland. Knapp 20.000 registrierte Nutzer tauschen sich in Foren und Weblogs über Anbieter, Lehrgänge und persönliche Erfahrungen aus. Der Ratgeber „100 Fragen und Antworten zum Fernstudium“ von Markus Jung und Anne Oppermann wurde vom Forum DistancE-Learning mit dem Studienpreis „Publikation des Jahres 2011“ ausgezeichnet.

1. Elternzeit und Karriere sind keine Begriffe die sich ausschließen, richtig?

Genauso ist es. Sicherlich stehen die Kinder im Mittelpunkt. Dennoch sollte der weitere Karriereweg auch in dieser Zeit nicht ganz außer Acht gelassen werden: Einerseits macht es Sinn, den Kontakt zum Arbeitgeber aufrecht zu erhalten, andererseits können Eltern die Elternzeit aber auch gut dazu nutzen, um theoretisches Wissen mit einer Weiterbildung aufzufrischen und zu ergänzen. Insbesondere ein Fernstudium bietet sich hier aufgrund der Flexibilität an.

2. Gibt es Anlaufstellen die einen in der Weiterbildung während der Elternzeit beraten?

Das Internet ist hier eine wichtige Informationsquelle, und insbesondere über Foren ist der Kontakt zu anderen Eltern möglich, die von ihren Erfahrungen berichten und Tipps geben können. Wenn schon mögliche Anbieter für die Weiterbildung zur Auswahl stehen, lohnt sich der direkte Kontakt mit der Studienberatung, um zum Beispiel abzuklären, wie flexibel das Programm ist oder ob es feste Vorgaben und Termine gibt.

3. Wie können Eltern Ihre Elternzeit am besten für sich und deren Unternehmen organisieren und vorbereiten?

Vorbereitung und Planung ist mit Kindern immer schwierig. Eltern können aber zum Beispiel mit dem Arbeitgeber klären, wie der Kontakt während der Elternzeit aufrecht erhalten werden kann und wie ein Informationsfluss über wichtige Neuigkeiten in der Firma sichergestellt wird. Auch über mögliche Weiterbildungsmaßnahmen sollten sie mit dem Arbeitgeber sprechen. Für sich selbst sollten die Eltern überlegen, wann mögliche zeitliche Freiräume für eine Weiterbildung vorhanden sind: zum Beispiel, wenn sich der Partner um das Kind kümmert oder es voraussichtlich schläft.

4. Viele Männer die eine Elternzeit nehmen werden belächelt, geht der Trend eher in Richtung Männer in der Elternzeit oder weg davon?

Der Anteil der Männer, die in Elternzeit gehen, nimmt zu. Allerdings ist es meistens so, dass die Väter lediglich die beiden Partnermonate in Anspruch nehmen, um die volle Elternzeit ausschöpfen zu können. Nur wenige bleiben ein ganzes Jahr zu Hause.

5. Der Chef ist bestimmt nicht begeistert wenn einer seiner Angestellten in Elternzeit geht. Was sind die besten Argumente ihn zu überzeugen?

Eltern sollten deutlich machen, dass sie die Elternzeit nicht als Auszeit vom Beruf sehen, sondern sie den Kontakt zum Arbeitgeber aufrecht erhalten möchten. Ein weiteres Argument ist, dass die Elternzeit auch dazu dient, hinterher mit neuer Energie und neuen Ideen an den Arbeitsplatz zurückzukehren.

5 Fragen an: Markus Hanauer

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Markus Hanauer (*19.08.1977) erkannte schon sehr früh das enorme Potenzial des Internets für das Gesundheitswesen. Mit 21 Jahren brach er sein Studium der Betriebswirtschaftslehre ab und gründete Spirit Link Medical mit Sitz in Erlangen.
Die Healthcare-Agentur mit digitalem Schwerpunkt entwickelt heute mit über 50 Mitarbeitern integrierte Marketing-Kampagnen für führende Pharma- und Medizintechnik-Unternehmen. In seiner Funktion als Geschäftsführer legt Markus Hanauer ein besonderes Augenmerk auf eine starke und lebendige Unternehmenskultur, von der alle Seiten profitieren: Mitarbeiter, Kunden und Spirit Link Medical als Arbeitgeber.

