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Ein wichtiger Schritt zum Erfolg – optimierte Personalverwaltung

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Sie werden es bestimmt auf jedem Seminar wieder und wieder erzählt bekommen, so dass Sie es nun schon im Schlaf aufsagen können: Der wichtigste Vermögensgegenstand Ihres Unternehmens sind die Mitarbeiter. Daher muss es also selbstverständlich sein, dass Sie alles tun sollten, um diese so gut und effizient wie möglich zu fördern. Personalverwaltung ist hier genau das richtige Stichwort. Dies fängt bereits bei der Suche nach geeigneten Kandidaten an und endet mit dem erfolgreichen Beenden eines Projekts. Schlüssel zum Erfolg hierbei ist eine konstante Projektbetreuung, die komplett transparent und verständlich sein sollte. Klingt nach sehr viel Arbeit, nicht wahr? Um ehrlich zu sein, das ist es auch. Aber zum Glück müssen diese Aufgaben nun nicht mehr manuell erledigt werden, wie es früher einmal üblich war. Effizienz heißt auch, die Sachen richtig zu machen.

Mithilfe von einer guten Task Management Software können Sie endlich die Aufgaben so verwalten, dass Sie zu jedem Zeitpunkt die Kontrolle und die Übersicht haben. Die vollständige Sicherheit, das Projekt von Planung bis zur Ausführung und Bewertung im Griff zu haben ist sehr wichtig, um auch schnell auf veränderte Situationen reagieren zu können und um Ihren Angestellten das Gefühl zu vermitteln, dass diese Teil eines zielorientierten Teams sind. Immer mehr Online-Unternehmen spezialisieren sich zudem darauf, optimierte Lösungen dafür zu entwickeln. Ihr Personal wird es Ihnen danken, dass Sie ihnen die Chance geben, die Arbeitsabläufe zu optimieren und dadurch mehr Zeit zu haben, eigene Ziele zu verfolgen. Und glückliche Mitarbeiter sind das A und O eines Unternehmens, welches sich hohe Ziele gesetzt hat.

Gesunde Ernährung trotz Jobstress

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Verfolgt man die Berichterstattungen im Fernsehen so ist häufig zu hören, dass Arbeitnehmer so sehr unter Druck stehen wie noch nie und das private Leben viel zu kurz kommt.

Dennoch versuchen immer mehr Deutsche Sport zu machen und einen gesunden und aktiven Lebensstil zu führen. Trotzdem gab es noch nie so viele Menschen in Deutschland, die an den Volkskrankheiten Diabetes und Fettleibigkeit litten, wie in den letzten Jahren.

Doch worin liegt diese Kontroverse? Die gute Nachricht zuerst. Laut einer aktuellen Studie zur Gesundheit durchgeführt vom Robert Koch-Institut, fühlen sich die Deutschen so gesund wie nie zuvor. ¾ der befragten Personen gaben an, sich gesund und fit zu fühlen. Doch der Schein trügt. Volkskrankheiten wie Diabetes oder ein zu hoher Blutdruck sind weiterhin auf dem Vormarsch. Leider ist und bleibt der Hauptgrund die schlechte Ernährung. Das zeigt auch die Statistik die in den letzten 10 Jahren nur eine Richtung kannte. Im Schnitt leiden 7,2 % der Menschen zwischen 18 und 79 an Diabetes. Das sind 38 % mehr als noch vor 10 Jahren.

Neben der durchaus ungesunden Ernährung, scheint es aber auch als ob die heutige Gesellschaft nicht mehr die Zeit dazu hat neben dem Arbeitsalltag in Ruhe einkaufen zu gehen, oder eine entspannte Runde durch den Park zu joggen. Die immer weiter ansteigenden Belastungen im Job lassen bei vielen Erwerbstätigen eine gesunde Ernährung einfach nicht mehr zu.

So ist es mehr als verständlich, dass auch Krankenkassen und Versicherungen Alarm schlagen. Sie erhöhen die Beiträge und setzten in jüngster Zeit gerade in der Präventiv Medizin auf den Einsatz von Ernährungsberatern. Nicht nur bei Erwachsenen im Job sondern auch schon bei Kindern scheint sich dieser Trend durchzusetzten. Ernährungsberater werden hier eingesetzt, um schon den Kleinsten das Thema Ernährung und Gesundheit auf eine spielerische Art und Weise näher zu bringen um die Problematiken später im Job frühzeitig aufzufangen.

