*** Was alles während eines Arbeitsverhältnisses wichtig ist…

Prozess-Management Software – Lohnt sich der Kauf für Sie?

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Mit der kontinuierlichen ansteigenden globalen Nutzung von Prozessmanagement-Software, unabhängig ob web-basiert oder anders, hat sich die Betriebsführung sehr gewandelt. Und mit steigenden Gemeinkosten für die meisten Unternehmen kann ein Wechsel zu einer automatisierten Prozessmanagement-Lösung ausschlaggebend sein –es kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg bedeuten.

Die Vorteile der Nutzung einer Prozessmanagement-Software

1. Flexibilität

Genau wie die Muskelflexibilität es dem menschlichen Körper ermöglicht, dynamisch zu funktionieren, ist ein Workflow-Managementwerkzeug ein Vorteil, auf Veränderungen zu reagieren, wann immer es notwendig ist. Viele Unternehmen können darauf nicht verzichten. Mit den sich immer verändernden Bedürfnissen von Unternehmen ist eine Echtzeit-Anpassungsfähigkeit ein wichtiger Aspekt, der nicht vernachlässigt werden darf.

Stellen Sie sich vor, Sie nutzen eine Excel-Anwendung für Ihre Personalabteilung, wie zum Beispiel für Personalinformationen, Gehälter, Arbeitspläne, Ziele und andere leistungsabhängige Daten anstelle einer automatischen Personalverwaltung Software, die die allgemeinen Personalbelange optimiert mit einem robusten Tracking, Berichterstattung und Analyse-Dashboard. Zudem kommt noch die Möglichkeit hinzu, Veränderungen mit nur wenigen Schritten anzupassen. Wenn Sie sich zwischen diesen beiden Systemen entscheiden müssen, wäre es kontraproduktiv, wenn Sie die Software nutzen würden, die viele Arbeitsstunden in Anspruch nehmen würde und zudem fehleranfällig ist.

 

2. Kundenzufriedenheit

Heutzutage verlangen Kunden aus allen sozialen Schichten nach Beteiligung. Daher ist die Kombination von Menschen und einem Geschäftsmanagement-Werkzeug, die die Leistungen von eigenständigem Web 2.0 Anwendungen hat – ein Blog zum Kommentieren zum Beispiel -, sichert die Zunahme und Beibehaltung von zufriedenen Kunden.

Die Fähigkeit eines Workflowmanagement-Systems, Sicherheitseinstellungen zu optimieren, ermöglicht es den Kunden, an Diskussionen teilzunehmen und dadurch die tiefliegende Bände zu knüpfen, was die Grundlage für Echtzeit-Kollaborationen ist und Kundenanpassung zu Zugang zu Informationen schafft.

 

3. Mitarbeiter-Ermächtigung

Das Personal ist das Rückgrat eines Unternehmens. Eine bevollmächtige Mitarbeiterschaft ist der Rahmen, in dem eine selbstmächtige Unternehmung aufgebaut ist. Daher ist es müßig zu sagen, dass die Qualität der Menschen innerhalb der Firma entscheidend dafür ist, ob Ziele erreicht werden oder nicht. Strukturiert, entwickelt und deutliche Unternehmensprozesse halten Menschen auf dem Laufenden und ermöglicht ihnen die Chance, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren und sicherzustellen, dass sie alles, was sie brauchen, an einem Ort bekommen.  Das wiederum spart Zeit und Frustration und sorgt für eine motivierte und allgemein zufriedene Mitarbeiterschaft.

 

4. Echtzeit-Einsicht

Ein weiterer Vorteil von Prozessmanagement-Systemen ist die Echtzeit-Einsicht. Da Vorgänge automatisiert sind und die Menschen bereits mit den kommenden Aufgaben vertraut sind hat das Management ein klares Bild, was aktuell vor sich geht. Sollte der Prozess zwischendurch aufgrund einer Änderung des anvisierten Endresultates adaptiert werden, ermöglicht die Transparenz des Systems allen Teilnehmern das sofortige Wissen darum und spart zahllose Gänge zu Meetings, um auf den neuesten Stand gebracht zu werden.

 

5. Einsparungen

Bei der Leitung eines Unternehmens, vor Allem im Anfangsstadium, ist die Kostenbegrenzung ein Faktor, der dringend bedacht werden muss. Allerdings ist das finanzielle Thema für viele Organisationen, bedingt durch die anspruchsvolle globale Wirtschaft läuft vielen Zeit davon, weitere Kosteneinschnitte durchzuführen, was schlussendlich mehr Schaden anrichten kann als Segen. Das schreit daher um eine Maximierung der Ausgaben, dass sich das Unternehmen bereits zuzieht.

