Was Firmen beachten mĂŒssen, wenn sie Rechnungen elektronisch erstellen

Dank des technischen Fortschritts werden immer mehr Arbeitsschritte in die virtuelle Welt des Internets verlegt. Statt ĂŒber das Telefon kommunizieren wir per E-Mail, statt vom BĂŒro in den Hörsaal eilen zu mĂŒssen gibt es die Möglichkeit praxisnahe Fortbildung per Videoseminar zu nutzen und statt Rechnungen mit der Post zu versenden oder sie zu faxen, werden auch diese immer hĂ€ufiger digital verschickt. Damit diese jedoch trotzdem rechtmĂ€ĂŸig korrekt sind und anerkannt werden, mĂŒssen einige Regeln beachtet werden.

Informationen

Wie auch eine Rechnung im klassischen Schriftverkehr, muss eine digitale Rechnung die folgenden Informationen umfassen:

  • Name und Anschrift des empfangenden Unternehmens
  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Bezeichnung der Leistung
  • Höhe des Entgelts
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Steuernummer

Übermittlung

Die elektronische Rechnung mit auf digitalem Weg ĂŒbermittelt werden. Diese Übermittlung kann per e_mail, Dateisystem, EDI oder SOA-Web-Service erfolgen. Besonders hervorzuheben ist die qualifizierte elektronische Signatur, da erst durch sie ein Rechnungsdokument zur elektronischen Rechnung wird.

Vorteile der elektronischen Rechnung

Eine Studie der EuropĂ€ischen Kommission hat ermittelt, dass mit dem Wechsel von herkömmlichen Papierrechnungen auf digitale Rechnungen 72 Prozent der Kosten fĂŒr ein Unternehmen eingespart werden können. Dies liegt darin begrĂŒndet, dass durch das umstellen auf elektronische Rechnungen nicht nur Papier-, Versand- und Distributionskosten entfallen, sondern auch die Bearbeitungszeiten beim versendenden und beim empfangenen Unternehmen erheblich verkĂŒrzt werden.
Der Umstieg spart somit nicht nur direkte Unternehmenskosten, sondern auch indirekte in Form von Arbeitszeit.

Vorreiter Beiersdorf

Um seinem Rechnungschaos ein Ende zu bereiten hat Beiersdorf von Papierrechnungen auf digitale Rechnungen umgestellt und realisiert damit geschĂ€tzt Kosteneinsparungen von 80 Prozent im Bereich der Rechnungserstellung. Kunden senden ihre Rechnungsdaten als PDF im hauseigenen Format und ĂŒbermitteln diese digital an Beiersdorf.

Mehr Informationen

FĂŒr FĂŒhrungskrĂ€fte und Mitarbeiter aus dem Finanz- und Rechnungswesen und Controlling sowie aus dem Bereich Steuern und Revision eignet sich das Videoseminar E-Invoicing – Vorsteuerabzug bei digitalen Rechnungen um mehr ĂŒber das Thema zu erfahren. Das Seminar befasst sich mit den Anforderungen an die Übermittlung von digitalen Rechnungen und den Aufbewahrungspflichten. Es wird erlĂ€utert, welche Dokumente wie lange archiviert werden mĂŒssen und welche elektronischen Formate dabei zulĂ€ssig sind.

 

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