Wer sich selbst für eine Ausbildung zum Ernährungsberater/in interessiert, der sollte gerade in Bezug auf eine Karriere in der Industrie oder Wirtschaft darauf achten, dass der Lehrgang vom QETHEB e.V. anerkannt und durch die Bundesapothekerkammer akkreditiert wurde.

 

4. Wie organisiere ich meine Arbeit während meiner Auszeit

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Eine der Herausforderungen bei längeren Auszeiten ist die Regelung der Vertretung, kurz: Wer erledigt Ihre Arbeit, wenn Sie nicht da sind?

Auch in unseren Beratungsgesprächen zeigt sich oft, dass die größte Sorge der Arbeitgeberseite ist, wer während der Abwesenheit den Job übernehmen soll.

Dabei fehlt es zuweilen am Wissen, was genau der Mitarbeiter eigentlich macht, wie er seine Aufgaben erledigt und mit welchen Fristen. Sich mit diesem Thema auseinander zu setzen, ist also auch eine Chance für das Unternehmen, individuelles Wissen zu erfassen und zu strukturieren. Werden Sie als Arbeitnehmer mit dieser Frage konfrontiert, ist es von großem Vorteil, entsprechend darauf vorbereitet zu sein. Führen Sie eine Zeit lang eine genaue Aufstellung, womit Sie inhaltlich wie auch zeitlich an Ihren Arbeitstagen beschäftigt sind. Zerlegen Sie Ihre Arbeit in Einzelteile. Danach gruppieren Sie die verschiedenen Tätigkeiten nach Inhalten und überlegen:

  1. Warum erledige genau ich diese Aufgaben?
  2. Sind diese Aufgaben bei mir richtig platziert?
  3. Wer überträgt mir welche Aufgaben und aus welchem Grund?
  4. Habe ich sinnvolle Vorlaufzeiten?
  5. Muss diese Arbeit gemacht werden, oder ist es ein Relikt der Argumentation: „Das haben wir hier schon immer so gemacht“?
  6. Wer könnte an meiner Stelle fachlich und zeitlich diese Aufgaben übernehmen?
  7. Welche Vorteile ergeben sich daraus für den „übernehmenden“ Kollegen? (Zusatzqualifizierung, Wissenserweiterung, das „Recht“, seine Aufgaben für die Zeit seines Sabbaticals ebenfalls zu verteilen).
  8. Welche Chancen bieten sich für die zukünftige Aufgabenverteilung?

Sicher fallen Ihnen noch viel mehr Fragen dazu ein, wenn Sie erst einmal mit diesen Überlegungen begonnen haben.

Wir kennen natürlich auch einige der Ängste und Gründe, warum diesem Thema gerne aus dem Weg gegangen wird – es können sich Fragen ergeben wie: „Ist der Job, den ich mache, überhaupt wertschöpfend für das Unternehmen? Bin ich gar ersetzbar?“ Oder auch: „Wem sollte ich denn meine Expertenaufgaben übergeben, wenn ich hierfür der einzige Experte im Unternehmen bin?“

Wenn Sie feststellen, dass Sie wirklich der einzige Experte für Ihre Aufgaben im Unternehmen sind, dann ist es für das Unternehmen von größtem Interesse, dieses Wissen auf eine breitere Basis zu stellen. Schnellstmöglich! Erarbeiten Sie Vorschläge, wie und mit welchen Methoden Ihr Wissen auf Ihre Kollegen übertragen werden kann. Hilfe dafür finden Sie gegebenenfalls bei der Personalabteilung, der internen Trainingsabteilung oder im besten Fall beim Wissensmanager/ Knowledge Manager Ihres Unternehmens.

Wenn Sie für sich feststellen, dass Ihr Job ersetzbar ist, ist das natürlich erst einmal eine Erkenntnis, die Sie verdauen müssen. Daraus resultiert jedoch auch eine Chance: Überlegen Sie sich, wie Sie für Ihre Firma einen Wert schaffen! Seien Sie kreativ und egoistisch: Was macht Ihnen Spaß und schafft zudem einen Mehrwert? Wie kann sich Ihr Aufgabengebiet ändern? Was benötigen Sie dafür und welche Vorteile ergeben sich für das gesamte Unternehmen daraus? Ausgerüstet mit diesen Ideen sind Sie bestens vorbereitet für das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten.

