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4. Wie organisiere ich meine Arbeit während meiner Auszeit

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Eine der Herausforderungen bei längeren Auszeiten ist die Regelung der Vertretung, kurz: Wer erledigt Ihre Arbeit, wenn Sie nicht da sind?

Auch in unseren Beratungsgesprächen zeigt sich oft, dass die größte Sorge der Arbeitgeberseite ist, wer während der Abwesenheit den Job übernehmen soll.

Dabei fehlt es zuweilen am Wissen, was genau der Mitarbeiter eigentlich macht, wie er seine Aufgaben erledigt und mit welchen Fristen. Sich mit diesem Thema auseinander zu setzen, ist also auch eine Chance für das Unternehmen, individuelles Wissen zu erfassen und zu strukturieren. Werden Sie als Arbeitnehmer mit dieser Frage konfrontiert, ist es von großem Vorteil, entsprechend darauf vorbereitet zu sein. Führen Sie eine Zeit lang eine genaue Aufstellung, womit Sie inhaltlich wie auch zeitlich an Ihren Arbeitstagen beschäftigt sind. Zerlegen Sie Ihre Arbeit in Einzelteile. Danach gruppieren Sie die verschiedenen Tätigkeiten nach Inhalten und überlegen:

  1. Warum erledige genau ich diese Aufgaben?
  2. Sind diese Aufgaben bei mir richtig platziert?
  3. Wer überträgt mir welche Aufgaben und aus welchem Grund?
  4. Habe ich sinnvolle Vorlaufzeiten?
  5. Muss diese Arbeit gemacht werden, oder ist es ein Relikt der Argumentation: „Das haben wir hier schon immer so gemacht“?
  6. Wer könnte an meiner Stelle fachlich und zeitlich diese Aufgaben übernehmen?
  7. Welche Vorteile ergeben sich daraus für den „übernehmenden“ Kollegen? (Zusatzqualifizierung, Wissenserweiterung, das „Recht“, seine Aufgaben für die Zeit seines Sabbaticals ebenfalls zu verteilen).
  8. Welche Chancen bieten sich für die zukünftige Aufgabenverteilung?

Sicher fallen Ihnen noch viel mehr Fragen dazu ein, wenn Sie erst einmal mit diesen Überlegungen begonnen haben.

Wir kennen natürlich auch einige der Ängste und Gründe, warum diesem Thema gerne aus dem Weg gegangen wird – es können sich Fragen ergeben wie: „Ist der Job, den ich mache, überhaupt wertschöpfend für das Unternehmen? Bin ich gar ersetzbar?“ Oder auch: „Wem sollte ich denn meine Expertenaufgaben übergeben, wenn ich hierfür der einzige Experte im Unternehmen bin?“

Wenn Sie feststellen, dass Sie wirklich der einzige Experte für Ihre Aufgaben im Unternehmen sind, dann ist es für das Unternehmen von größtem Interesse, dieses Wissen auf eine breitere Basis zu stellen. Schnellstmöglich! Erarbeiten Sie Vorschläge, wie und mit welchen Methoden Ihr Wissen auf Ihre Kollegen übertragen werden kann. Hilfe dafür finden Sie gegebenenfalls bei der Personalabteilung, der internen Trainingsabteilung oder im besten Fall beim Wissensmanager/ Knowledge Manager Ihres Unternehmens.

Wenn Sie für sich feststellen, dass Ihr Job ersetzbar ist, ist das natürlich erst einmal eine Erkenntnis, die Sie verdauen müssen. Daraus resultiert jedoch auch eine Chance: Überlegen Sie sich, wie Sie für Ihre Firma einen Wert schaffen! Seien Sie kreativ und egoistisch: Was macht Ihnen Spaß und schafft zudem einen Mehrwert? Wie kann sich Ihr Aufgabengebiet ändern? Was benötigen Sie dafür und welche Vorteile ergeben sich für das gesamte Unternehmen daraus? Ausgerüstet mit diesen Ideen sind Sie bestens vorbereitet für das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten.

Bei allen Planungen und Vorteilen, die Sie darlegen, bleiben Sie bitte realistisch: Natürlich wird es an der einen oder anderen Ecke zu einem Engpass kommen, natürlich bekommt durch Ihre Auszeit der ein oder andere Kollege eine Zusatzaufgabe. Diese Tatsachen zu verschweigen ist wenig hilfreich und kann unter Umständen im Kollegenkreis negativ aufgefasst werden. Es gilt jedoch, das Augenmerk von der Feststellung „Das ist so.“ auf die Frage „Ist es zumutbar?“ zu lenken. Denn so banal es klingen mag: Es gibt für alles eine Lösung!

Falls Sie Fragen, Anregungen oder Wünsche haben oder wir Ihnen beratend zur Seite stehen können – schreiben Sie uns eine Mail an: karrierefaktor@auszeitagentur.de

 

2. Zeit- und Finanzplanung

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Zeit und Geld sind abhängig von der Wahrnehmung. Wir haben alle die gleiche Zeit zur Verfügung. Jeder Tag hat für jeden von uns dieselbe Anzahl Stunden, Minuten und Sekunden. Wie lange jeder Einzelne im Voraus für seine Auszeitplanung benötigt, hängt zudem stark davon ab, welche Auszeitdauer gewollt ist, welche persönlichen Verpflichtungen existieren. Als Faustregel der AuszeitAgentur aber gilt: Dauer der Auszeit ist mindestens auch die Zeit, die für die Planung benötigt wird.

