Karrierefaktor 10. Januar 2013

Mit dem richtigen Zeitmanagement zum US-PrÀsidenten

Strukturiert arbeiten Dank richtigem Zeitmanagement
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„Organisation kann aus einem Inkompetenten kein Genie machen“ – Damit mag Dwight D. Eisenhower Recht haben, Organisation kann jedoch einiges bewirken und vor allem bei den Genies dafĂŒr sorgen, dass sie ihre Kompetenzen erfolgreich und effizient einsetzen können.
Das Organisation ein SchlĂŒssel zum Erfolg ist, davon war der 34. PrĂ€sident der Vereinigten Staaten dann wohl doch ĂŒberzeugt. Das nach ihm benannte Eisenhower-Prinzip ist eines der bekanntesten und wirkungsvollsten Modelle fĂŒr effizientes Zeitmanagement.

Das Eisenhower-Prinzip unterscheidet zu erledigende Aufgaben nach Wichtig- und Dringlichkeit. In einem zweidimensionalen Koordinatensystem ergeben sich daraus vier Aufgabentypen:

  • Dringende und wichtige Aufgabe (A-Aufgaben)
  • Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben (B-Aufgaben)
  • Dringend, aber unwichtige Aufgaben (C-Aufgaben)
  • Aufgaben, die weder dringend, noch wichtig sind (D-Aufgaben)

A-Aufgaben sollten höchste PrioritĂ€t haben. Dies sind die Aufgaben, die sofort angegangen und erledigt werden mĂŒssen. Da dieser Bereich durch seine hohe Wichtig- und Dringlichkeit schnell Druck und Stress auslöst, sollte er jedoch möglichst vermieden werden. Wie Sie das schaffen? Aufgaben frĂŒhzeitig angehen. Optimaler Weise, wenn sie wichtig, aber noch nicht dringend sind. B-Aufgaben sind vor allem langfristige Überlegungen und Aufgaben. Beauftragt Sie Ihr Chef beispielsweise mit der Erstellung eines Projektplans fĂŒr das Wochenendseminar in zwei Monaten, ist diese Aufgabe wichtig, jedoch noch nicht dringend. Trotzdem sollten Sie beginnen, den Plan fĂŒr das Wochenende möglichst bald aufzustellen und in Ihre tĂ€gliche Arbeit einzubeziehen. So können Sie die Aufgabe gelassen angehen und bei auftauchenden Unklarheiten noch einmal bei den zustĂ€ndigen Kollegen nachhaken.  Lassen Sie die Erstellung des Plans jedoch liegen, können schnell Probleme auftauchen:  Kollegen, bei denen Sie zusĂ€tzliche Informationen einholen mĂŒssten sind im Urlaub, das Restaurant, welches Ihr Chef fĂŒr das Abendessen ausgewĂ€hlt hatte, ist ausgebucht. Damit wird die wichtige Aufgabe nicht nur dringend, sondern vor allem stressig. Und diesen Stress können Sie mit effektivem Zeitmanagement vermeiden.

C-Aufgaben, sind Herausforderungen des TagesgeschĂ€ftes. Diese sind vor allem zeitstehlend. Den Bereich dieser dringenden aber eher unwichtigen Aufgaben, wie beispielsweise Posteingang und –ausgang, Rechnungen und Reports schreiben, sollten Sie wenn möglich delegieren und an Mitarbeiter abgeben.
D-Aufgaben sind weder wichtig, noch dringend. Dies sind entweder sehr banale Aufgaben oder Ablenkungen und Spielerein, die Sie in der Aufstellung Ihres Zeitplans vernachlÀssigen können.

Aufgaben zu strukturieren und nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu unterteilen, kann Stress vermeiden und den Arbeitsalltag somit wesentlich entspannter gestalten.
FĂŒr den richtigen Einsatz des Eisenhower-Modells sollten Sie sich zu Beginn des Tages 5 bis 10 Minuten Zeit nehmen eine durchdachte to-do-Liste mit den Aufgaben fĂŒr den Tag aufzustellen. Denke Sie dabei jedoch auch daran, nicht jede Minute voll auszuplanen, sondern Puffer fĂŒr unerwartete ZwischenfĂ€lle und Freizeit fĂŒr Pausen bestehen zu lassen.

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Karrierefaktor von: Mara Brinkmann
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2 Antworten zu “Mit dem richtigen Zeitmanagement zum US-PrĂ€sidenten”

  1. Jan J sagt:

    Mit dem Tipp die C-Aufgaben zu delegieren, kann ich mich nicht wirklich anfreunden. Meisten handelt es sich dabei ĂŒber nicht anspruchsvolle Aufgaben, die keine Verantwortung beinhalten und somit auf bei den Mitarbeitern auf Abneigung stoßen. Des weiteren ist es aufgrund der zeitlichen Komponenten, nur hinderlich die Aufgabe zu delegieren und dafĂŒr nochmals Zeit aufzuwenden, um jemanden zu finden, der diese Aufgabe dann auch auf seiner eigenen Matrix als unwichtig und dringend einordnet, aber sie trotzdem abarbeitet. Sehr gute Erfahrungen habe ich in diesem Bereich aber dann mit der Anwendung des Pareto Prinzips gemacht. Also die Aufgaben in 20% der Zeit zu 80% erledigen und abgeben. So schafft man sich Zeit fĂŒr die B-Aufgaben und meistens entsprechen zumindest bei meiner eigenen Einteilung diese 20% auch der Zeit die ich zum effektiven Delegieren benötigen wĂŒrde.

    Noch einmal im Detail erklÀrt findet sich das ganze unter:
    http://apfelautomat.wordpress.com/2013/04/19/eisenhower-matrix/

    • Mara Brinkmann sagt:

      Hallo Jan,
      danke fĂŒr dein Feedback! Aufgaben, die in ihrem Zeitumfang so gering sind, dass die Delegation mehr Zeit kostet, als die ErfĂŒllung der Aufgabe, sollten wirklich nicht abgegeben werden. Da stimme ich dir absolut zu! Dass jedoch Aufgaben, die nicht so wichtig sind und dringend bei höherem Aufwand delegiert werden sollten, halte ich weiterhin fĂŒr sinnvoll. DafĂŒr gibt es die Arbeitsteilung und dafĂŒr sind FĂŒhrungskrĂ€fte unterstĂŒtzenden Mitarbeitern dankbar. „Unwichtig“ heißt hier ja außerdem nicht gleich „keinen Spaß machend“ und SO unwichtig ist die Aufgabe auch nicht – sonst mĂŒsste sie ja nicht erledigt werden.
      Zur Verdeutlichung: Wenn beispielsweise neue Kunden gewonnen werden sollen, halte ich es fĂŒr selbstverstĂ€ndlich, dass der Chef nicht persönlich 37 Mails schreibt und verschickt, sondern diese Aufgabe delegiert, da er Aufgaben erfĂŒllen muss, die sozusagen NOCH wichtiger sind. Vielleicht wĂ€re es sinnvoller statt unwichtig „weniger wichtig“ zu sagen.
      Ich gebe dir aber auch mit dem Pareto-Prinzip Recht: Das Modell ist ebenfalls eine sinnvolle UnterstĂŒtzung fĂŒr das Zeitmanagement.Vielleicht schreiben wir hierzu ja auch noch einmal einen Artikel. 😉

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