5 Fragen an: Jürgen Kurz

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Jürgen Kurz ist Deutschlands „Effizienzprofi“ (Spiegel Online). Als Geschäftsführer der tempus GmbH berät er Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen. In seinen beiden Bestsellern „Für immer aufgeräumt“ und „Für immer aufgeräumt – auch digital“ bietet er zahlreiche Tipps, Checklisten und hilfreiche Praxisbeispiele zum Thema Ordnung und Arbeitseffizienz. Hier erfahren Sie, mit welchen Schritten Sie Papiertürme und ein überquellendes E-Mail-Postfach vermeiden und warum es sich lohnt aufzuräumen.

 

1. Welche Verantwortung haben Arbeitgeber für die richtige Organisation des Arbeitsalltages ihrer Arbeitnehmer?

Eine optimale Arbeitsorganisation ist sowohl Aufgabe des Arbeitnehmers wie auch des Arbeitgebers. Denn beide Seiten haben einen Nutzen, wenn der Mitarbeiter schneller und effizienter arbeitet. Weniger Stress führt zu weniger Suchzeiten. Auch wieder ein Effekt der beiden nutzt.

2. Welche Vorteile hat ein „aufgeräumter Arbeitsalltag“ neben Zeitersparnis noch?

Die größte Herausforderung des modernen Büroarbeiters besteht darin, dass er sich in Sekundenschnelle auf unterschiedlichste Themen einstellen muss. Wenn er sich leicht auf eine Aufgabe konzentrieren kann, die anderen Dinge aber wenn nötig genauso schnell findet, dann reduziert das den Stresslevel. Außerdem passieren weniger Fehler, wenn der Mitarbeiter einen freien Schreibtisch hat und nicht von anderen Dingen abgelenkt wird.

3. Welche Elemente sind für eine erfolgreiche Ordnung im Unternehmen am wichtigsten?

Basis jeglicher Ordnung ist der aufgeräumte Schreibtisch und der systematisch geordnete Computer. Nur wenn jeder Mitarbeiter seinen Schreibtisch und seine Arbeitslast im Griff hat, kann man sinnvoll und effizient zusammenarbeiten. Ausgehend von den organisierten Arbeitsplätzen können dann ganze Abteilungen optimiert werden – mit übergreifenden Themen wie beispielsweise die gemeinsame EDV-Ablage oder das Besprechungsmanagement. Anschließend werden die unternehmensweiten Prozesse in den Blick genommen.

4. Warum erhöht eine verbesserte Ordnung die Mitarbeiterzufriedenheit?

Niemand sucht gerne. Suchzeiten betragen laut aktuellen Studien bis zu 13 % der Arbeitszeit. Die kann man nahezu komplett einsparen. Ordentliche Arbeitsplätze und insbesondere optimierte Strukturen führen zu weniger Rückfragen von Kollegen. Mitarbeiter können sich also mehr auf ihre Arbeit konzentrieren und die nervigen Störungen entfallen.

Außerdem wirkt ein aufgeräumter Arbeitsplatz professionell. Mitarbeiter, die mit einem ordentlichen Schreibtisch signalisieren, dass sie ihr Arbeitspensum im Griff haben, werden bei einer Beförderung bevorzugt. Wenn das nicht zur Zufriedenheit beiträgt …

5. Worauf sollte jeder einzelne Arbeitnehmer achten, um seinen Alltag ordentlicher zu organisieren?

Ganz wichtig ist, den Posteingang zu verarbeiten und nicht zu sichten – sei es in Form von Papier oder digital. Bitte also nicht die Dinge, die man später erledigen möchte auf den Stapel legen, sondern sofort nach einem der folgenden 5 Kriterien verarbeiten:

1. Wegwerfen/Löschen,

2. Weitergeben/Weiterleiten,

3. Ablegen/Archivieren,

4. Erledigen oder

5. Terminieren.

Einen Selbsttest, mit dem Sie herausfinden, wie es um Ihre digitale Ordnung und Effizienz bestellt ist, gibt es hier: www.für-immer-aufgeräumt.de/selbsttest. Probieren Sie es aus!

