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4. Wie organisiere ich meine Arbeit während meiner Auszeit

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Eine der Herausforderungen bei längeren Auszeiten ist die Regelung der Vertretung, kurz: Wer erledigt Ihre Arbeit, wenn Sie nicht da sind?

Auch in unseren Beratungsgesprächen zeigt sich oft, dass die größte Sorge der Arbeitgeberseite ist, wer während der Abwesenheit den Job übernehmen soll.

Dabei fehlt es zuweilen am Wissen, was genau der Mitarbeiter eigentlich macht, wie er seine Aufgaben erledigt und mit welchen Fristen. Sich mit diesem Thema auseinander zu setzen, ist also auch eine Chance für das Unternehmen, individuelles Wissen zu erfassen und zu strukturieren. Werden Sie als Arbeitnehmer mit dieser Frage konfrontiert, ist es von großem Vorteil, entsprechend darauf vorbereitet zu sein. Führen Sie eine Zeit lang eine genaue Aufstellung, womit Sie inhaltlich wie auch zeitlich an Ihren Arbeitstagen beschäftigt sind. Zerlegen Sie Ihre Arbeit in Einzelteile. Danach gruppieren Sie die verschiedenen Tätigkeiten nach Inhalten und überlegen:

  1. Warum erledige genau ich diese Aufgaben?
  2. Sind diese Aufgaben bei mir richtig platziert?
  3. Wer überträgt mir welche Aufgaben und aus welchem Grund?
  4. Habe ich sinnvolle Vorlaufzeiten?
  5. Muss diese Arbeit gemacht werden, oder ist es ein Relikt der Argumentation: „Das haben wir hier schon immer so gemacht“?
  6. Wer könnte an meiner Stelle fachlich und zeitlich diese Aufgaben übernehmen?
  7. Welche Vorteile ergeben sich daraus für den „übernehmenden“ Kollegen? (Zusatzqualifizierung, Wissenserweiterung, das „Recht“, seine Aufgaben für die Zeit seines Sabbaticals ebenfalls zu verteilen).
  8. Welche Chancen bieten sich für die zukünftige Aufgabenverteilung?

Sicher fallen Ihnen noch viel mehr Fragen dazu ein, wenn Sie erst einmal mit diesen Überlegungen begonnen haben.

Wir kennen natürlich auch einige der Ängste und Gründe, warum diesem Thema gerne aus dem Weg gegangen wird – es können sich Fragen ergeben wie: „Ist der Job, den ich mache, überhaupt wertschöpfend für das Unternehmen? Bin ich gar ersetzbar?“ Oder auch: „Wem sollte ich denn meine Expertenaufgaben übergeben, wenn ich hierfür der einzige Experte im Unternehmen bin?“

Wenn Sie feststellen, dass Sie wirklich der einzige Experte für Ihre Aufgaben im Unternehmen sind, dann ist es für das Unternehmen von größtem Interesse, dieses Wissen auf eine breitere Basis zu stellen. Schnellstmöglich! Erarbeiten Sie Vorschläge, wie und mit welchen Methoden Ihr Wissen auf Ihre Kollegen übertragen werden kann. Hilfe dafür finden Sie gegebenenfalls bei der Personalabteilung, der internen Trainingsabteilung oder im besten Fall beim Wissensmanager/ Knowledge Manager Ihres Unternehmens.

Wenn Sie für sich feststellen, dass Ihr Job ersetzbar ist, ist das natürlich erst einmal eine Erkenntnis, die Sie verdauen müssen. Daraus resultiert jedoch auch eine Chance: Überlegen Sie sich, wie Sie für Ihre Firma einen Wert schaffen! Seien Sie kreativ und egoistisch: Was macht Ihnen Spaß und schafft zudem einen Mehrwert? Wie kann sich Ihr Aufgabengebiet ändern? Was benötigen Sie dafür und welche Vorteile ergeben sich für das gesamte Unternehmen daraus? Ausgerüstet mit diesen Ideen sind Sie bestens vorbereitet für das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten.

Bei allen Planungen und Vorteilen, die Sie darlegen, bleiben Sie bitte realistisch: Natürlich wird es an der einen oder anderen Ecke zu einem Engpass kommen, natürlich bekommt durch Ihre Auszeit der ein oder andere Kollege eine Zusatzaufgabe. Diese Tatsachen zu verschweigen ist wenig hilfreich und kann unter Umständen im Kollegenkreis negativ aufgefasst werden. Es gilt jedoch, das Augenmerk von der Feststellung „Das ist so.“ auf die Frage „Ist es zumutbar?“ zu lenken. Denn so banal es klingen mag: Es gibt für alles eine Lösung!