1. Wie attraktiv ist eine Agentur als Arbeitgeber heute?

Agenturen genießen als Arbeitgeber keinen guten Ruf: Viele denken sofort an lange Arbeitstage, miserable Bezahlung, die Fluktuation ist häufig hoch und der Frust immer wieder groß. Wir glauben jedoch daran, dass es nicht zwangsläufig so sein muss und hatten von Anfang an das Ziel zu zeigen, dass es auch anders geht. Was wir unseren Mitarbeitern bieten – eigenverantwortliches Arbeiten in einem dynamischen Umfeld, individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und flache Hierarchien – hat viele aus unserem heutigen Team überzeugt, sich bewusst für ein Agenturleben und gegen Konzernstrukturen zu entscheiden. Unsere Mitarbeiter schätzen die dynamische Team- und Projektarbeit sowie das damit verbundene voneinander Lernen und Verantwortung übernehmen. In überschaubaren Strukturen geschieht dies sehr rasch und ist Herausforderung und Chance zugleich. Doch nicht nur das Feedback unserer Mitarbeiter gibt uns recht: Wir sind dieses Jahr von Great Place to Work unter die 100 besten Arbeitgeber in Deutschland gewählt worden. Wir waren damit die bestplatzierte Agentur in Deutschland.

2. Was ist bei Spirit Link Medical anders als bei anderen Agenturen?

Entscheidend für uns sind drei Aspekte: die Zufriedenheit unserer Kunden, die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter sowie der wirtschaftliche Erfolg von Spirit Link Medical – und zwar genau in dieser Reihenfolge. Dieser Dreiklang muss ausgewogen sein– erst dann sind wir auf dem richtigen Weg. Langfristige Beziehungen zu Kunden und Mitarbeitern stehen für uns dabei an oberster Stelle, für Kurzfristigkeit ist bei Spirit Link Medical kein Platz. Nicht das Wachstum ist der Treiber für uns, sondern starke Werte, die den Umgang mit den Kunden und das Miteinander im Team in der täglichen Arbeit prägen. Was aber nicht heißt, dass wir auf Erfolg verzichten wollten: Unsere Erfahrung hat sogar gezeigt, dass sich das extrem positiv auf die beim Kunden abgelieferte Qualität auswirkt. Wir wollen den Erfolg sozusagen verglücklichen.

3. Wie sieht das konkret aus?

Unser Ziel lautet: Höchste Qualität für den Kunden und ein professionelles, konstruktives Miteinander. Damit das klappt und sich die Mitarbeiter dabei selbst verwirklichen können, ist für uns das „wie“ entscheidend: Wie gehe ich mit anderen um, wie erledige ich meine Arbeit und wie möchte ich von meinen Kollegen behandelt werden? Ein wertschätzender Umgang miteinander und eine offene Atmosphäre sind für mich die Basis zu einem glücks- und erfolgsorientierten Arbeitsplatz.

Ein weiteres wichtiges Element ist eine direkte konstruktive Feedbackkultur. Wir glauben, wenn Feedback geben unter bestimmten Bedingungen abläuft, ist es gewinnbringend für beide Seiten.
Gute Beispiele sind hier unsere jährlich stattfindende Mitarbeiterbefragung, die uns u.a. zeigt, wie zufrieden unsere Mitarbeiter sind. Oder unsere Kunden-Reviews, die nach jedem größeren Projekt durchgeführt werden. Konkret bewertet der Kunde anhand eines Fragebogens den Verlauf der Zusammenarbeit sowie das Ergebnis. Pro Jahr führen wir ca. 50 bis 60 Reviews durch und das seit acht Jahren. Die Ergebnisse werden dann intern veröffentlicht und besprochen – ein Prozess, der durch seine Transparenz für unser Team einen großen Lern- und Motivationsfaktor hat.
Auch Überstunden verschwinden bei uns nicht im Nirwana, sondern werden erfasst und entweder ausbezahlt oder in Freizeit umgewandelt. Unsere Mitarbeiter sollen sich nicht ausgebeutet fühlen, sondern etwas für ihre Leistung erhalten – und sind so im Umkehrschluss motivierter.