5 Fragen an: Iris Schöberl

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Bis zu meinem Burn-Out im Jahr 2011 war ich als Rating-Spezialistin für die BayernLB tätig. Diese Tätigkeit hat mich letztlich in ein Burn-Out-Syndrom geführt, welches ich mit professioneller Hilfe nun (im Jahr 2014) erfolgreich überwunden habe. Ich habe gelernt, dass verantwortungsvolles Arbeiten und leistungsangetriebenes Leben auch Spass machen kann, wenn man die Rahmenbedingungen zu seinen Vorteilen ändert. Deshalb habe ich einen ersten Schritt getan und ein Buch über mein Thema Burn-Out („Leiden aus Leidenschaft“)  geschrieben. Ein weiterer Teil mit konkreten Hilfen ist in Arbeit und wird voraussichtlich im Herbst in den Buchhandel kommen.

1. Die Work-Life-Balance findet immer mehr Beachtung, Arbeitsbedingungen verbessern sich, moderne Technik macht flexible Arbeitszeiten möglich. Warum fühlen sich trotz dieser Entwicklung immer mehr Arbeitnehmer gestresst und überfordert?

In der Tat wird derzeit von vielen Unternehmen und arbeitnehmerfreundlichen Einrichtungen sowie der Politik die Verbesserung der Work-Life-Balance propagiert. Dennoch gibt es eine große Diskrepanz zwischen dem Wunsch nach Verbesserung und den tatsächlichen Gepflogenheiten in den Unternehmen. Durch den Trend zur ständigen mobilen Erreichbarkeit des Arbeitnehmers, von dem erwartet wird, dass er überall zu jeder Uhrzeit für seine Vorgesetzen erreichbar sein muss, wird die flexible Arbeitszeit ad absurdum geführt. Der Mitarbeiter ist nicht „freier“ geworden, sondern zum Sklaven der modernen Technik geworden. Die Umstellung auf die ständige Bereitschaft fordert zur Zeit hohen Tribut von Mensch und Wirtschaft.

2. Kurze Stressphase oder Gefahr des Burn Outs: Wie erkenne ich den Unterschied?

Burn-Out erkennt man an dem Zusammenspiel vieler einzelner Punkte über einen längeren Zeitraum

  • keine nachhaltige und vollständige Erholung nach Wochenenden und/oder Urlauben
  • ständige Gereiztheit
  • Zurückzug vom sozialen Leben
  • Ständige „unnatürliche“ Müdigkeit
  • Wunsch nach Beendigung der derzeit herrschenden Situation

Weitere Informationen hierzu lesen Sie bitte in meinem Buch: „Leiden aus Leidenschaft“ nach, welches ich im Kindle-Shop von Amazon veröffentlicht habe.

3. Wie wichtig sind Aspekte wie gesunde Ernährung und ausreichend Bewegung um ein Burn Out vorzubeugen?

Generell ist gesunde Ernährung und ausreichende Bewegung gut für den Menschen in jeder Lebenssituation. Alleine reichen diese Punkte sicher nicht aus, um eine Burn-Out zu verhindern. Dennoch unterstützen sie den Genesungsprozess, wenn man Burn-Out Syndrome aufzeigt.

4. Was kann ich außerdem tun, um mein Stresslevel am Arbeitsplatz zu verringern?

Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten. Gehen Sie offensiv mit dem Thema um. Sie werden sehen, dass nicht nur Sie, sondern viele in Ihrem Umfeld ebenfalls an einer Überarbeitung und hohem Stress leiden. Sprechen Sie mit Ihrem Betriebsarzt. Möglicherweise haben Sie die Chance, gemeinsam mit Kollegen und Vorgesetzten das Klima in Ihrem Unternehmen zu ändern.

