Höflichkeitsknigge: Richtiges Benehmen im Job

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Nicht nur in Service-Jobs in der Kommunikation mit dem Kunden, auch im alltäglichen Umgang mit Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzen im Büro fällt es schwer, immer den richtigen Ton zu treffen. Egal welche Antipathie Sie gegenüber einem Kollegen oder Kunden empfinden und unabhängig von Ihrer Laune: Die folgenden Knigge-Regeln sollten Sie immer im Hinterkopf behalten.

Äußeres Erscheinungsbild

Auch wenn es Menschen immer wieder ungern hören: Wir bilden uns innerhalb weniger Sekunden ein Urteil über eine Person, die wir erstmalig sehen, in der Regel noch bevor diese auch nur die Chance hatte, ein Wort zu sprechen. Entscheidend ist somit das äußere Erscheinungsbild. Sowohl bei Männern als auch bei Frauen sind dabei zwei Aspekte entscheidend: Gestalten Sie Ihr äußeres Erscheinungsbild im Job dezent und gepflegt. Das gilt nicht nur für die Kleiderwahl, sondern auch für Accessoires, Schuhe und Ihr Parfum. Ihr Business Outfit sollten Sie in dezenten, gedeckten Farben wählen und auf bunte Highlights verzichten. Auch Accessoires und Schuhe sollten dezent und schlicht aussehen. Bei Frauen sollte der Absatz außerdem nicht höher als sechs Zentimeter sein. Parfum und Aftershave sollten nicht aufdringlich aufgetragen werden und vor allem Damen sollten darauf achten, dass ihr Parfum nicht zu blumig und süß riecht.

Kommunikation

Beim Small Talk mit Kollegen und Kunden sollten Sie versuchen Gemeinsamkeiten zu finden. Dadurch erleichtern Sie die Konversation und laufen nicht die Gefahr, eine heikle Thematik anzusprechen. Verzichten Sie deswegen auch grundsätzlich auf Diskussionen zu Politik und Religion und wählen Sie stattdessen Themen, bei denen Ihr Gegenüber mitreden kann. Anhaltspunkte hierfür sind beispielsweise der Anlass, aus dem und der Ort, an dem Sie sich treffen.
Kritiksollte nie vor einer großen Gruppe gegeben werden. Das ist nicht zielführend, sondern führt lediglich dazu, dass der Kritisierte sich vorgeführt fühlen wird. Nehmen Sie Ihren Kollegen zur Seite und reden Sie unter vier Augen mit ihm über die betreffende Thematik. Formulieren Sie Feedback außerdem immer aus der subjektiven Perspektive heraus, da es immer sein kann, dass Sie etwas falsch aufgefasst oder missverstanden haben. Sagen Sie deswegen nicht „Du hast / Sie haben […]“, sondern stattdessen „Ich habe verstanden, dass du / Sie […]“.
Auch wenn Sie sich beim Telefonieren sicher fühlen: Ihr Gesprächspartner merkt, wenn Sie essen, schlecht gelaunt sind, die Augen verdrehen oder abgelenkt sind. All diese Aspekte spiegeln sich in unserer Stimme wieder. Konzentrieren Sie sich deswegen auch am Telefon immer voll und ganz auf das Gespräch und lächeln Sie beim Sprechen – denn auch das hört Ihr Gesprächspartner.
Auch bei der schriftlichen Kommunikation gilt es den richtigen Ton zu treffen. Überprüfen Sie e-Mails und Briefe auf Rechtschreib-, Grammatik- und Tippfehler. Achten Sie auf eine leserfreundliche Einteilung in Absätze. Bei e-Mails ist außerdem die Betreffzeile wichtig. Formulieren Sie diese so detailliert wie möglich (aber nicht zu lang), damit der Leser auf einen Blick sieht, worum es geht. Schreiben Sie als Betreff beispielsweise nicht „Meeting“ sondern „Meeting, 20.02.2015 – 13.00 Uhr“.

