5 Fragen an: Dr. Ralf Neier

Dr. Ralf Neier ist Geschäftsführer und Mitgesellschafter der Heiko Mell & Co GmbH, die insbesondere bei Ingenieuren durch die Serie Karriereberatung von Heiko Mell in den VDI nachrichten bekannt ist.
Dr. Neier unterstützt Unternehmen (Schwerpunkt Industrie) mit verschiedenen Instrumenten bei der Personalsuche und -auswahl. Hinzu kommen die Beratung von privaten Interessenten in Karrierefragen sowie die regelmäßige Durchführung von Workshops / das Halten von Vorträgen zu den Themen Berufseinstieg und Bewerbung an Hochschulen oder auf Veranstaltungen.

4. Wie organisiere ich meine Arbeit während meiner Auszeit

Eine der Herausforderungen bei längeren Auszeiten ist die Regelung der Vertretung, kurz: Wer erledigt Ihre Arbeit, wenn Sie nicht da sind?

Auch in unseren Beratungsgesprächen zeigt sich oft, dass die größte Sorge der Arbeitgeberseite ist, wer während der Abwesenheit den Job übernehmen soll.

Dabei fehlt es zuweilen am Wissen, was genau der Mitarbeiter eigentlich macht, wie er seine Aufgaben erledigt und mit welchen Fristen. Sich mit diesem Thema auseinander zu setzen, ist also auch eine Chance für das Unternehmen, individuelles Wissen zu erfassen und zu strukturieren. Werden Sie als Arbeitnehmer mit dieser Frage konfrontiert, ist es von großem Vorteil, entsprechend darauf vorbereitet zu sein. Führen Sie eine Zeit lang eine genaue Aufstellung, womit Sie inhaltlich wie auch zeitlich an Ihren Arbeitstagen beschäftigt sind. Zerlegen Sie Ihre Arbeit in Einzelteile. Danach gruppieren Sie die verschiedenen Tätigkeiten nach Inhalten und überlegen:

  1. Warum erledige genau ich diese Aufgaben?
  2. Sind diese Aufgaben bei mir richtig platziert?
  3. Wer überträgt mir welche Aufgaben und aus welchem Grund?
  4. Habe ich sinnvolle Vorlaufzeiten?
  5. Muss diese Arbeit gemacht werden, oder ist es ein Relikt der Argumentation: „Das haben wir hier schon immer so gemacht“?
  6. Wer könnte an meiner Stelle fachlich und zeitlich diese Aufgaben übernehmen?
  7. Welche Vorteile ergeben sich daraus für den „übernehmenden“ Kollegen? (Zusatzqualifizierung, Wissenserweiterung, das „Recht“, seine Aufgaben für die Zeit seines Sabbaticals ebenfalls zu verteilen).
  8. Welche Chancen bieten sich für die zukünftige Aufgabenverteilung?

Sicher fallen Ihnen noch viel mehr Fragen dazu ein, wenn Sie erst einmal mit diesen Überlegungen begonnen haben.

Wir kennen natürlich auch einige der Ängste und Gründe, warum diesem Thema gerne aus dem Weg gegangen wird – es können sich Fragen ergeben wie: „Ist der Job, den ich mache, überhaupt wertschöpfend für das Unternehmen? Bin ich gar ersetzbar?“ Oder auch: „Wem sollte ich denn meine Expertenaufgaben übergeben, wenn ich hierfür der einzige Experte im Unternehmen bin?“

Wenn Sie feststellen, dass Sie wirklich der einzige Experte für Ihre Aufgaben im Unternehmen sind, dann ist es für das Unternehmen von größtem Interesse, dieses Wissen auf eine breitere Basis zu stellen. Schnellstmöglich! Erarbeiten Sie Vorschläge, wie und mit welchen Methoden Ihr Wissen auf Ihre Kollegen übertragen werden kann. Hilfe dafür finden Sie gegebenenfalls bei der Personalabteilung, der internen Trainingsabteilung oder im besten Fall beim Wissensmanager/ Knowledge Manager Ihres Unternehmens.