5. Wenn es schon zu spät ist: Ich fühle mich leer und ausgebrannt – Wie komme ich hier wieder raus?

Erste Schritte nach dem Erkennen sind:

  • gehen Sie zum Arzt Ihres Vertrauens!
  • Sprechen Sie die Situation an und bitten ihn um professionelle Hilfe!
  • Ihr Arzt wird Ihnen in der Regel medizinische Unterstützung bieten können, oder Sie an entsprechende Einrichtungen vermitteln.

Seien Sie sicher, dass wenn Sie den ersten Schritt in diese Richtung eingeschlagen haben, dann haben Sie bereits den schwersten Schritt getan. Denn die Erkenntnis, dass man in einem Burn-Out steckt und nicht mehr „funktioniert“ ist möglicherweise das Schwerste, was Sie bisher erlebt haben.

5 Fragen an: Birgit Henke

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Birgit Henke ist Coach für Stressmanagement, Entspannungstechniken und Autorin. Sie begleitet Personen auf dem Weg zu einer gesunden Lebensweise, indem Sie je nach ihren individuellen Lebensumständen Möglichkeiten aufzeigt, auch im Alltag  wieder schlank, vital und leistungsfähig zu werden, einfache aber effektive Entspannungstechniken einzubauen und aktives Stressmanagement zu betreiben. Ihren Fokus hat sie dabei vor allem auf berufstätige Personen ausgerichtet, denn gerade dieser Personenkreis ist aufgrund immer höherer Anforderungen, Zeitmangel  und Flexibilität besonders gefährdet. Dazu hat Birgit Henke individuelle Onlinekurse entwickelt. Sie begleitet Ihre Kunden auf dem Weg zu mehr Vitalität und Wohlbefinden gern auch in telefonischen Coachingstunden.

1. Jährlich entstehen der deutschen Volkswirtschaft durch krankheitsbedingte Ausfälle von Arbeitnehmern Kosten in Milliardenhöhe. Wie können Firmen diese Verluste reduzieren?

Es ist mittlerweile wissenschaftlich mehrfach erwiesen, das Arbeit und Gesundheit sehr eng miteinander verbunden sind.
Es reicht heute also nicht mehr aus nur auf Gefahren – und Unfallquellen hinzuweisen oder dem Mitarbeiter einen Anreiz zu verschaffen, regelmäßig ins Fitnessstudio zu gehen.
Die Unternehmen haben es heute mehr oder weniger selbst in der Hand wie „gesund“ ein Mitarbeiter ist. Ich denke, eine betriebliche Gesundheitsförderung hat nur dann langfristig Erfolg, wenn diese direkt in das Managementsystem des  Unternehmens integriert ist. Schließlich hängen Fehlzeiten von zahlreichen Faktoren ab, sie erfordern also ein vernetztes ganzheitliches Denken.
Das Fördern gesundheitsgerechter Bedingungen für den Arbeitsplatz ist demzufolge genauso wichtig wie das gesundheitsgerechte Verhalten am Arbeitsplatz. Es nützt nichts, wenn sich der Mitarbeiter beispielsweise in Eigenregie das Wissen über Stressbewältigungsstrategien angeeignet, diese aber aufgrund schlechter Arbeitsorganisation, Ignoranz in der Führungsetage und ständiger Erreichbarkeit nicht aktiv anwenden kann. Ein weiterer  wichtiger Faktor ist eine gesundheitsgerechte Verpflegung am Arbeitsplatz und Bewegung. Auch hier vermag man schon sehr viel in den alltäglichen Arbeitsablauf integrieren.

Zusammengefasst kann man sagen, dass Maßnahmen wie Gesundes Betriebsklima, Gesundheitsorientierte Führung durch das Unternehmensmanagement, Gesunde Arbeitsorganisation im Unternehmen, Gesundheitsfördernde Verpflegung am Arbeitsplatz und Bewegung für einen dauerhaften Erfolg stehen. 