Körpersprache

Die Körpersprache ist mindestens so wichtig wie das gesprochene Wort – in der Regel sogar noch bedeutsamer. Wenden Sie einen festen, nicht zu lang andauernden Händedruck an. Halten Sie eine Distanzzone von circa einer Armlänge ein um Ihren Gegenüber nicht zu nahe zu kommen. Stellen Sie sich in einer offenen, geraden Körperhaltung hin und verschränken Sie auf keinen Fall die Arme. Halten Sie Blickkontakt während des gesamten Gesprächs ohne den Anderen anzustarren.

Abgesehen von diesen drei Bereichen wird im deutschsprachigen Raum großen Wert auf Ordnung und Pünktlichkeit gelegt – besonders im beruflichen Umfeld. Überprüfen Sie deswegen vor einem Meeting oder Gespräch immer, ob Sie alle notwendigen Unterlagen bei sich haben. Sollten Sie sich verspäten, informieren Sie den Wartenden.

Wenn Sie es unter Beachtung all dieser Regeln noch schaffen, nicht zu verkrampfen, sind Sie für jede Herausforderung im Job gewappnet.

Im Job: So fördern Sie Ihre Konzentration

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Wer Karriere machen will, steht immer häufiger und länger unter dem Druck, Höchstleistungen erbringen zu müssen. Unter diesem Stress, den immer weiter wachsenden Anforderungen und der Vielseitigkeit der Herausforderungen leidet bei vielen Arbeitnehmern die Konzentration. Es fällt zunehmend schwieriger sich nur auf eine einzige Sache zu konzentrieren und diese ohne Unterbrechung zu Ende zu bringen. Hier erfahren Sie, wie Ihnen genau Ihnen das trotz E-Mail-Flut und fordernden Kollegen gelingt.

1. Essen und Schlafen

Die schönen Dinge des Lebens bleiben beim Berufsstress schnell auf der Strecke – und das ist fatal! Nicht nur, weil das Leben für zu viel Arbeit viel zu kurz ist, sondern auch, weil uns genau diese Aspekte helfen, leistungsfähiger zu sein. Sinnvoller als vierzehn Stunden am Stück zu arbeiten, ist es nach 8-10 Stunden Feierabend zu machen und dem Körper eine ausreichende Erholungsphase mit 6-8 Stunden Schlaf zu gönnen. Wer ausgeschlafen und munter in den Job startet ist wesentlich leistungsfähiger als müde Kollegen und schafft dementsprechend in kürzerer Zeit mehr. Dies fördert auch die Konzentrationsfähigkeit und ihre Gedanken schweifen weniger leicht ab.
Auch die Ernährung beeinflusst Ihre Konzentrationsfähigkeit. Schwere, fettige Nahrungsmittel hemmen unsere Leistungsfähigkeit wohingegen beispielsweise Gemüse und Nüsse leistungssteigernd wirken. Zur richtigen Ernährung gehört es auch, ausreichend zu trinken um Ihre Leistungsfähigkeit aufrechtzuerhalten. Auch Kaugummikauen fördert nachgewiesenermaßen die Konzentration.

2. Musik aufdrehen

Sicherlich fördert es nicht die Konzentration, wenn Sie im Büro den Konzertbesuch vom Wochenende noch einmal lautstark Revue passieren lassen, das richtige Musiktempo und entsprechende Harmonien fördern jedoch nachweislich die Konzentration. Da Musikgeschmäcker jedoch verschieden sind, kann ein Radio schnell zum Konfliktauslöser unter Kollegen werden. Achten Sie deswegen in einem Einzelbüro darauf, dass die Musik nur so laut ist, dass sie vor der Tür von Ihren Kollegen nicht wahrgenommen wird. Dies ist auch ratsam, da zu laute Musik einen negativen Effekt auf die Konzentrationsfähigkeit hat. Im Großraumbüro empfehlen sich Kopfhörer. Da diese zusätzlich signalisieren, dass Sie nicht ansprechbar sind, erhöht sich die Hemmschwelle für tratschende Kollegen, Sie von der Arbeit abzuhalten. Ein weiterer fördernder Aspekt für die Konzentration bei der Arbeit. Zusätzlich werden Umgebungsgeräusche durch Kopfhörer generell leiser. Wer also keine Musik hören mag, kann Kopfhörer trotzdem nutzen um zum einen Kollegen vom Tratschen abzuhalten und zum anderen Umgebungsgeräusche abzudämpfen aber trotzdem nicht vollkommen auszuschalten. Aus diesem Grund wären Ohrstöpsel nicht empfehlenswert, da diese Sie zu radikal von Ihrer Außenwelt abschneiden.

