Was Firmen beachten müssen, wenn sie Rechnungen elektronisch erstellen
Dank des technischen Fortschritts werden immer mehr Arbeitsschritte in die virtuelle Welt des Internets verlegt. Statt über das Telefon kommunizieren wir per E-Mail, statt vom Büro in den Hörsaal eilen zu müssen gibt es die Möglichkeit praxisnahe Fortbildung per Videoseminar zu nutzen und statt Rechnungen mit der Post zu versenden oder sie zu faxen, werden auch diese immer häufiger digital verschickt. Damit diese jedoch trotzdem rechtmäßig korrekt sind und anerkannt werden, müssen einige Regeln beachtet werden.
Informationen
Wie auch eine Rechnung im klassischen Schriftverkehr, muss eine digitale Rechnung die folgenden Informationen umfassen:
- Name und Anschrift des empfangenden Unternehmens
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Bezeichnung der Leistung
- Höhe des Entgelts
- Umsatzsteuerbetrag
- Steuernummer
Übermittlung
Die elektronische Rechnung mit auf digitalem Weg übermittelt werden. Diese Übermittlung kann per e_mail, Dateisystem, EDI oder SOA-Web-Service erfolgen. Besonders hervorzuheben ist die qualifizierte elektronische Signatur, da erst durch sie ein Rechnungsdokument zur elektronischen Rechnung wird.
Vorteile der elektronischen Rechnung
Eine Studie der Europäischen Kommission hat ermittelt, dass mit dem Wechsel von herkömmlichen Papierrechnungen auf digitale Rechnungen 72 Prozent der Kosten für ein Unternehmen eingespart werden können. Dies liegt darin begründet, dass durch das umstellen auf elektronische Rechnungen nicht nur Papier-, Versand- und Distributionskosten entfallen, sondern auch die Bearbeitungszeiten beim versendenden und beim empfangenen Unternehmen erheblich verkürzt werden.
Der Umstieg spart somit nicht nur direkte Unternehmenskosten, sondern auch indirekte in Form von Arbeitszeit.
Vorreiter Beiersdorf
Um seinem Rechnungschaos ein Ende zu bereiten hat Beiersdorf von Papierrechnungen auf digitale Rechnungen umgestellt und realisiert damit geschätzt Kosteneinsparungen von 80 Prozent im Bereich der Rechnungserstellung. Kunden senden ihre Rechnungsdaten als PDF im hauseigenen Format und übermitteln diese digital an Beiersdorf.
Mehr Informationen
Für Führungskräfte und Mitarbeiter aus dem Finanz- und Rechnungswesen und Controlling sowie aus dem Bereich Steuern und Revision eignet sich das Videoseminar E-Invoicing – Vorsteuerabzug bei digitalen Rechnungen um mehr über das Thema zu erfahren. Das Seminar befasst sich mit den Anforderungen an die Übermittlung von digitalen Rechnungen und den Aufbewahrungspflichten. Es wird erläutert, welche Dokumente wie lange archiviert werden müssen und welche elektronischen Formate dabei zulässig sind.
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