Karrierefaktor 22. September 2017

Rechnungen professionell erstellen: Was muss man beachten?

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Ganz gleich ob Selbstständiger, Freiberufler oder Start-Up: Als Unternehmer muss man jederzeit den Überblick über die geleistete Arbeit und die Kennzahlen der eigenen Firma behalten. Um sicherzustellen, dass man für alle erbrachten Leistungen auch entlohnt wird, muss man seinen Kunden Rechnungen ausstellen.

Eine ordentliche Fakturierung hilft, die bereits beglichenen sowie offenen Zahlungen im Auge zu behalten und dem Finanzamt im Falle einer Prüfung alle Einnahmen lückenlos belegen zu können. Damit die Formulare schließlich auch den Vorgaben der Steuerbehörden und gesetzlichen Richtlinien wie den GoBD entsprechen, gibt es einige wichtige Angaben, die die ausgestellten Rechnungen unbedingt enthalten müssen.

 

Verpflichtende Angaben auf der Rechnung

Um Nachfragen, Missverständnisse oder auch Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, gibt es einige Daten, die für die Rechnungserstellung verpflichtend sind. Jede Rechnung muss nämlich nicht nur für den Aussteller selbst, sondern auch für den Empfänger sowie für Dritte nachvollziehbar sein. Die wichtigsten Bestandteile für die Rechnungslegung an andere Unternehmen oder juristische Personen im Überblick:

  • Datum der Rechnungsstellung sowie das späteste Zahlungsdatum
  • vollständiger Name sowie Adresse des Rechnungsstellers und des -empfängers
  • Steuernummer oder USt-ID (vom Finanzamt oder Bundeszentralamt für Steuern)
  • Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer (Format: Buchstaben und/oder Zahlen)
  • Produkt– bzw. Leistungsumfang (z.B. Menge etc.)
  • Auslieferungsdatum bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
  • Netto-Betrag der Rechnung in Euro
  • ggf. gewährte Boni, Rabatte und/oder Skonto
  • Umsatzsteuersatz (19% oder 7%, abhängig von Produkt/Leistung)

Trotzdem noch unsicher? Angst vor dem Fehlerteufel? Einige Anbieter stellen auch kostenlose Rechnungsvorlagen und -Muster zur Verfügung. Fehlern, die oftmals beim Erstellen der ersten eigenen Rechnungen entstehen, kann man damit gezielt vorbeugen. Die Vorlagen sind gesetzlich aktuell und man kann sie individuell anpassen. So unterstützen sie optimal bei der einfachen, schnellen und korrekten Rechnungserstellung.

 

Muss jeder Unternehmer Umsatzsteuer ausweisen?

Ob man die Umsatzsteuer ausweisen muss oder nicht, ist abhängig vom Umsatz im Gründungsjahr. Liegt dieser unter der gesetzlich festgelegten Grenze von 17.500 €, so greift die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG. Diese besagt, dass Selbstständige und Freiberufler keine Umsatzsteuer ausweisen und an das Finanzamt abführen müssen. Möchte man die Regelung anwenden, muss man seine Rechnungsformulare mit einem entsprechenden Vermerk versehen.

  • Allgemeine Regeln bei der Business-Kleiderordnung</h2>Weitere Tipps für die einfache und schnelle Rechnungsstellung
    Abgesehen vom Format der Rechnung gibt es noch weitere wichtige Aspekte zu beachten, um die Dokumente korrekt zu erstellen.
    Aufbewahrungsfristen beachten: Für eingehende und ausgehende Rechnungen (unabhängig vom Rechnungsbetrag) besteht eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht. Bei Bauleistungen muss auf der Rechnung nochmals auf diese hingewiesen werden.
  • Auf Korrektheit prüfen: Prüfen Sie jede Rechnung genau. Gibt es Lücken oder Fehler, ist der Empfänger nicht zur Zahlung verpflichtet. Zudem kann dies zu Problemen mit dem Finanzamt führen.
  • Ausnahmeregelung für Kleinbeträge: Trotz der Ausnahmeregelung für Kleinbeträge unter 250 € sollte man diese in Rechnung stellen. So geht man auf Nummer sicher, dass die Geschäftsbücher vollständig sind und man im Falle einer Betriebsführung alles lückenlos nachweisen kann.
  • Original-Pflicht: Rechnungen sind sowohl im Original aufzubewahren, als auch im Original an den Rechnungsempfänger oder das Finanzamt zu versenden.
  • Rechnungsweg: Werden Rechnungen digital versendet, so ist eine digitale Signatur zwingend notwendig. Ein Versand von Rechnungen per Fax ist nur in Ausnahmefällen zulässig.
  • Rechnungsstellungspflicht: Selbstständige und Freiberufler sind verpflichtet, eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Erbringen der Leistung zu stellen.
  • Unterschrift: Rechnungen sind ohne Unterschrift gültig.

Wer diese Aspekte und Tipps beachtet, dem sollte die Rechnungsstellung bald ganz einfach von der Hand gehen. Auch im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt sollten so keinerlei Probleme auftauchen.

 

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