Falls Sie Fragen, Anregungen oder Wünsche haben oder wir Ihnen beratend zur Seite stehen können – schreiben Sie uns eine Mail an: karrierefaktor@auszeitagentur.de

 

5 Fragen an: Kirsten Brennemann

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Kirsten Brennemann lebt und arbeitet seit 1995 in der Nähe von Zürich und war viele Jahre in verschiedenen Führungspositionen bei einer Schweizer Großbank tätig. 2009 hat sie sich als Business Coach und Karriereberaterin selbständig gemacht. Fundament für ihre Tätigkeit sind einerseits ihre beruflichen und persönlichen Erfahrungen und andererseits diverse Coaching Aus- und Weiterbildungen.
Sie unterstützt hauptsächlich Menschen, denen es um persönliche Weiterentwicklung, Burnout-Prävention und Stressmanagement oder um berufliche Neuorientierung geht, insbesondere nach einem Burnout.

 

1. Was sind Ursachen dafür, dass sich immer mehr Arbeitnehmer durch Ihren Beruf gestresst fühlen?

Aus meiner Sicht ist der Druck in der Arbeitswelt in den letzten Jahren deutlich gestiegen: Es wird heutzutage sehr hohe Effizienz und Produktivität gefordert, die Informationsflut durch E-Mail und andere neue Medien überfordert viele Arbeitnehmer und gleichzeitig ist die Arbeitsplatzsicherheit in vielen Berufsgruppen gesunken.

 2. Was sind typische Folgen von Stress?

Das lässt sich am besten erklären, indem wir einen Blick zurück auf unsere Entwicklungsgeschichte werfen: Früher waren wir sehr häufig mit lebensbedrohlichen Situationen konfrontiert. Wurden wir beispielsweise von einem Bär verfolgt, so war unser Körper sofort durch Stresshormone zu Höchstleistungen bereit: u.a. wurde das Denken reduziert (damit wir nicht lange überlegten, ob wir fliehen sollten), das Blut verdickte sich (für den Verletzungsfall), der Puls ging hoch, die Muskeln wurden angespannt, kurz: wir waren bereit zu kämpfen und zu fliehen. Ein Mechanismus, der für uns überlebenswichtig war.
Auch heute ist dieser Mechanismus für uns noch wichtig, wenn wir in lebensbedrohliche Situationen geraten, sei es durch einen Gefahrenmoment im Straßenverkehr, eine Bedrohung durch einen Angreifer etc. Wir können blitzschnell reagieren.
Damals wie heute normalisieren sich nach so einem Stress-Ereignis alle Körperfunktionen wieder: Der Hormonhaushalt, der die Stressreaktionen steuert, kommt durch die körperliche Aktivität in Form von Flucht oder Kampf und durch eine nachfolgende Ruhephase wieder in seine normale Balance.

 3. Wann wird Stress gefährlich – physisch und psychisch?

Wie schon zuvor erwähnt, ist Stress an sich völlig normal und ungefährlich. Heute kommen wir zwar nur noch selten in lebensbedrohliche Situationen, aber das Problem ist, dass Druck und Stress im Beruf immer noch dieselben Reaktionen im Körper auslösen können, wie der Bär vor hunderten von Jahren. Wie sehr wir Stress empfinden ist dabei sehr individuell.
Anders als damals fehlen uns aber heute oftmals angemessene Ruhe- und Erholungsphasen sowie körperliche Aktivitäten. Unser Körper gerät dadurch in Dauerstress, eine Belastung, die in dieser Form von der Natur nicht vorgesehen ist. Dies kann auch durch ständige Angst wie z.B. die Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes zusätzlich geschürt werden.
Die gefährlichen Folgen von langanhaltenden Stressphasen: der Hormonhaushalt kann nachhaltig aus der Balance geraten und dies kann zu physischen und/oder psychischen Störungen führen. Beispiele: Gedächtnis- und Schlafprobleme, psychosomatische Störungen wie Rückenprobleme (auch Bandscheibenvorfall), erhöhte Infektionsanfälligkeit, Aggressivität und depressive Verstimmung. Im fortgeschrittenen Stadium neigen sehr gestresste Menschen außerdem dazu (noch) mehr zu arbeiten, da sie versuchen ihre nachlassende Produktivität zu kompensieren. Und dann beginnt ein Teufelskreislauf.