Wenn Sie für sich feststellen, dass Ihr Job ersetzbar ist, ist das natürlich erst einmal eine Erkenntnis, die Sie verdauen müssen. Daraus resultiert jedoch auch eine Chance: Überlegen Sie sich, wie Sie für Ihre Firma einen Wert schaffen! Seien Sie kreativ und egoistisch: Was macht Ihnen Spaß und schafft zudem einen Mehrwert? Wie kann sich Ihr Aufgabengebiet ändern? Was benötigen Sie dafür und welche Vorteile ergeben sich für das gesamte Unternehmen daraus? Ausgerüstet mit diesen Ideen sind Sie bestens vorbereitet für das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten.

Bei allen Planungen und Vorteilen, die Sie darlegen, bleiben Sie bitte realistisch: Natürlich wird es an der einen oder anderen Ecke zu einem Engpass kommen, natürlich bekommt durch Ihre Auszeit der ein oder andere Kollege eine Zusatzaufgabe. Diese Tatsachen zu verschweigen ist wenig hilfreich und kann unter Umständen im Kollegenkreis negativ aufgefasst werden. Es gilt jedoch, das Augenmerk von der Feststellung „Das ist so.“ auf die Frage „Ist es zumutbar?“ zu lenken. Denn so banal es klingen mag: Es gibt für alles eine Lösung!

Falls Sie Fragen, Anregungen oder Wünsche haben oder wir Ihnen beratend zur Seite stehen können – schreiben Sie uns eine Mail an: karrierefaktor@auszeitagentur.de

 

5 Fragen an: Dagmar Vogler-Holzmann

Dagmar Vogler-Holzmann arbeitet als pädagogische Fachkraft in einer großen bayerischen Stiftung im Rahmen der beruflichen Bildung junger Erwachsener. Es gehört zu ihren täglichen Aufgaben, die Fähigkeiten von Menschen einschätzen zu können und maßgeblich zu fördern. Seit 2007 unterstützt sie mit ihrer Firma „Abenteuer-Bewerbung.de“ selbstständig Schüler, Studenten, Facharbeiter und Akademiker erfolgreich bei ihrer Stellensuche. Abenteuer Bewerbung hat seinen Namen aufgrund der inneren Einstellung, die ein Bewerber haben sollte, wenn er sich auf die „Jagd nach einem  Job“ macht. Eine Bewerbung ist ein Abenteuer, der Bewerber ist der Jäger und sein Job ist die Beute. Wir alle sind Jäger- seit Urzeiten ! Nicht zögern, nicht zaudern- jagen!
Wenn Sie noch mehr Fragen an Dagmar Vogler-Holzmann haben, können Sie sie über abenteuerbewerbung@web.de gerne kontaktieren!

1. Welche Voraussetzungen sind ideal bei einem Bewerber ?

Die idealen Voraussetzungen bei einem Bewerber sind eine gute Selbstwahrnehmung und kritisches Denken, gepaart mit ein wenig Kreativität. Wer diese drei Eigenschaften in den Bewerbungsprozess einbringen kann, hat schon fast gewonnen. Sehr oft entstehen unstimmige Bewerbungen durch eine Über- oder Unterschätzung des eigenen Könnens und der eigenen Ausstrahlung, kritisches Denken hilft, die eigenen Möglichkeiten gut abschätzen zu können, sowohl nach unten als auch nach oben, denn viele Menschen – Überraschung!-  schätzen ihre Fähigkeiten und Erfahrungen viel zu gering ein ! Ein Schuss Kreativität und assoziatives Denken unterstützt eine individuelle Bewerbung und beleuchtet die eigene Aussage aus verschiedenen Gesichtspunkten- eine Bewerbung bekommt ein Gesicht.