Eine Strategie, die das anspricht ist das Verbinden von Prozessen, Workflow und Task Management Software mit einer Echtzeit-Analyse und Berichterstattung, vereint in einem Automations-Werkzeug, so wie das Comindware Workflow Tool, welches es den Mitarbeitern ermöglich, effektiv miteinander zusammenzuarbeiten und damit Unternehmen ihre Ziele innerhalb der vorgegebenen Zeit und des Budgets erreichen.

Homeoffice – Produktiv oder Urlaub?

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Immer häufiger wird von Mitarbeiter die Möglichkeit genutzt von zuhause aus zu arbeiten.
Eine (scheinbar) lohnende Alternative, wenn man sich die steigenden Spritkosten, die Umweltbelastung und auch die im Stau verloren gegangene Zeit vor Augen führt.

Aber verleitet das heimische Umfeld nicht dazu eher eine oder zwei Pausen mehr zu machen als im normalen Büroalltag? Wenn man einigen Umfragen Glauben schenkt, ist das genau nicht der Fall.

Bei einigen Unternehmen konnte eine Produktivitätssteigerung von 35 Prozent beobachtet werden. Eine weltweite Umfrage zeigte, dass 65 Prozent der Befragten der Meinung waren, dass sich neben der Produktivität auch die Qualität ihrer Arbeit gesteigert hat.

Warum ist das so?

Zum einem liegt dies an der Chance, dass der Arbeitsalltag flexibel gestaltet werden kann. Ein Punkt, der vor allem für Familien ausschlaggebend ist, da der berühmte „Spagat“ zwischen Berufs- und Privatleben nicht notwendig ist.

Auch die wegfallenden Arbeitswege, inklusive nervenraubende Staus, tragen zur Steigerung der Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit bei. Allgemein wirkt sich die freie Gestaltung vom Start in den Tag, Aufgabenaufteilung, Pausen und Arbeitszeit positiv auf unsere Motivation aus.

Ein Punkt der zunächst nicht zwangsläufig als positiv erscheint ist der fehlende Kontakt zu anderen Mitarbeiten. Hierbei ist aber anzumerken, dass auch etliche Plausche auf dem Gang oder Plaudereien mit dem Kollegen zwischen Tür und Angel einem nicht mehr die Arbeitszeit stehlen.

Allerdings birgt Homeoffice auch einige Gefahren hinsichtlich Ablenkung und anderweitigen unproduktivem Zeitvertreib.

Um diesen vorzubeugen gilt es einige Grundsätze zu beherzigen:

  1. Arbeitsplatz bleibt Arbeitsplatz! Alle unnötigen Ablenkungen sollten hier verbannt werden, überladene Dekoration, viele Bilder, Fernseher etc. Auch sollte im heimischen Büro stets Ordnung herrschen.
  2. Konzentration! Facebook, Skype, Youtube sind alle Störfaktoren die die Produktivität einschränken und negativ beeinflussen.
  3. Planung! Eine Tagesordnung hilft oft unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden und darüber Zeit zu verlieren
  4. Auch wenn man von zuhause aus arbeitet ist es doch besser, wenn man nicht in Jogginghose vorm Laptop sitzt sondern sich wie gewohnt „zurecht macht“ bevor man sich an die Arbeit macht

Tatsache ist, dass nicht jeder für Homeoffice geeignet ist. Ein hohes Maß an Disziplin sowie Eigeninitiative sind notwendig um den fehlenden persönlichen Kontakt zu Kollegen und den erschwerten Informationsaustausch zu kompensieren.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, dann ist Homeoffice ein produktives und zugleich entspanntes alternatives Arbeitsplatzmodell.

Motivation – Das A und O im Studien- und Berufsalltag

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Matthias Herzog ist Extremsportler und ein gefragter Referent zum Thema Lebensqualität, nachhaltiger Motivation, sowie Leistungssteigerung im Sport und in Unternehmen. Als Lehrbeauftragter unterrichtet er unter anderem an den pädagogischen Hochschulen Wien und Klagenfurt. Die Techniken, die er in seinen Seminaren vermittelt, hat er zunächst in der Wettkampfvorbereitung getestet: IRONMAN, 24-Stunden-Rad-Rennen und diverse Treppen- und Hindernisläufe. Sich selbst motiviert er stets zu neuen Höchstleistungen – Seine Zuhörer macht er mental fit für den Karrieresprung. Karrierefaktor hat daher Matthias Herzog interessante Fragen gestellt.


Als Motivationstrainer helfen Sie Menschen den Alltag besser zu bewältigen, was ist dabei Ihre Hauptaufgabe?

Meine Zielsetzung ist es, Menschen dabei zu unterstützen, mehr aus ihrem Potenzial zu machen und in allen Lebensbereichen spitze zu sein, wenn es darauf ankommt. Ich zeige, dass Spaß Erfolg und Erfolg Spaß macht. Ich vertrete einen ganzheitlichen Ansatz, der heißt „LEBE motiviert“. Jeder Buchstabe in diesem Wort steht für einen Themenschwerpunkt. Das „L“ steht für das Thema „Lernen“, das erste „E“ für Ernährung, das „B“ für Bewegung und das zweite „E“ für Entspannung. Mein Ansatz besteht aus Optimierungen in den genannten Bereichen und in den notwendigen Techniken, sich selbst zu den dort notwendigen Verbesserungen zu motivieren.