Bei allen Planungen und Vorteilen, die Sie darlegen, bleiben Sie bitte realistisch: Natürlich wird es an der einen oder anderen Ecke zu einem Engpass kommen, natürlich bekommt durch Ihre Auszeit der ein oder andere Kollege eine Zusatzaufgabe. Diese Tatsachen zu verschweigen ist wenig hilfreich und kann unter Umständen im Kollegenkreis negativ aufgefasst werden. Es gilt jedoch, das Augenmerk von der Feststellung „Das ist so.“ auf die Frage „Ist es zumutbar?“ zu lenken. Denn so banal es klingen mag: Es gibt für alles eine Lösung!

Falls Sie Fragen, Anregungen oder Wünsche haben oder wir Ihnen beratend zur Seite stehen können – schreiben Sie uns eine Mail an: karrierefaktor@auszeitagentur.de

 

Homeoffice – Produktiv oder Urlaub?

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Immer häufiger wird von Mitarbeiter die Möglichkeit genutzt von zuhause aus zu arbeiten.
Eine (scheinbar) lohnende Alternative, wenn man sich die steigenden Spritkosten, die Umweltbelastung und auch die im Stau verloren gegangene Zeit vor Augen führt.

Aber verleitet das heimische Umfeld nicht dazu eher eine oder zwei Pausen mehr zu machen als im normalen Büroalltag? Wenn man einigen Umfragen Glauben schenkt, ist das genau nicht der Fall.

Bei einigen Unternehmen konnte eine Produktivitätssteigerung von 35 Prozent beobachtet werden. Eine weltweite Umfrage zeigte, dass 65 Prozent der Befragten der Meinung waren, dass sich neben der Produktivität auch die Qualität ihrer Arbeit gesteigert hat.

Warum ist das so?

Zum einem liegt dies an der Chance, dass der Arbeitsalltag flexibel gestaltet werden kann. Ein Punkt, der vor allem für Familien ausschlaggebend ist, da der berühmte „Spagat“ zwischen Berufs- und Privatleben nicht notwendig ist.

Auch die wegfallenden Arbeitswege, inklusive nervenraubende Staus, tragen zur Steigerung der Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit bei. Allgemein wirkt sich die freie Gestaltung vom Start in den Tag, Aufgabenaufteilung, Pausen und Arbeitszeit positiv auf unsere Motivation aus.

Ein Punkt der zunächst nicht zwangsläufig als positiv erscheint ist der fehlende Kontakt zu anderen Mitarbeiten. Hierbei ist aber anzumerken, dass auch etliche Plausche auf dem Gang oder Plaudereien mit dem Kollegen zwischen Tür und Angel einem nicht mehr die Arbeitszeit stehlen.

Allerdings birgt Homeoffice auch einige Gefahren hinsichtlich Ablenkung und anderweitigen unproduktivem Zeitvertreib.

Um diesen vorzubeugen gilt es einige Grundsätze zu beherzigen:

  1. Arbeitsplatz bleibt Arbeitsplatz! Alle unnötigen Ablenkungen sollten hier verbannt werden, überladene Dekoration, viele Bilder, Fernseher etc. Auch sollte im heimischen Büro stets Ordnung herrschen.
  2. Konzentration! Facebook, Skype, Youtube sind alle Störfaktoren die die Produktivität einschränken und negativ beeinflussen.
  3. Planung! Eine Tagesordnung hilft oft unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden und darüber Zeit zu verlieren
  4. Auch wenn man von zuhause aus arbeitet ist es doch besser, wenn man nicht in Jogginghose vorm Laptop sitzt sondern sich wie gewohnt „zurecht macht“ bevor man sich an die Arbeit macht

Tatsache ist, dass nicht jeder für Homeoffice geeignet ist. Ein hohes Maß an Disziplin sowie Eigeninitiative sind notwendig um den fehlenden persönlichen Kontakt zu Kollegen und den erschwerten Informationsaustausch zu kompensieren.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, dann ist Homeoffice ein produktives und zugleich entspanntes alternatives Arbeitsplatzmodell.