Tip: Mit verschiedenen Freunden und Verwandten sprechen, deren Urteil sie vertrauen, und die Ihre verschiedenen Facetten kennen. Eventuell auch einen professionellen Coach hinzuziehen, es kann sich lohnen ! Gedankenspiele, Brainstorming und das Durchspielen von Alternativen unterstützt das Gefühl für die eigene Vielfältigkeit und erhöht die Möglichkeiten eine Tätigkeit zu finden, die wirklich ihren Interessen entspricht, denn nur dann werden Sie wirklich erfolgreich und glücklich sein in ihrem Job.

 

2. Von Bewerbern wird immer wieder verlangt, dass ihre Bewerbungsunterlagen individuell gestaltet werden sollten – Wie viel Individualität ist bei den zahlreichen Bewerbungstipps und –ideen, die es bereits gibt überhaupt noch möglich?

Tipps sind eben nur Tipps und weisen lediglich auf Möglichkeiten hin, die der Bewerber dann adaptieren kann. Individualisierende Maßnahmen beziehen sich jedoch nicht nur auf gestaltende Elemente, sondern- und vor allen Dingen- auf Authentizität. Begreift man „individuell = authentisch“ kann man davon ausgehen, dass die Möglichkeiten unerschöpflich sind, denn wir alle sind „individuell“ und können „authentisch“ sein. Dem Inhalt nach gleicht keine Bewerbung einer anderen, solange wir nicht „standarisiert“ vorgehen. Individuelle Bewerbungen zu erstellen ist kein Hexenwerk, wenn sie authentisch und kreativ sind. Wer Individualität mit möglichst phantasievoller Gestaltung gleichsetzt, und die persönliche Aussage zur Kompetenz vernachlässigt, fährt bei den meisten Arbeitgebern schlechter. Aussage kommt in jedem Fall vor Gestaltung. Grundsätzlich in der Gestaltungsfrage eher zurückhaltend sein, wenn es sich nicht um ausgesprochen „kreative“ Berufe handelt. Schlechtes Design oder ein Übermaß an Design wird negativer bewertet als eine schlichte, aber ordentliche und harmonisch wirkende Bewerbung.

 

3. Wie viel Zeit sollten Bewerber in die Erstellung Ihrer Unterlagen investieren?

In einer Bewerbung zeichnen wir ein Bild, das der zukünftige Arbeitgeber von uns haben soll. Wir bleiben selbstverständlich bei der Wahrheit, jedoch gestalten wir die Bewerbung geschickt und setzen unsere zweifelsfrei vorhandenen Fähigkeiten ins rechte Licht. In einer Bewerbung fertige ich umfassende Informationen über meine Person an, die ich dann wieder und wieder „filtriere“ und bis zur Substanz „reduziere“, um meinen zukünftigen Arbeitgeber in kurzer Zeit davon zu überzeugen, dass hier die Bewerbung einer Person vorliegt, die es sich lohnt, kennenzulernen. Es ist klar, dass dieser Prozess nicht in zwei Stunden abgeschlossen sein kann. Sicherlich ist es schwierig, eine exakte Zeit zu nennen, jedoch rechne ich zwischen 5 und 10 Stunden für eine Bewerbung, die dann anschließend je nach Arbeitgeber immer wieder individualisiert wird und dabei jeweils 1-2 Stunden zusätzliche Arbeit erfordern kann. Ich arbeite mit meinen Kunden solange an einer Bewerbung, bis sie absolut optimal ist, und keine Fragen offenlässt, dann ist sie vorläufig „fertig“ , denn das Leben schreitet voran, und es kann sich jeden Tag etwas tun, was in der Bewerbung neu aufgenommen werden sollte ( Kurse, Fortbildungen etc.).

 

4. Berufseinsteiger, Neuorientierte, Wieder- und Quereinsteiger – Muss jede Bewerbergruppe auf andere Punkte bei der Bewerbung achten?