Wer nimmt die Arbeit eines Motivationstrainers in Anspruch?

Zu meinem Kundenkreis zählen unter anderem namhafte Unternehmen und Organisationen, Spitzensportler, Nationalmannschaften und Bundestrainer in den verschiedensten Sportarten. Darüber hinaus arbeite ich mit Schülern, Studenten und deren Lehrkräften. In Vorträgen und Seminaren coache ich häufig Großgruppen – oft mit über 1.000 Teilnehmern. In Coachings arbeite ich mit Kleingruppen und natürlich auch mit Einzelpersonen, gerade im Sport. Um jeden Einzelnen individuell zu fördern, nutze ich gerne das “Colorful Characters Concept“ (CCC), mit dem wir das Persönlichkeitsprofil von Menschen erkennen. Das  erleichtert uns den Umgang mit ihnen, denn je mehr Informationen wir über die Ziele, Bedenken und Ängste unseres Gegenübers haben, desto besser verstehen wir sein Verhalten und können gezielt auf ihn eingehen.


Studenten haben das Studium und das Berufsleben noch vor sich. Wie motiviert man sich, wenn das Ziel so entfernt scheint?

Wichtig ist, sich klar zu machen, was wir wirklich wollen. Das darf ruhig ein riesiges Ziel sein, bei dem wir anfangs glauben: „Boah, das wird richtig schwer und anstrengend.“ Entscheidend ist, dass wir daran glauben, es erreichen zu können. Dieses riesige Ziel zerlegen wir in kleine, erreichbare Häppchen – in Teilziele. Damit wird das Ziel überschaubarer und flößt weniger Angst ein. Mit jedem Erreichen eines Teilziels sammeln wir einen Erfolg nach dem anderen und kommen unserem riesigen Ziel einen entscheidenden Schritt näher. Das hält die Motivation am Laufen.


Was denken Sie ist das Hauptproblem für Studenten den Tag effektiv zu gestalten?

Ab und an früher ins Bett gehen! Wenn wir ständig Party machen und keine echten Pausen in unseren Alltag einbauen, ist es schwer, motiviert aus dem Bett zu kommen. Viel Alkohol im Blut lässt uns zum Beispiel unruhig schlafen und behindert die Regeneration über Nacht.


Jedem fällt es schwer unangenehme Aufgaben zu eledigen, ist das bei einem Motivationstrainer ebenfalls so?

Oh, ja. Auch ich kenne die „Aufschieberitis“ aus meiner Studienzeit. Ich habe immerhin über acht Jahre an Universitäten verbracht. Mein innerer Schweinehund „Ach-Nö“ flüsterte mir ständig ins Ohr. Mir war jedoch schnell bewusst: Wenn ich etwas aus meinem Leben machen möchte, ist es wichtig, „Ach-Nö“ an die Leine zu nehmen.


Der Kampf um einen Job ist hart geworden. Die Absagen flattern ins Haus, obwohl die Anforderungen stimmten – Positives Denken fällt da schwer. Was kann man dagegen tun?

Wichtig ist, dass wir uns bewusst machen, dass Rückschläge zum Leben dazu gehören. Laufen und Sprechen haben wir damals auch nicht von einem oder den anderen Tag gelernt. Gerade beim Laufen lernen haben wir uns viele hunderte Male auf die Fr…, Nase gepackt. Wir sind jedoch immer wieder aufgestanden. Sonst könnten wir heute nicht laufen.

So gehören auch Jobabsagen dazu. Entscheidend ist, dass wir uns klar machen, was wir aus der Absage lernen können. Was ist gut gelaufen und was machen wir beim nächsten Mal besser? Am besten haken wir nach, was sich unser potenzieller Arbeitgeber noch von uns gewünscht hätte, um „Ja“ zu sagen. Jede Absage, aus der wir etwas lernen, bringt uns dem Traumjob einen Schritt näher.


Und noch ein letzter Tipp, was ist die beste Motivation, die eine Führungskraft Ihren Mitarbeitern geben kann, um auch mal schwerere Zeiten zu überwinden?

Ein guter Chef zeigt seinen Mitarbeitern auch in schwierigen Zeiten, wie wichtig jeder einzelne Mitarbeiter für den Erfolg des Unternehmens ist. Weiterhin unterstützt er seine Truppe – durch aufmunternde Worte und Taten – wo er kann und zeigt seinem Team, dass er großes Vertrauen besitzt, dass sie gemeinsam wieder bessere Zeiten erleben werden.