2. Welche Berufe sind besonders anfällig für krankheitsbedingte Ausfälle.

Die gesetzlichen Krankenkassen haben in einer Statistik erfasst, dass ca. rund 70% der krankheitsbedingten Fehlzeiten auf 5 Krankheitsgruppen entfallen. Darunter fallen Erkrankungen des Bewegungsapparates, der Atemwege, Verletzungen, physische Erkrankungen und Herz-Kreislauferkrankungen. Arbeitnehmer die schwer körperlich arbeiten sind  besonders anfällig, was den Bewegungsapparat betrifft, aber auch diejenigen die einer überwiegenden sitzenden Tätigkeit nachgehen fallen u.a. in diese Kategorie.
Über psychische Beschwerden, berichten häufig  diejenigen die außerhalb der normalen Arbeitszeit arbeiten oder Probleme haben, Beruf und Freizeit zu trennen. Aber auch diejenigen die lange Anfahrtswege zur Arbeit zurücklegen müssen, die ständig erreichbar sind oder  immer am oberen Limit arbeiten sind großen psychischen Belastungen ausgesetzt. Auch Call Center Mitarbeiter und Berufe der Krankenpflege reihen sich hier ein.

3. Was kann jeder Arbeitnehmer im Alltag selber tun, um trotz Druck und Stress gesund zu bleiben?

Zunächst einmal muss jedem bewusst werden, dass Gesundheit auch Eigenverantwortung ist, Verantwortung wie wir unser Leben führen.
Dazu zählen neben einer ausgewogenen, gesunden Ernährung auch Bewegung und das Wissen darüber, welche Faktoren bei dem Einzelnen Stress auslösen. Nur so können diese dann langfristig gezielt minimiert und ausgeschaltet werden.
Wichtig ist zu lernen, Prioritäten zu setzen, sich Freiräume zu schaffen, dass heißt auch mal Nein sagen können. Auch das Delegieren von Aufgaben und ein aktives aber sinnvolles Zeitmanagement helfen Stressfaktoren zu minimieren.
Da Stress jedoch sehr individuell wahrgenommen wird, ist auch das Managen von Stress sehr komplex und individuell. Hier muss wirklich jeder für sich ein aktives Stressmanagement betreiben.

4. Wie wichtig sind ausgleichende Aktivitäten wie Sport neben der Arbeit?

Bewegungsmangel steht an 5. Stelle der führendsten Risikofaktoren an Sterbefällen in Deutschland. Das zeigt deutlich, dass Bewegung äußerst wichtig ist, um gesund und fit zu bleiben. Zudem ist Bewegung ideal um Stress abzubauen.
Die positiven Effekte, die sich bei ausreichender und regelmäßiger Bewegung einstellen, werden auch die letzten Bewegungsmuffel überzeugen. So wird die Durchblutung von Gehirn und Muskeln gefördert, so dass die Leistungsfähigkeit wieder erhöht ansteigt, verspannte Muskeln lockern sich – Rückenschmerzen und Kopfschmerzen lassen nach,  es stellt sich eine allgemeine geistige und körperliche Frische und Vitalität ein.
Dabei ist es so ziemlich egal, wie wir uns Bewegung verschaffen. Wichtig ist, dass die Muskeln aktiviert werden, der Puls ansteigt und der Stoffwechsel auf Touren kommt. Das kann man schon morgens in den Alltag integrieren, indem man beispielsweise mit dem Rad ins Büro fährt oder die Treppen in die 5. Büroetage nimmt. Genauso gut kann man auch dem typischen Mittagstief davonlaufen, indem man nach einem gesunden Snack einen zügigen Spaziergang macht. Der positive Nebeneffekt dabei ist, dass man wieder fit und erfrischt an die noch zu erledigenden Aufgaben herangeht.

