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Was Firmen beachten müssen, wenn sie Rechnungen elektronisch erstellen

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Dank des technischen Fortschritts werden immer mehr Arbeitsschritte in die virtuelle Welt des Internets verlegt. Statt über das Telefon kommunizieren wir per E-Mail, statt vom Büro in den Hörsaal eilen zu müssen gibt es die Möglichkeit praxisnahe Fortbildung per Videoseminar zu nutzen und statt Rechnungen mit der Post zu versenden oder sie zu faxen, werden auch diese immer häufiger digital verschickt. Damit diese jedoch trotzdem rechtmäßig korrekt sind und anerkannt werden, müssen einige Regeln beachtet werden.

Informationen

Wie auch eine Rechnung im klassischen Schriftverkehr, muss eine digitale Rechnung die folgenden Informationen umfassen:

  • Name und Anschrift des empfangenden Unternehmens
  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Bezeichnung der Leistung
  • Höhe des Entgelts
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Steuernummer

Übermittlung

Die elektronische Rechnung mit auf digitalem Weg übermittelt werden. Diese Übermittlung kann per e_mail, Dateisystem, EDI oder SOA-Web-Service erfolgen. Besonders hervorzuheben ist die qualifizierte elektronische Signatur, da erst durch sie ein Rechnungsdokument zur elektronischen Rechnung wird.

Vorteile der elektronischen Rechnung

Eine Studie der Europäischen Kommission hat ermittelt, dass mit dem Wechsel von herkömmlichen Papierrechnungen auf digitale Rechnungen 72 Prozent der Kosten für ein Unternehmen eingespart werden können. Dies liegt darin begründet, dass durch das umstellen auf elektronische Rechnungen nicht nur Papier-, Versand- und Distributionskosten entfallen, sondern auch die Bearbeitungszeiten beim versendenden und beim empfangenen Unternehmen erheblich verkürzt werden.
Der Umstieg spart somit nicht nur direkte Unternehmenskosten, sondern auch indirekte in Form von Arbeitszeit.

Vorreiter Beiersdorf

Um seinem Rechnungschaos ein Ende zu bereiten hat Beiersdorf von Papierrechnungen auf digitale Rechnungen umgestellt und realisiert damit geschätzt Kosteneinsparungen von 80 Prozent im Bereich der Rechnungserstellung. Kunden senden ihre Rechnungsdaten als PDF im hauseigenen Format und übermitteln diese digital an Beiersdorf.

Mehr Informationen

Für Führungskräfte und Mitarbeiter aus dem Finanz- und Rechnungswesen und Controlling sowie aus dem Bereich Steuern und Revision eignet sich das Videoseminar E-Invoicing – Vorsteuerabzug bei digitalen Rechnungen um mehr über das Thema zu erfahren. Das Seminar befasst sich mit den Anforderungen an die Übermittlung von digitalen Rechnungen und den Aufbewahrungspflichten. Es wird erläutert, welche Dokumente wie lange archiviert werden müssen und welche elektronischen Formate dabei zulässig sind.

 

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Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware

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Ein Unternehmen ist in der heutigen Zeit nicht nur von dem Know-How seiner Mitarbeiter abhängig, sondern auch von der Software, die in der Firma zum Einsatz kommt. Sie kann die Prozesse vereinfachen oder sorgt dafür, dass es mehr Schwierigkeiten bei der effizienten und schnellen Abarbeitung von Aufgaben kommt. Besonders die Finanzbuchhaltung ist auf einen Einsatz von modernen Medien angewiesen. Die Suche nach der richtigen Software kann sich aber als durchaus schwer erweisen.

Der Einsatz einer neuen Software für die Buchhaltung

Die Suche nach einer neuen Software sollte nach festen Gesichtspunkten erfolgen. In der heutigen Zeit ist zum Beispiel eine Anbindung an ELSTER unumgänglich für ein Unternehmen, das seine Buchhaltung effizient bearbeiten möchte. Die automatische Übermittlung von Vorsteueranträgen und Rechnungen ist wichtig. Aber auch die Bedienbarkeit hat in der Buchhaltung einen hohen Stellenwert. Die Buchhalter sollen sich mit dem komplizierten Werk ihrer Arbeit beschäftigen und nicht nebenbei noch unzählige Schritte in dem Programm erlernen müssen. Eine schnelle Bearbeitung der Aufträge, automatische Übermittlung und eine einfache Konvertierung der alten Daten stehen bei der Suche nach der richtigen Software also im Vordergrund. Glücklicherweise erleichtert das Internet die Suche nach solchen Kriterien

Vergleichen – Testen – Kaufen

Für die Suche nach der richtigen Software mit Fibu bietet sich das Internet im besonderen Maße an. Auf den richtigen Portalen lassen sich die Systeme in Hinblick auf ihre Funktionen miteinander vergleichen. Der Kunde kann so eine engere Auswahl für die passenden Programme treffen und sich mit dem Test der Programme auseinandersetzen. Nach einer kurzen Phase, in der die entsprechende Software im Unternehmen testweise zum Einsatz kommt, sollte man am Ende das richtige Programm gefunden haben. Mit wenig Aufwand lässt sich also die richtige Anwendung für die Buchhaltung finden und schnell in die eigene Firma integrieren. Damit ist auch die Buchhaltung kein kompliziertes Thema in der digitalen Welt mehr.