Des Weiteren hängt die zeitliche Organisation auch damit zusammen, wie die Auszeit gestaltet wird. Für eine Weltreise mit etlichen Stationen werden Visa benötigt und Impfungen. Eventuell geben Sie Ihre Wohnung auf oder wollen diese untervermieten – zur Info: laut BGB hat der Mieter unabhängig von der Dauer des Mietverhältnisses eine Kündigungsfrist von drei Monaten einzuhalten, eine kürzere Frist kann jedoch vertraglich vereinbart werden!

Auch spielen Mindestvertragslaufzeiten und Kündigungsfristen z.B. beim Telefonanbieter, von Abonnements oder Mitgliedschaften eine Rolle. Während man z.B. bei Sportspaß Hamburg, einem der größten Turnvereine Deutschlands, die Mitgliedschaft quartalsweise kündigen kann, ist die Mitgliedschaft im Fitness-Studio eines Frankfurter Turn- und Sportvereins nur jährlich kündbar. Manche Verträge können Sie auch für eine bestimmte Zeit ruhen lassen und nach Ihrer Rückkehr wieder aktivieren.

Um sich hier einen detaillierten Überblick zu verschaffen, ist es gut, sich frühzeitig eine Liste mit allen vertraglichen Verpflichtungen sowie deren Vertragsbedingungen anzulegen. Diese Liste ist übrigens auch hilfreich und sinnvoll, wenn Sie keine Auszeit planen!

Leider haben wir nicht alle die gleichen finanziellen Möglichkeiten. Auch ist – bei gleichem Kontostand – für den einen eine Summe von 5.000€ ein Vermögen, für den anderen sind es die berühmten „Peanuts“.

Ihre persönliche Finanzplanung hängt zum einen davon ab, welche finanziellen Verpflichtungen während der Auszeit ruhen oder ausgesetzt werden können und welche unbedingt weiterlaufen müssen.

Ein anderer Aspekt für die persönliche Finanzplanung sind natürlich die Kosten der Auszeit selbst.

Neben den Kosten für die Kranken- und Haftpflichtversicherung können Reisekosten, Kosten für Unterkunft und Verpflegung, Kosten für kulturelle Unternehmungen oder Organisationen, Kosten für Weiterbildung etc. entstehen. Auch diese hängen wiederum davon ab, wie lange die Auszeit dauern wird, ob Sie zu Hause bleiben oder die häufig gewünschte Weltreise verwirklichen, in welchen Ländern dann Station gemacht wird, ob zwischendurch gegen Kost & Logis mitgearbeitet wird etc. Und letztendlich entscheiden Sie, wie komfortabel Sie Ihre Auszeit verbringen möchten: Zelt oder Hotel, Flug oder Fahrrad, Spaghetti aus der Dose oder 3-Gänge-Menü.

Egal, wofür Sie sich entscheiden, eine Cirkakalkulation vorab ist kein „Hexenwerk“. Allerdings je konkreter Ihre Wünsche und Vorstellungen sind, desto präziser können die Kosten im Vorfeld eruiert werden. Für den ersten Überblick über das normale monatliche Budget gibt es diverse kostenfreie Excel-Vorlagen im Internet. Diese können dann passgenau an Ihre individuellen Planungen und Wünsche angepasst werden. Eine sehr detaillierte Version finden Sie z.B. hier.

Nachfolgend ein paar kleine Tipps:
1. Ein separates Konto anlegen und zu Beginn des Monats einen festen Betrag einzahlen. Was nicht auf Ihrem Girokonto ist und beim täglichen Leben nicht fehlt, wird in der Regel auch nicht vermisst. Suchen Sie sich eine Bank, die auch Bargeldabhebungen am Automaten mit einer Kreditkarte weltweit kostenlos anbietet. So haben Sie gleich auch Ihre Reisekasse organisiert.

2. Aufräumen und Kleingeld verdienen: es gibt inzwischen diverse Anbieter, die gebrauchte Bücher, Handys, DVDs zu Festpreisen aufkaufen. Dabei werden Sie keine Reichtümer verdienen, haben aber den positiven Nebeneffekt, dass Sie sich von unnützen oder nicht mehr benötigten Dingen trennen. Falls Sie planen, Ihre Wohnung aufzugeben, ist diese Maßnahme auch der erste Schritt in diese Richtung. Anbieter wie Momox oder Amazon Marketplace finden Sie im Internet unter den Suchbegriffen Verkaufsportale oder Rebuy. Auch Ihre getragene (oder nie getragene) Kleidung lässt sich noch zu Geld machen: Anbieter wie kleiderkreisel.de finden Sie im Internet. Eine kleine Warnung für Flohmarktfreaks: achten Sie darauf, dass Sie nicht mehr kaufen als verkaufen. Diese Versuchung entfällt bei den Verkaufsportalen im Netz.

3. Sie können Ihr Auto oder ein Zimmer privat vermieten und dabei für die Auszeit-Kasse sparen. Inzwischen gibt es sogar privates Car-Sharing wie z.B. die Anbieter Tamyca und Autonetzer. Privatzimmer lassen sich inzwischen weltweit über z.B. Airbnb oder Wimdu anbieten.


Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen und Meinungen mit. Wir freuen uns über jede Zuschrift unter karrierefaktor@auszeitagentur.de.

5 Fragen an: Daniela Scholl

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Daniela Scholl ist Mitinhaberin der Frankfurter AuszeitAgentur. Sie gibt Ihnen Impulse für Ihre Auszeit-Gestaltung: vielfältige Möglichkeiten wurden gesichtet, Kontakte aufgebaut, Angebote entwickelt. Sie haben den Wunsch, Ihren persönlichen Alltag für eine Weile hinter sich zu lassen? Daniela Scholl begleitet Sie bei der Organisation und Umsetzung Ihrer Auszeit.

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