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5 Fragen an: Tino Ternes

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Ich bin Versicherungsmakler und habe mich als Einkommenssicherungscoach auf die Absicherung der Arbeitskraft spezialisiert.
Ich berate meine Kunden fast ausschließlich über das Internet per Online Beratung und habe daher im Laufe der Zeit sehr viele Möglichkeiten kennengelernt, um zeitsparend und effektiv mit dem PC und dem Internet zu arbeiten. Diese Erfahrungen gebe ich auf meiner Seite www.beste-webtools.de weiter und stelle dort nach und nach Möglichkeiten vor, um gerade auch mit den Social Media Kanälen effektiv zu arbeiten.

1. Wie viel Zeit vergeuden wir täglich durch ineffektives Arbeiten am PC?

Da können  schnell je nach Arbeitsvolumen am PC ca.  1-3 Stunden zusammen kommen.

2. Wodurch geht am meisten Zeit verloren?

Durch fehlende Automatisierung von Routineaufgaben. Das können z.B. sein:

  • Ständig sich wiederholende Schreibarbeiten.
  • Fehlende Delegation.
  • Zu viel selber machen.
  • Mitarbeiter immer wieder die gleichen Vorgänge erklären zu müssen.

3. Welche Möglichkeiten gibt es, diese Zeitverluste zu verringern?

Auf jeden Fall! Tools und Software können eingesetzt werden um die sich wiederholende Vorgänge automatisieren. Es gibt inzwischen für die größten Zeitfresser sehr effektive Software, die je nach Bedarf die Arbeit enorm erleichtern.

4. Sind Social-Media-Kanäle wie Xing, Facebook und Twitter Zeitfresser oder auch für den Beruf unverzichtbar?

Wichtig bei den Social-Media-Kanälen ist nach meiner Erfahrung auch, sich nicht auf zu viele Kanäle zu verzetteln, sondern lieber einige wenige dafür gut und aussagefähig zu erstellen. Ich habe z.B. für das neue Xing Portfolio, welches seit Mitte 2013 total neu ist und von den meisten Anwendern meist noch gar nicht richtig entdeckt worden ist eine kostenfreie Videoanleitung erstellt.  Wenn diese Kanäle gut miteinander verknüpft sind, können diese eine wertvolle Unterstützung für den Beruf darstellen. Wichtig ist dabei eben die Verknüpfung, so dass nicht jeder Kanal extra bedient werden muss, sondern durch eine zentrale Steuerung alle Kanäle bedient werden kann. Wenn das nicht der Fall ist und jeder Kanal selbst bedient wird, dann kann das sehr schnell zum Zeitfresser werden.

5. Obwohl die Arbeit am PC immer mehr Raum im Berufsleben einnimmt – Wie wichtig sind alte Offline-Zeitmanagementmethoden wie to-do Listen?

Das hängt von der Veranlagung des Einzelnen ab. Es gibt Mitarbeiter, die kommen mit einer einfachen to-do Liste besser zurecht als mit einem PC. Hier ist also Fingerspitzengefühl des Chefs angesagt, dass er die Mitarbeiter nicht zu Zeitmanagementmethoden zwingt, die demjenigen nicht liegen. Zeitmanagement betrachte ich auch eher als Selbstmanagement, sich also besser kennenlernen und dann die Methoden verwenden, die einen selber am besten liegen.

5 Fragen an: Cordula Nussbaum

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Cordula Nussbaum ist Querdenkerin, visionäre Business-Innovatorin, Keynote-Speakerin, achtfache Buchautorin, Business-Coach und Gastdozentin an mehreren europäischen Hochschulen. Bayern 3 bezeichnetet die gelernte Wirtschaftsjournalistin als „Deutschlands Expertin Nummer Eins für kreativ-chaotisches Selbstmanagement“.
Zu ihren Kunden zählen sowohl DAX-Konzerne, internationale Großunternehmen als auch StartUps und Kleinunternehmer.
Ihr Buch „Organisieren Sie noch oder leben Sie schon“ kürte Stiftung Warentest zum Testsieger unter den aktuellen Zeitmanagement-Ratgebern. Ihr von Managementbuch ausgezeichneter Karriere-Ratgeber für Quer- und Anders-Denker „Bunte Vögel fliegen höher“ macht Lust auf neue Wege und ein Umdenken.

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5 Fragen an: Ivan Blatter

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Ivan Blatter ist Produktivitätstrainer und hilft seinen Kunden, ihre Ziele schneller zu erreichen. Dazu bietet er Seminare und verschiedene Online-Produkte an.
Seit ein paar Jahren betreibt er einen Blog rund um das Thema Zeitmanagement, in dem er regelmässig Tipps und Hinweise gibt, wie Sie produktiver arbeiten können.