Grundsätzlich sind mir keine grundlegend anderen Regeln für Einsteiger/Umsteiger/Wiedereinsteiger bekannt. Für sie gelten genau die gleichen Basisregeln der Bewerbung, wie für die meisten Bewerber. Zuerst steht die Analyse: Wo stehe ich ? dann die Überlegung: Wo möchte ich hin ? Haben sie diese Bestandsaufnahme vollzogen,  geht es bei  dem Personenkreis der Quereinsteiger/Umsteiger in erhöhtem Maß um das WARUM des Branchenwechsels. Umsteiger punkten mit klarer Motivation und Erfahrungen zum Fachgebietswechsel, der Arbeitgeber sollte sehen können, wo der Vorteil liegt, eine „fachfremde“ Person einzustellen ( das kann durchaus von Vorteil sein, denn die Person bringt wertvolle Erfahrungen aus ihrem Bereich mit und ist gleichzeitig motiviert, sich Neues anzueignen). Berufseinsteiger punkten mit ihrer in der Ausbildung gewonnen Kompetenz und / oder mit weiteren Erfahrungen z.B. durch Auslandsaufenthalte oder je nach Beruf auch mal durch sozial engagiertes Handeln.

Wichtig ist dem Arbeitgeber zu vermitteln, das das Anliegen zum Wechsel ernst gemeint ist und einen fachlichen Hintergrund hat, man sollte vermitteln, dass man für seine Sache „brennt“ und nicht nur „lauwarm vor sich hin lodert“ oder eventuell nur deswegen wiedereinsteigt, um das monatliche familiäre Budget zu erhöhen, verständlich- aber kein Grund, der einen Arbeitgeber motiviert, sich eine Wiedereinsteigerin anzuschauen.

 

5. Worauf müssen vor allem Frauen, die einen Wiedereinstieg nach der Babypause planen bei ihrer Bewerbung den Fokus legen?

Zu mir kommen u.a. Frauen, die nach einer Familienzeit von 10 Jahren einen Neueinstieg in das Berufsleben wünschen. Auch hier gilt erst mal wieder die „interne Checkliste“, was kann die Bewerberin, und welchen Beruf / Tätigkeit möchte sie ausüben. Bei sehr qualifizierter Tätigkeit kann eine berufliche Auszeit von 10 Jahren eine große Rolle spielen, bei anderen Berufen ist das in einem geringeren Ausmaß der Fall. Die Bewerberin sollte deutlich machen, was sie in den 10 Jahren der Kindererziehung realisiert hat, manche Frau hat in dieser Zeit Nebenjobs ausgeübt, neue messbare Fähigkeiten entwickelt, Kurse besucht und/oder ihre Kenntnisse theoretisch vertieft, das ist von großem Vorteil. Grundsätzlich sollte die Bewerberin zu ihrer Familienzeit „stehen“, und diese darzustellen wissen, keinesfalls sollte sie damit verschämt hinter dem Berg halten. Ich erlebe immer wieder, dass Frauen sich dafür  schämen und sich als unattraktiv für den Arbeitsmarkt empfinden. Hier gilt es in jedem Fall mit mehr Selbstbewusstsein aufzutreten. Eine Bewerberin mit Kindern und einem guten sozialen Umfeld hat einer jungen Frau ohne Kinder manchmal einiges an Kenntnissen und Fähigkeiten voraus. Sicherlich ist es auch sinnvoll, die zeitlichen und persönlichen Möglichkeiten der Bewerberin abzuklopfen, damit der neue Beruf auch langfristig und mit Freude ausgeübt werden kann.

 

Prozess-Management Software – Lohnt sich der Kauf für Sie?

Mit der kontinuierlichen ansteigenden globalen Nutzung von Prozessmanagement-Software, unabhängig ob web-basiert oder anders, hat sich die Betriebsführung sehr gewandelt. Und mit steigenden Gemeinkosten für die meisten Unternehmen kann ein Wechsel zu einer automatisierten Prozessmanagement-Lösung ausschlaggebend sein –es kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg bedeuten.