4. Ich fühle mich überfordert, gestresst und denke den aktuellen Anforderungen meines Berufes nicht mehr lange standhalten zu können – Wie spreche ich ein solches Problem meinem Vorgesetzen gegenüber am besten an?

Solange Sie nur erste Anzeichen spüren, macht es Sinn, dass Sie Ihre Arbeitslast mit dem Vorgesetzten anschauen: Fragen Sie, welche Tätigkeiten Sie priorisieren sollen, was verschoben werden kann suchen Sie nach Möglichkeiten Arbeiten zu delegieren. Klären Sie genau ab, was Ihr Vorgesetzter von Ihnen tatsächlich erwartet. Gerade Burnout-gefährdete Personen neigen oftmals dazu, mehr zu liefern, als tatsächlich von Ihnen erwartet wird.
Sind Sie schon im fortgeschrittenen Stadium so empfehle ich zunächst ein Beratungsgespräch mit einer Fachperson (Hausarzt, Psychologe, Coach) über das individuelle Vorgehen, auch was das Gespräch mit dem Chef angeht. Sollte die Beratung unbefriedigend sein, ist eine Zweitmeinung sinnvoll.
Nur wenn wirklich ein sehr gutes Vertrauensverhältnis zum Vorgesetzten besteht, würde ich ihn in dieser Phase direkt und offen ansprechen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Ihnen die Stärke, dass Sie Ihre Grenzen kennen und anerkennen, schnell mal als Versagen oder Schwäche ausgelegt wird und Sie sich damit ins berufliche Abseits bringen.

 5. Was kann man im Alltag tun um Stress zu reduzieren?

 Es ist wichtig, den Stresspegel im Körper durch Ruhephasen, Auszeiten und durch Bewegung zu reduzieren. Am besten eignet sich dafür natürlich die Freizeit. Aber man kann beispielsweise auch Pausen für einen Spaziergang ums Bürogebäude nutzen. Kontraproduktiv ist es hingegen, die Mittagspause ganz ausfallen zu lassen. Darüber hinaus sollte man versuchen Druck und äußere Stressauslöser  zu reduzieren: z.B.  lernen „Nein“ zu sagen, Aufgaben delegieren und die tatsächliche Erwartung des Chefs klären.
Um den hausgemachten Stress zu reduzieren, hilft es, den eigenen Perfektionismus und die eigenen „Glaubensätze“ die uns zu Höchstleistungen antreiben, zu hinterfragen. Typische Beispiele für solche Glaubenssätze: “Ich muss alles alleine schaffen“, „Ich werde nur anerkannt, wenn ich hart arbeite“ oder „Ohne Fleiß kein Preis“. Das ist natürlich leichter gesagt als getan, aber es lohnt sich, der Gesundheit zuliebe daran zu arbeiten, denn die langfristigen gesundheitlichen Schäden durch Dauerstress können immens sein.

5 Fragen an: Sabine Kanzler

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Sabine Kanzler begann ihre berufliche Tätigkeit als Pädagogin in verschiedenen Beratungseinrichtungen. 1991 kam sie mit dem Thema „Berufliche Neuorientierung“ in Berührung. Seither ist sie als Coach und Outplacementberaterin im beruflichen Umfeld tätig: bei der Bewältigung beruflicher Veränderungen, beim Erkennen persönlicher Potenziale, beim konstruktiven Umgang mit Krisen, bei der Suche nach einem neuen Job und bei Fragen der Kommunikation. Ihre Erfahrungen sind branchen- und hierarchieübergreifend und können sowohl dem hoffnungsfrohen Berufsanfänger, wie der erfahrenen Führungskraft weiterhelfen. Mehr Informationen zu Sabine Kanzler und Ihrer Arbeit finden Sie auf www.Kanzler-Coaching.de.

 

1. Welche Veränderungen bezüglich des Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnisses nehmen Sie auf dem Arbeitsmarkt innerhalb der letzten Jahre wahr und erwarten Sie für die Zukunft?