Work-Life-Balance ist bei uns auch mehr als ein Lippenbekenntnis: Wir finden es wichtig, dass unsere Mitarbeiter neben der Arbeit ein Privatleben haben. Deshalb sind wir stolz darauf, dass in unserem Team vom ambitionierten Yoga-Lehrer bis hin zum passionierten Kochbuchautor viele private Talente vertreten sind.

4. Wie vermeiden Sie Frust und Stress bei Spirit Link Medical?

Ganz kann man diese beiden Aspekte nie vermeiden, wenn intensiv im Team gearbeitet wird: Da entstehen unwillkürlich immer wieder Momente, die mit Frust und Stress verbunden sind. Man kann gegensteuern, indem man sensibel auf Dinge reagiert und, wie wir es tun, z.B. regelmäßig Trainings zu Themen wie Stressmanagement anbietet.

Entscheidend aus meiner Sicht sind aber vor allem drei Aspekte: Eine starke Führungskraft, Offenheit und eine gute Kommunikation. Die Mitarbeiter dürfen sich nicht alleine gelassen fühlen, müssen aktiv durch ihre Führungskraft unterstützt werden und unbedingt offen sagen dürfen, wenn etwas nicht gut läuft oder sie Verbesserungsvorschläge haben.

Ein gutes Beispiel hierfür sind die kontinuierlichen Updates der Geschäftsführung. Damit halten wir das Team über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden, beziehen die Mitarbeiter in Entscheidungen ein und hören aufmerksam zu, wie sie die Zukunft der Agentur sehen.

Generell ist die Unternehmenskultur bei Spirit Link Medical durch viele gemeinsame Aktivitäten außerhalb der Arbeit geprägt – gemeinsamer Sport, kulinarische Events oder regelmäßige Firmenausflüge wie zuletzt die gemeinsame Fahrt zur Comprix Verleihung in Berlin. Dies gehört für uns genauso dazu wie der fachliche Austausch. Ein zentraler Ort ist unsere Küche, in der man sich mittags trifft, gemeinsam kocht und auch über andere Dinge als Arbeit spricht. Oder unser Rückzugsort, das sogenannten Baumhaus – ein speziell gestalteter Raum mit Wohlfühl- und Relax-Atmosphäre – indem die Mitarbeiter ausspannen, nachdenken, einfach mal für sich sein können. So wird das Zugehörigkeitsgefühl gestärkt und Frust bzw. Stress bei der täglichen Arbeit nehmen nicht so leicht überhand.

5. Nach welchen Kriterien wählen Sie Mitarbeiter aus?

Wir suchen uns unsere Mitarbeiter sehr genau aus. Wichtig dabei: Der künftige Mitarbeiter muss absolut brennen für das, was er tut und sollte unser Werteverständnis teilen sowie zu unserer Kultur passen. Er muss unbedingt ein Teamplayer und darf kein Ellenbogen-Typ sein. Der potenzielle Kandidat sollte zudem selbstreflektierend sein, Schwächen zeigen können und – nicht zuletzt –eine große Portion Humor und Spaß mitbringen. Darum nehmen wir uns für den Auswahlprozess auch genügend Zeit: Wir versuchen, den Kandidaten möglichst gut kennen zu lernen und ihn den potenziellen Kollegen persönlich vorzustellen. Diese können dann ihre Meinung in die finale Entscheidung einbringen. Auch für den Bewerber hat dieser Prozess Vorteile: Er lernt uns als Agentur im Vorfeld sehr genau kennen. So merken beide Seiten meist schnell, ob es passen könnte oder nicht.