Die Vorteile der Nutzung einer Prozessmanagement-Software

1. Flexibilität

Genau wie die Muskelflexibilität es dem menschlichen Körper ermöglicht, dynamisch zu funktionieren, ist ein Workflow-Managementwerkzeug ein Vorteil, auf Veränderungen zu reagieren, wann immer es notwendig ist. Viele Unternehmen können darauf nicht verzichten. Mit den sich immer verändernden Bedürfnissen von Unternehmen ist eine Echtzeit-Anpassungsfähigkeit ein wichtiger Aspekt, der nicht vernachlässigt werden darf.

Stellen Sie sich vor, Sie nutzen eine Excel-Anwendung für Ihre Personalabteilung, wie zum Beispiel für Personalinformationen, Gehälter, Arbeitspläne, Ziele und andere leistungsabhängige Daten anstelle einer automatischen Personalverwaltung Software, die die allgemeinen Personalbelange optimiert mit einem robusten Tracking, Berichterstattung und Analyse-Dashboard. Zudem kommt noch die Möglichkeit hinzu, Veränderungen mit nur wenigen Schritten anzupassen. Wenn Sie sich zwischen diesen beiden Systemen entscheiden müssen, wäre es kontraproduktiv, wenn Sie die Software nutzen würden, die viele Arbeitsstunden in Anspruch nehmen würde und zudem fehleranfällig ist.

 

2. Kundenzufriedenheit

Heutzutage verlangen Kunden aus allen sozialen Schichten nach Beteiligung. Daher ist die Kombination von Menschen und einem Geschäftsmanagement-Werkzeug, die die Leistungen von eigenständigem Web 2.0 Anwendungen hat – ein Blog zum Kommentieren zum Beispiel -, sichert die Zunahme und Beibehaltung von zufriedenen Kunden.

Die Fähigkeit eines Workflowmanagement-Systems, Sicherheitseinstellungen zu optimieren, ermöglicht es den Kunden, an Diskussionen teilzunehmen und dadurch die tiefliegende Bände zu knüpfen, was die Grundlage für Echtzeit-Kollaborationen ist und Kundenanpassung zu Zugang zu Informationen schafft.

 

3. Mitarbeiter-Ermächtigung

Das Personal ist das Rückgrat eines Unternehmens. Eine bevollmächtige Mitarbeiterschaft ist der Rahmen, in dem eine selbstmächtige Unternehmung aufgebaut ist. Daher ist es müßig zu sagen, dass die Qualität der Menschen innerhalb der Firma entscheidend dafür ist, ob Ziele erreicht werden oder nicht. Strukturiert, entwickelt und deutliche Unternehmensprozesse halten Menschen auf dem Laufenden und ermöglicht ihnen die Chance, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren und sicherzustellen, dass sie alles, was sie brauchen, an einem Ort bekommen.  Das wiederum spart Zeit und Frustration und sorgt für eine motivierte und allgemein zufriedene Mitarbeiterschaft.

 

4. Echtzeit-Einsicht

Ein weiterer Vorteil von Prozessmanagement-Systemen ist die Echtzeit-Einsicht. Da Vorgänge automatisiert sind und die Menschen bereits mit den kommenden Aufgaben vertraut sind hat das Management ein klares Bild, was aktuell vor sich geht. Sollte der Prozess zwischendurch aufgrund einer Änderung des anvisierten Endresultates adaptiert werden, ermöglicht die Transparenz des Systems allen Teilnehmern das sofortige Wissen darum und spart zahllose Gänge zu Meetings, um auf den neuesten Stand gebracht zu werden.

 

5. Einsparungen

Bei der Leitung eines Unternehmens, vor Allem im Anfangsstadium, ist die Kostenbegrenzung ein Faktor, der dringend bedacht werden muss. Allerdings ist das finanzielle Thema für viele Organisationen, bedingt durch die anspruchsvolle globale Wirtschaft läuft vielen Zeit davon, weitere Kosteneinschnitte durchzuführen, was schlussendlich mehr Schaden anrichten kann als Segen. Das schreit daher um eine Maximierung der Ausgaben, dass sich das Unternehmen bereits zuzieht.

