Karrierefaktor 22. September 2017

Rechnungen professionell erstellen: Was muss man beachten?

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Ganz gleich ob Selbstst├Ąndiger, Freiberufler oder Start-Up: Als Unternehmer muss man jederzeit den ├ťberblick ├╝ber die geleistete Arbeit und die Kennzahlen der eigenen Firma behalten. Um sicherzustellen, dass man f├╝r alle erbrachten Leistungen auch entlohnt wird, muss man seinen Kunden Rechnungen ausstellen.

Eine ordentliche Fakturierung hilft, die bereits beglichenen sowie offenen Zahlungen im Auge zu behalten und dem Finanzamt im Falle einer Pr├╝fung alle Einnahmen l├╝ckenlos belegen zu k├Ânnen. Damit die Formulare schlie├člich auch den Vorgaben der Steuerbeh├Ârden und gesetzlichen Richtlinien wie den GoBD entsprechen, gibt es einige wichtige Angaben, die die ausgestellten Rechnungen unbedingt enthalten m├╝ssen.

 

Verpflichtende Angaben auf der Rechnung

Um Nachfragen, Missverst├Ąndnisse oder auch Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, gibt es einige Daten, die f├╝r die Rechnungserstellung verpflichtend sind. Jede Rechnung muss n├Ąmlich nicht nur f├╝r den Aussteller selbst, sondern auch f├╝r den Empf├Ąnger sowie f├╝r Dritte nachvollziehbar sein. Die wichtigsten Bestandteile f├╝r die Rechnungslegung an andere Unternehmen oder juristische Personen im ├ťberblick:

  • Datum der Rechnungsstellung sowie das sp├Ąteste Zahlungsdatum
  • vollst├Ąndiger Name sowie Adresse des Rechnungsstellers und des -empf├Ąngers
  • Steuernummer oder USt-ID (vom Finanzamt oder Bundeszentralamt f├╝r Steuern)
  • Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer (Format: Buchstaben und/oder Zahlen)
  • Produkt– bzw. Leistungsumfang (z.B. Menge etc.)
  • Auslieferungsdatum bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
  • Netto-Betrag der Rechnung in Euro
  • ggf. gew├Ąhrte Boni, Rabatte und/oder Skonto
  • Umsatzsteuersatz (19% oder 7%, abh├Ąngig von Produkt/Leistung)

Trotzdem noch unsicher? Angst vor dem Fehlerteufel? Einige Anbieter stellen auch kostenlose Rechnungsvorlagen und -Muster zur Verf├╝gung. Fehlern, die oftmals beim Erstellen der ersten eigenen Rechnungen entstehen, kann man damit gezielt vorbeugen. Die Vorlagen sind gesetzlich aktuell und man kann sie individuell anpassen. So unterst├╝tzen sie optimal bei der einfachen, schnellen und korrekten Rechnungserstellung.

 

Muss jeder Unternehmer Umsatzsteuer ausweisen?

Ob man die Umsatzsteuer ausweisen muss oder nicht, ist abh├Ąngig vom Umsatz im Gr├╝ndungsjahr. Liegt dieser unter der gesetzlich festgelegten Grenze von 17.500 ÔéČ, so greift die Kleinunternehmerregelung nach ┬ž19 UStG. Diese besagt, dass Selbstst├Ąndige und Freiberufler keine Umsatzsteuer ausweisen und an das Finanzamt abf├╝hren m├╝ssen. M├Âchte man die Regelung anwenden, muss man seine Rechnungsformulare mit einem entsprechenden Vermerk versehen.

  • Allgemeine Regeln bei der Business-Kleiderordnung</h2>Weitere Tipps f├╝r die einfache und schnelle Rechnungsstellung
    Abgesehen vom Format der Rechnung gibt es noch weitere wichtige Aspekte zu beachten, um die Dokumente korrekt zu erstellen.
    Aufbewahrungsfristen beachten: F├╝r eingehende und ausgehende Rechnungen (unabh├Ąngig vom Rechnungsbetrag) besteht eine zehnj├Ąhrige Aufbewahrungspflicht. Bei Bauleistungen muss auf der Rechnung nochmals auf diese hingewiesen werden.
  • Auf Korrektheit pr├╝fen: Pr├╝fen Sie jede Rechnung genau. Gibt es L├╝cken oder Fehler, ist der Empf├Ąnger nicht zur Zahlung verpflichtet. Zudem kann dies zu Problemen mit dem Finanzamt f├╝hren.
  • Ausnahmeregelung f├╝r Kleinbetr├Ąge: Trotz der Ausnahmeregelung f├╝r Kleinbetr├Ąge unter 250 ÔéČ sollte man diese in Rechnung stellen. So geht man auf Nummer sicher, dass die Gesch├Ąftsb├╝cher vollst├Ąndig sind und man im Falle einer Betriebsf├╝hrung alles l├╝ckenlos nachweisen kann.
  • Original-Pflicht: Rechnungen sind sowohl im Original aufzubewahren, als auch im Original an den Rechnungsempf├Ąnger oder das Finanzamt zu versenden.
  • Rechnungsweg: Werden Rechnungen digital versendet, so ist eine digitale Signatur zwingend notwendig. Ein Versand von Rechnungen per Fax ist nur in Ausnahmef├Ąllen zul├Ąssig.
  • Rechnungsstellungspflicht: Selbstst├Ąndige und Freiberufler sind verpflichtet, eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Erbringen der Leistung zu stellen.
  • Unterschrift: Rechnungen sind ohne Unterschrift g├╝ltig.

Wer diese Aspekte und Tipps beachtet, dem sollte die Rechnungsstellung bald ganz einfach von der Hand gehen. Auch im Falle einer Betriebspr├╝fung durch das Finanzamt sollten so keinerlei Probleme auftauchen.

 

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