5. Welche weitere Entspannungstechniken empfehlen Sie bei Stress im Beruf?

Generell empfehle ich Techniken, die man recht schnell erlernen  und in jeder Situation anwenden kann.
Bewährt haben sich verschiedene Atem- und Augenübungen wie „der Blick in die Ferne“ oder die „verzögerte Atmung“. Die verzögerte Atmung ist eine Variante um schnell Stressreaktionen und Müdigkeit abzubauen. Hierbei sitzt man aufrecht und locker, die Füße auf den Boden gestellt. Die Handflächen liegen auf den Oberschenkeln und die Augen sind geschlossen. Nun atmet man normal ein und sofort langsam wieder aus. Das Entscheidende daran ist, das die Ausatmung sehr viel langsamer erfolgt als das Einatmen.

Um jedoch gezielt gegen Stress anzugehen, empfehle ich zusätzlich das Erlernen des Autogenen Trainings oder der Progressiven Muskelentspannung.
Der Vorteil des einmal erlernten Autogenen Trainings liegt darin, dass man dieses wirklich überall anwenden kann und sich tatsächlich sekundenschnell entspannen kann. Und die Übungen aus der Progressiven Muskelentspannung sind auch einzeln gut im Alltag anzuwenden um  Muskelverspannungen schnell wieder zu lösen bzw. gar nicht erst aufkommen zu lassen.

5 Fragen an: Stefan Buchner

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Stefan Bucher ist Geschäftsführer der UBGM. Er ist studierter Gesundheitswissenschaftler und Pädagoge, der Unternehmen zur Organisations- und Personalentwicklung berät. Sein Ziel ist es gesunde Leistungsfähigkeit langfristig zu erhalten und zu steigern.

1. Welche Berufskrankheiten sind aktuell auf dem Vormarsch, welche auf dem Rückzug?

In den Unternehmen sind ganz klar die psychischen Erkrankungen, wie das sog. „Burnout-Syndrom“ auf dem Vormarsch. Hierzu zählen im weitesten Sinne psychische Erschöpfungszustände in Verbindung mit bereits eingetretenen messbaren körperlichen Symptomen, depressive Episoden bis hin zu manifesten Depressionen sowie Angststörungen.  Arbeitsunfälle, Verletzungen und Vergiftungen sind hingegen Dank des vorbildlichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes in deutschen Unternehmen rückläufig.

2. Was können Unternehmen tun, um den innerbetrieblichen Krankenstand zu senken?

Die Einführung klarer Regeln zum Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln, wie E-Mail und Smartphone sowie eine klare Kommunikation der Erwartungen zur Erreichbarkeit von Mitarbeitern. Es sollte weiterhin klar kommuniziert werden, dass sich die Mitarbeiter ganz bewusst Regenerationsphasen zum Erhalt ihrer Gesundheit und Leistungsfähigkeit einplanen müssen. Außerdem sollte Unterstützung bei der Bewältigung von beruflichen und privaten Problemen gegeben werden, z.B. durch Flexibilisierung der Arbeitszeiten, temporäre Entlastung von Aufgaben und Termindruck bis hin zu Beratungsangeboten von Psychologen oder Psychotherapeuten. Aber auch die klassische Wirbelsäulengymnastik oder mobile Massage-Angebote haben noch längst nicht ausgedient. Darüber hinaus richten immer mehr Unternehmen Ruheräume für ihre Mitarbeiter ein, damit sich diese z.B. nach der Mittagspause etwas erholen können.

3. Welche Gesundheitsförderungsmaßnahmen empfehlen Sie Unternehmen mit einem kleinen Budget in diesem Bereich?

Hier empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Kooperationspartnern, wie z.B. Ärzten, Physiotherapeuten oder Fitness-Studios. Die Verbesserung der Kommunikation zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter kostet kein Vermögen. So unterschätzen viele Führungskräfte den Einfluss von „Gesundem Führen“ auf die Mitarbeitergesundheit. Aber auch die Unternehmensleitung kann hier als prägender Faktor der Unternehmenskultur mit bestem Beispiel vorangehen und z.B. regelmäßig in der Mittagspause eine Runde spazieren gehen oder sich durch Sport fit halten. Und wer weiß, vielleicht sieht das ja ganz zufällig sogar der eine oder andere Mitarbeiter aus dem Unternehmen.