Eine Strategie, die das anspricht ist das Verbinden von Prozessen, Workflow und Task Management Software mit einer Echtzeit-Analyse und Berichterstattung, vereint in einem Automations-Werkzeug, so wie das Comindware Workflow Tool, welches es den Mitarbeitern ermöglich, effektiv miteinander zusammenzuarbeiten und damit Unternehmen ihre Ziele innerhalb der vorgegebenen Zeit und des Budgets erreichen.

Homeoffice – Produktiv oder Urlaub?

Immer häufiger wird von Mitarbeiter die Möglichkeit genutzt von zuhause aus zu arbeiten.
Eine (scheinbar) lohnende Alternative, wenn man sich die steigenden Spritkosten, die Umweltbelastung und auch die im Stau verloren gegangene Zeit vor Augen führt.

Aber verleitet das heimische Umfeld nicht dazu eher eine oder zwei Pausen mehr zu machen als im normalen Büroalltag? Wenn man einigen Umfragen Glauben schenkt, ist das genau nicht der Fall.

Bei einigen Unternehmen konnte eine Produktivitätssteigerung von 35 Prozent beobachtet werden. Eine weltweite Umfrage zeigte, dass 65 Prozent der Befragten der Meinung waren, dass sich neben der Produktivität auch die Qualität ihrer Arbeit gesteigert hat.

Warum ist das so?

Zum einem liegt dies an der Chance, dass der Arbeitsalltag flexibel gestaltet werden kann. Ein Punkt, der vor allem für Familien ausschlaggebend ist, da der berühmte „Spagat“ zwischen Berufs- und Privatleben nicht notwendig ist.

Auch die wegfallenden Arbeitswege, inklusive nervenraubende Staus, tragen zur Steigerung der Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit bei. Allgemein wirkt sich die freie Gestaltung vom Start in den Tag, Aufgabenaufteilung, Pausen und Arbeitszeit positiv auf unsere Motivation aus.

Ein Punkt der zunächst nicht zwangsläufig als positiv erscheint ist der fehlende Kontakt zu anderen Mitarbeiten. Hierbei ist aber anzumerken, dass auch etliche Plausche auf dem Gang oder Plaudereien mit dem Kollegen zwischen Tür und Angel einem nicht mehr die Arbeitszeit stehlen.

Allerdings birgt Homeoffice auch einige Gefahren hinsichtlich Ablenkung und anderweitigen unproduktivem Zeitvertreib.

Um diesen vorzubeugen gilt es einige Grundsätze zu beherzigen:

  1. Arbeitsplatz bleibt Arbeitsplatz! Alle unnötigen Ablenkungen sollten hier verbannt werden, überladene Dekoration, viele Bilder, Fernseher etc. Auch sollte im heimischen Büro stets Ordnung herrschen.
  2. Konzentration! Facebook, Skype, Youtube sind alle Störfaktoren die die Produktivität einschränken und negativ beeinflussen.
  3. Planung! Eine Tagesordnung hilft oft unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden und darüber Zeit zu verlieren
  4. Auch wenn man von zuhause aus arbeitet ist es doch besser, wenn man nicht in Jogginghose vorm Laptop sitzt sondern sich wie gewohnt „zurecht macht“ bevor man sich an die Arbeit macht

Tatsache ist, dass nicht jeder für Homeoffice geeignet ist. Ein hohes Maß an Disziplin sowie Eigeninitiative sind notwendig um den fehlenden persönlichen Kontakt zu Kollegen und den erschwerten Informationsaustausch zu kompensieren.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, dann ist Homeoffice ein produktives und zugleich entspanntes alternatives Arbeitsplatzmodell.