 

1. Wie wichtig sind to-do-Listen für den Arbeitsalltag?

Grundsätzlich helfen To-do-Listen, den Überblick zu wahren und nichts zu vergessen. Das ist die positive, wichtige Seite. Aber sie haben auch einen Nachteil: Sie werden nie kürzer. Das kann sehr demotivierend sein und schnurstracks zu Aufschieberitis führen.
Eine moderne To-do-liste muss deshalb neue Funktionen erfüllen können. Primär muss sie garantieren, nichts Wichtiges zu vergessen. Vollständigkeit kommt in dieser Formel nicht vor.
Der Kunde, der ein Angebot will, wird innerhalb der nächsten 1-2 Tage bedient. Statt diese Aufgabe auf eine unendliche Liste zu nehmen und dann doch zu übersehen, fange ich lieber jetzt damit an.
Nur diejenigen Dinge, die ich tendenziell vergesse, die ich in den nächsten Tagen nicht erledigen kann oder die einen Termin haben, schreibe ich auf die Aufgabenliste.

2. Besonders zum Jahreswechsel sind viele Arbeitnehmer im Stress – Wie schaffe ich es in dieser Zeit Wichtiges von Unwichtigem zu trennen?

Wie zu jeder anderen Zeit auch: Antizyklisches Verhalten. Je größer der Stress, desto wichtiger ist es, sich zuerst zurückzulehnen, durchzuatmen und in aller Ruhe (!) zu überlegen, was wirklich wichtig ist, was dringend ist und was warten kann.
Sobald man das hat, kommt eine der Kardinaltugenden im Zeitmanagement zum Zuge: „Nein“ sagen. Das geht tatsächlich – auch gegenüber dem Chef oder dem Kunden. Allerdings nicht ständig und mit Fingerspitzengefühl. Doch solange jemand  nicht „nein“ sagen kann, ist ein erfolgreiches Zeitmanagement fast unmöglich.

3. Chaot oder Ordnungsfetischist, Deadline-Ausreizer oder Überpünktlicher – Wer arbeitet am effektivsten?

Alle vier. Ich bin sehr davon überzeugt, dass es nicht die eine richtige Lösung für alle gibt. So wird es der Chaot niemals schaffen, zu einem sehr ordentlichen Menschen zu werden. Trotzdem kann er effektiv arbeiten. Nur: Das Risiko, dass der Chaot etwas vergisst oder übersieht, ist größer als beim Ordnungsfetischisten.
Genauso beim Deadline-Ausreizer: Auch der kann effektiv arbeiten. Vielleicht nicht stressfrei, aber effektiv. Doch auch hier ist die Gefahr groß, dass plötzlich etwas Unvorhergesehenes dazwischen kommt und die Deadline nicht ausgereizt wird, sondern überzogen. Diese Gefahr kennt der Überpünktliche nicht.
Was heißt das nun? Alle vier können effektiv arbeiten. Der Chaot und der Deadline-Ausreizer werden vermutlich mehr im Stress sein und tragen ein größeres Risiko, dass es nicht klappt.

4. Was können Arbeitnehmer tun, wenn ihr Chef jegliches Zeitmanagement durch verworfene Deadlines und plötzliche Aufgabenblitze zerstört?

Das ist ein schwieriges Problem, eigentlich ein Führungsproblem. Gute Chefs sorgen ja dafür, dass ihre Mitarbeiter gut und effizient arbeiten können.
Man kann das höchstens durch gute Organisation auffangen: Tragen Sie beispielsweise immer etwas zu schreiben bei sich, damit Sie bei Einfällen des Chefs und Spontan-Sitzungen auf dem Flur gewappnet sind.
Trotzdem ist das nur ein Trostpflaster. Die einzige richtige Antwort mag nicht befriedigen und ist auch nicht ganz einfach, aber hier kommt man um ein Gespräch mit dem Chef nicht herum. Einiges mag man durch gute Organisation auffangen, doch wirklich helfen tut nur ein Gespräch.

5. Wenn doch alles wichtig und dringend ist – Wie lautet Ihr Geheimrezept gegen Stress?

Auch hier wieder: Antizyklisches Verhalten. Je mehr Stress, desto wichtiger sind Pausen, Erholung und ruhiges Arbeiten.
Natürlich helfen die üblichen Verdächtigen: Gesunde Ernährung, genug Schlaf, Bewegung/Sport als Ausgleich. Doch genauso wichtig ist die eigene Haltung. Wer meint, bei großem Stress könne er Pausen weglassen, um Zeit zu sparen, steuert in eine Sackgasse und in die Erschöpfung. Gerade dann ist es wichtig, sich auch tagsüber zu erholen, damit die Energie bis abends reicht. Genauso bei Hektik: Niemand bestimmt, dass ich da mitmachen muss. Im Gegenteil: Ein ruhender Pol, der auch mal sagt „Wie ist das jetzt ganz genau?“ wird sehr geschätzt.