Was Firmen beachten m√ľssen, wenn sie Rechnungen elektronisch erstellen

Dank des technischen Fortschritts werden immer mehr Arbeitsschritte in die virtuelle Welt des Internets verlegt. Statt √ľber das Telefon kommunizieren wir per E-Mail, statt vom B√ľro in den H√∂rsaal eilen zu m√ľssen gibt es die M√∂glichkeit praxisnahe Fortbildung per Videoseminar zu nutzen und statt Rechnungen mit der Post zu versenden oder sie zu faxen, werden auch diese immer h√§ufiger digital verschickt. Damit diese jedoch trotzdem rechtm√§√üig korrekt sind und anerkannt werden, m√ľssen einige Regeln beachtet werden.

Informationen

Wie auch eine Rechnung im klassischen Schriftverkehr, muss eine digitale Rechnung die folgenden Informationen umfassen:

  • Name und Anschrift des empfangenden Unternehmens
  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Bezeichnung der Leistung
  • H√∂he des Entgelts
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Steuernummer

√úbermittlung

Die elektronische Rechnung mit auf digitalem Weg √ľbermittelt werden. Diese √úbermittlung kann per e_mail, Dateisystem, EDI oder SOA-Web-Service erfolgen. Besonders hervorzuheben ist die qualifizierte elektronische Signatur, da erst durch sie ein Rechnungsdokument zur elektronischen Rechnung wird.

Vorteile der elektronischen Rechnung

Eine Studie der Europ√§ischen Kommission hat ermittelt, dass mit dem Wechsel von herk√∂mmlichen Papierrechnungen auf digitale Rechnungen 72 Prozent der Kosten f√ľr ein Unternehmen eingespart werden k√∂nnen. Dies liegt darin begr√ľndet, dass durch das umstellen auf elektronische Rechnungen nicht nur Papier-, Versand- und Distributionskosten entfallen, sondern auch die Bearbeitungszeiten beim versendenden und beim empfangenen Unternehmen erheblich verk√ľrzt werden.
Der Umstieg spart somit nicht nur direkte Unternehmenskosten, sondern auch indirekte in Form von Arbeitszeit.

Vorreiter Beiersdorf

Um seinem Rechnungschaos ein Ende zu bereiten hat Beiersdorf von Papierrechnungen auf digitale Rechnungen umgestellt und realisiert damit gesch√§tzt Kosteneinsparungen von 80 Prozent im Bereich der Rechnungserstellung. Kunden senden ihre Rechnungsdaten als PDF im hauseigenen Format und √ľbermitteln diese digital an Beiersdorf.

Mehr Informationen

F√ľr F√ľhrungskr√§fte und Mitarbeiter aus dem Finanz- und Rechnungswesen und Controlling sowie aus dem Bereich Steuern und Revision eignet sich das Videoseminar E-Invoicing – Vorsteuerabzug bei digitalen Rechnungen um mehr √ľber das Thema zu erfahren. Das Seminar befasst sich mit den Anforderungen an die √úbermittlung von digitalen Rechnungen und den Aufbewahrungspflichten. Es wird erl√§utert, welche Dokumente wie lange archiviert werden m√ľssen und welche elektronischen Formate dabei zul√§ssig sind.

 

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