4. Was kann jeder Arbeitnehmer präventiv tun, um trotz stressigen Jobs gesund zu bleiben?

Nur eine gesunde und ausgewogene Ernährung kann den Treibstoff für die hohen Anforderungen des heutigen Alltags liefern. Der Mitarbeiter von heute ist in meisten Fällen ein „Höchstleistungsmitarbeiter“, der durch Fast Food und Pizza nicht genügend Energie für Höchstleistung erhält.

Darüber hinaus hält regelmäßiger Sport Körper und Geist fit. Wer Höchstleistung bringen muss, der braucht auch einen fitten Körper, der Belastungen gewohnt ist und denen auch Stand halten kann. Hierzu ist es ratsam 2-3 Mal pro Woche Ausdauersport zu treiben, da dieser den größten gesundheitlichen Nutzen hat und nebenbei auch noch für ein frisches Aussehen zuträglich ist.

Aber auch regelmäßiges Abschalten, z.B. durch E-Fasten, also das Ausschalten aller elektronischen Medien, ist sehr empfehlenswert. Der Mitarbeiter sollte sich in Entspannungstechniken, wie z.B. Yoga oder Tai Chi üben, um das Abschalten nach der Arbeit wieder zu erlernen. Denn viele von uns können das überhaupt nicht mehr. Aber auch regelmäßiges tiefes Durchatmen ist ein guter Anfang.

5. Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Arbeitnehmern, bei denen die Stressfalle bereits zugeschnappt hat, um dieser wieder zu entkommen?

Öffnen Sie sich jemandem aus dem Unternehmen an, zu dem sie Vertrauen haben und der Ihnen erst einmal zuhört. Im besten Falle ist das der Chef oder eine Vertrauensperson. Nehmen Sie Angebote zur Beratung bei psychischen Problemen wahr, wenn es diese bereits im Unternehmen gibt. Sagen Sie Ihren Kollegen oder Vorgesetzten, wenn sie keine Kapazitäten mehr haben. Lernen Sie also „Nein“ zu sagen. Machen Sie pünktlich Feierabend und schalten Sie z.B. das BlackBerry nach der Arbeit und vor allem im Urlaub ab. Nutzen Sie die Auszeiten bewusst zum Erholen und stürzen Sie sich nicht noch in Freizeitstress. Wenn das alles nicht hilft, dann ziehen Sie die Reißleine bevor es Ihr Körper tut und klinken Sie sich eine längere Zeit aus dem Unternehmen aus, z.B. durch ein Sabbatical oder unbezahlten Urlaub.

5 Fragen an: Dr. Ilona Bürgel

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Montagmorgen. Sie haben bestens geschlafen, weil Sie sich auf eine neue Woche voller interessanter Begegnungen freuen. Egal wie die allgemeine Wirtschaftslage gerade ist, Sie sind entspannt, denn Ihre Kunden schätzen Ihre Mitarbeiter. Ihre Assistentin kommt Ihnen lächelnd entgegen und berichtet von den ersten guten Nachrichten des Tages. Ihre Vertriebsmannschaft ist nicht nur anwesend, sondern gesund und fit. Sie beginnen das Teammeeting mit der Auswertung der Erfolge der letzten Woche. Gefällt Ihnen diese Vision? Falls nicht, sollten Sie besser umdenken. Denn der Erfolg Ihres Unternehmens wird schon heute nicht mehr durch Technologievorsprung oder Pünktlichkeit entschieden – sondern durch das, was sich in den Köpfen und Herzen Ihrer Mitarbeiter abspielt, kurzum, wie wohl sie sich fühlen. Die Vorreiterin des Themas Wirtschaftsfaktor Wohlbefinden ist die Psychologin Ilona Bürgel. Wir wollten es genauer wissen:

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