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DE-Mail – wichtige Daten sicher versenden

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E-Mails sind das Medium unserer Zeit. Briefe wirken antiquiert aber sicher. Wer etwas Wichtiges versenden möchte, schickt es als Einschreiben. Inzwischen gibt es aber auch eine sichere digitale Variante des Briefes, bei der gerade junge Unternehmer Geld und Zeit sparen können.

Sicherheit gesetzlich vorgeschrieben

Laut Bundesinnenministerium sollen DE-Mails eine sichere, vertrauliche und nachweißbare Kommunikation für Bürger ermöglichen. Diese Art des E-Mail-Verkehrs basiert auf einer Richtlinie der EU, an die sich alle Mitgliedsstaaten halten müssen. De-Mails sollten nicht mit normalen E-Mails mit .de-Endung verwechselt werden. Sie enden immer gleich, egal, in welchem EU-Land sie versendet werden. In Deutschland würde eine solche gesicherte Mail die Endung de-mail.de haben. Im Gegensatz zu normalen E-Mails kann bei DE-Mails die Identität beider Kommunikationspartner zweifelsfrei nachgewiesen werden, sodass sich Unbefugte keinen Zugang zu wichtigen Daten erschleichen können. Dies hilft unter anderem, Spam und Phishing zu vermeiden. Die Inhalte der Mails sind zudem so gesichert, dass ihr Inhalt auf dem Weg zum Empfänger nicht abgefangen werden kann.

Ein entsprechendes Gesetz (De-Mail-Gesetz) wurde erlassen, um die Mindestsicherheitsanforderungen EU-weit vorzugeben. Für alle Anbieter von DE-Mails gelten so die gleichen Voraussetzungen. Einer der Anbieter in Deutschland ist 1und1. Das Unternehmen verspricht 100 Standard DE-Mail-Versendungen pro Monat zum Festpreis sowie 10 GB Postfachspeicher. Der Empfang von DE-Mails ist in diesem Zusammenhang kostenlos. Zwar entstehen bei DE-Mails gewisse Kosten, allerdings spart man Porto und Zeit, da viele offizielle Dinge statt per Postbrief per Mail versendet werden können.

DE-Mail ideal für das eigene Unternehmen

Wer ein eigenes Unternehmen gründet und viel Post zu versenden hat, sollte sich ernsthaft mit dieser digitalen Variante beschäftigen. Sowohl Vertragskorrespondenzen mit neuen Mitarbeitern als auch mit Geschäftspartnern laufen diskret und ohne Angst vor Spionage. Zudem sind DE-Mails genauso rechtsverbindlich wie Briefe. Mahnungen, Rechnungen und Gehaltsabrechnungen lassen sich verbindlich und schnell zustellen. Außerdem schont der Versand von elektronischer Post im Gegensatz zu klassischen Briefen die Umwelt – Nachhaltigkeit ist für Unternehmen heute ein wichtiger Werbefaktor. Letztendlich lassen sich auch Anträge bei Behörden und Instituten digital entspannt fristgerecht einreichen. Neben normalen sicheren E-Mails, die den Briefverkehr wichtiger Dokumente unnötig machen, können auch Emails versendet werden, die wie Einschreiben fungieren.

 

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„Muss nur noch kurz die (privaten) Mails checken“

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Es ist so verlockend. Sie sitzen im Büro an Ihrem Computer und wer hat da nicht schon mal klammheimlich seine privaten Mails gecheckt und welche verschickt? Ein ungutes Gefühl stellt sich danach irgendwie doch immer noch ein – muss das überhaupt sein? Droht Ihnen wirklich die Kündigung, wenn Sie ‚erwischt‘ werden? Viele Arbeitgeber scheuen sich diesbezüglich vor klaren Regeln, was zu Verwirrung führt.

Heutzutage ist es in den meisten Unternehmen üblich, dass das eigene E-Mail Konto ab und an aufgerufen wird und auch die eine oder andere Mail privat verschickt wird. Sie brauchen sich demnach keine Gedanken machen, wenn Sie zwischendurch Ihren Lieben eine kurze Info zukommen lassen.

Der Trend geht mittlerweile dahin das Private und das Berufliche miteinander zu verknüpfen, um den Mitarbeitern eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Nicht um sonst bieten immer mehr Unternehmen hausinterne Yoga-Kurse und/oder  Massagen in der Mittagspause an, denn: Die Arbeitgeber haben entdeckt, dass entspannte Angestellt effektiver und erfolgreicher arbeiten. Dazu gehört demnach auch, sich wenigstens einmal fünf Minuten mit etwas anderem zu beschäftigen, als den firmeninternen Aufgaben. Da hilft das eigene E-Mail Konto schon mal weiter.

Manche Arbeitgeber erlauben Ihren Mitarbeitern sogar, dass Sie die Firmenadresse auch privat nutzen dürfen. Dies ist aber noch eine Ausnahme und ob dies wirklich so sinnvoll ist, muss jeder für sich selbst entscheiden. Dies kann schließlich dazu führen, dass E-Mails vertauscht werden und der Firmenkunde plötzlich eine Privatmail bekommt, die beispielsweise für Ihre/-n PartnerIn bestimmt war. Weiterhin trennt diese Variante Ihr Privat- und Berufsleben nicht voneinander, was jedoch sehr wichtig für Ihr eigenes Wohlbefinden ist, da Sie privat abschalten sollten.

Wenn der Arbeitgeber auf Ihre E-Mail zugreifen muss, ist er rechtlich gesehen nur mit einem vollständigen Verbot auf der sicheren Seite. Dies tut er mittlerweile nicht mehr nur um eventuelle Verstöße nachzuweisen und deswegen eine Kündigung auszusprechen (dies ist heute zum Glück so gut wie gar nicht mehr verbreitet), sondern auch in solchen Fällen, bei denen Sie als Arbeitnehmer zum Beispiel plötzlich krank oder verhindert sind. Hier muss der Arbeitgeber auf Ihr Mailkonto zugreifen, um zu schauen, wie weit Sie in Ihren Arbeitsaufgaben fortgeschritten sind und an welcher Stelle sie weiter geführt werden müssen. Hierbei geht es auch darum keine Kunden zu verlieren.

Die meisten Arbeitgeber sind allerdings nicht so drastisch, dass Sie ihren Angestellten vollkommen verbieten in das eigene Mailkonto zu schauen. Sie sollten den Umgang mit den privaten E-Mails aber dennoch nicht übertreiben, denn irgendwann ist auch die Toleranzgrenze des nettesten Chefs erreicht.

Finden Sie die richtige Balance zwischen Privat und Beruf und niemand wird Ihnen dazwischenfunken. Der Chef hat bestimmt auch schon mal in sein privates Mailkonto gespinkst.