Voraus geschickt sei die Tatsache, dass es das typische Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnis ja gar nicht gibt – und damit auch nicht nur einen Arbeitsmarkt. Außerdem unterscheiden sich Unternehmen und ihre Anforderungen an Mitarbeiter.
Vereinfacht gesagt: Es gibt einen Arbeitsmarkt für fachlich gut ausgebildete Mitarbeiter, die sich durch aktuelle und „anwendbare“ Kenntnisse auszeichnen und die schnell und problemlos die anstehenden Aufgaben übernehmen können. Daneben bringen sie Sozialkompetenz mit – in diesem Zusammenhang eine Mischung aus Leistungsbereitschaft, Anpassungsfähigkeit an wechselnde Situationen, ein angemessenes Maß an Individualität und Pragmatismus etc. Die werden gesucht und erleben eine vergleichsweise hohe Wertschätzung. Schlecht ausgebildete Mitarbeiter oder auch Menschen mit einem Studium, bei dem die Anwendungsmöglichkeiten nicht deutlich sichtbar sind, müssen sich sehr bemühen, die Aufmerksamkeit auf sich zu lenken. Wer dazu noch eine etwas „schwierige Persönlichkeit“ mitbringt, der hat es doppelt schwer.
Ich erwarte nicht, dass sich hier etwas entscheidend ändern wird.

 2. Bewerten Sie diese Veränderungen als positiv oder negativ?

Weder noch, da bin ich ganz pragmatisch. Es ist, wie es ist und als Arbeitnehmer muss man lernen, damit umzugehen und sich drauf einzustellen.

 3. Wann sollte ein Arbeitnehmer über eine berufliche Neuorientierung nachdenken?

 Am besten dann, wenn kein Handlungsdruck besteht, wenn man sich aus gesicherter Position heraus verändern will. Denn nur dann ist man frei in seinen Entscheidungen und Verhandlungen um Arbeitsbedingungen und Gehalt, nur dann kann man Firmenvertretern wirklich einigermaßen auf Augenhöhe begegnen. Meiner Erfahrung nach machen sich dann nur die Gedanken, die gerne richtig Karriere machen würden. Das Gros wartet, bis ein Anstoß von außen kommt: wenn man sich unwohl fühlt, beispielsweise oder wenn Stellen im Unternehmen abgebaut werden.

 4. Wie sollte er diese Neuorientierung angehen?

Er sollte mit einer gründlichen Bestandsaufnahme seiner beruflichen Vergangenheit beginnen: Was habe ich gemacht? Welche Ergebnisse habe ich erzielt? Über welche Kenntnisse verfüge ich? Wie aktuell sind die? Das sind im Groben die Fragen, die man bearbeiten sollte. Und man sollte ebenso ehrlich für sich feststellen, wo die eigenen Defizite liegen – und sich dann daran machen, die zu beheben. Auch wichtig und hilfreich ist es, die eigene Wahrnehmung von sich selbst durch ein Feedback von außen zu überprüfen!

Erst, wenn dieser Teil erledigt ist, sollte man sich auf die Suche nach einer neuen Stelle machen. Wenn man sie gefunden hat, folgt das Übliche: Anzeigenanalyse, Unterlagen auf das Anforderungsprofil hin erstellen, dabei von der Position des Arbeitgebers her denken! Sie wissen schon, die Sache mit dem Wurm, der dem Fisch und nicht dem Angler schmecken muss!

 5. „Warum wollen Sie Ihrer aktuellen Beschäftigung nicht weiter nachgehen?“ – wie beantworte ich diese Frage im Bewerbungsgespräch, ohne in Fettnäpfchen zu treten?

Dazu lässt sich so allgemein als Tipp gar nichts sagen, denn phrasenhafte Schwindeleien (man sagt etwas, weil es gut klingt!) werden schnell entlarvt als das, was sie sind: Phrasen! Wichtig ist, deutlich zu machen, dass man zur neuen Aufgabe hin und nicht in erster Linie von seinem alten Job weg will oder gar muss.

 

5 Fragen an: Stefan Knoll

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Als Entwickler, Trainer und Coach begleitet und unterstützt Stefan Knoll Unternehmen und Privatpersonen bei Entwicklungsprozessen: Es gilt dabei, den Anforderungen des beruflichen und privaten Alltags zu begegnen und dabei seine Bedürfnisse nicht aus den Augen zu verlieren. Unternehmen, die diesen Prozess begleiten und fördern, erwerben gute Mitarbeiter und schaffen ein Umfeld, in dem sich Menschen wohlfühlen und ihre Stärken gezielt einbringen können. Bei diesem Prozess unterstützt Stefan Knoll sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen.

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