3. Pausen und Bewegung

Auch wenn Ihr Tag stressig ist und die vor Ihnen liegenden Aufgaben überwältigend wirken: Nehmen Sie sich Pausen! Dies muss keine einstündige Mittagspause sein. Viel effektiver sind sogar kurze Pausen, solange Sie diese sinnvoll gestalten. Gehen Sie an die frische Luft und bewegen Sie sich ein wenig. Ein kurzer Spaziergang von fünf bis zehn Minuten kann schon Wunder bewirken. Lüften Sie auch im Büro ausreichend. Setzen Sie sich in den Pausen auf keinen Fall auch noch vor Ihren Bildschirm und versuchen Sie nicht nur Ihren Körper, sondern auch Ihren Geist aus der Arbeitshaltung zu bekommen. Hören Sie beispielsweise einmal laut Ihr Lieblingslied oder ein Kapitel eines Hörbuchs und schließen Sie dabei die Augen, um diese zu entspannen. Schon wird Ihnen das kurze abschalten leichter fallen.

Wichtig ist somit nicht die Masse an Zeit, die Sie in Ihre Arbeit investieren, sondern deren Qualität. Wenn die Konzentration nachlässt, ist es Zeit für eine Pause oder Feierabend. Körper und Geist hier weiter zu Höchstleistungen zu zwingen, ist nur konterproduktiv und erhöht die Fehlerquote. Gestehen Sie sich ein, dass es sinnvoller ist, den Arbeitstag dann abzuschließen und die gleiche Arbeit am nächsten Morgen in der Hälfte der Zeit zu erledigen.

Top oder Flop: Wenn Kollegen zu Freunden werden

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Unter der Woche verbringen wir mehr Zeit mit unseren Kollegen, als mit Freunden und Familie. Schnell kennen wir die Macken unseres Büronachbars, das Lieblingsmittagessen aller Teammitglieder und wissen, wer seinen Kaffee wie und wann am liebsten trinkt. Entsprechend wenig überraschend ist es, dass sich am Arbeitsplatz schnell Freundschaften bilden. Doch die Vermischung von Berufs- und Privatleben hat nicht nur Vorteile.

Kollegen als Freunde: Die Vorteile

Freundschaften mit Kollegen können genauso eine Bereicherung sein, wie Beziehungen außerhalb des Jobs. Freunde können häufig besseres Feedback geben, da Sie die betreffende Person in einem vielschichtigeren Licht sehen, als „reine“ Kollegen. Das bereichert nicht nur die Freundschaft, sondern wirkt sich auch positiv auf die berufliche Leistung aus. Grundsätzlich wird durch positive Beziehungen zu den Kollegen auch die Motivation am Arbeitsplatz gefördert. Wer seine Kollegen mag, kommt gerne ins Büro und hat auch weniger Probleme damit, mal eine halbe Stunde länger bleiben zu müssen.
Häufig fällt es außerdem schwer, Außenstehende in berufliche Probleme einzubeziehen. Freunde außerhalb des Jobs verstehen die eigenen Probleme im Büroalltag häufig nur wenig, da sie sich selber täglich mit vollkommen anderen Problemen beschäftigen. Mit Kollegen, die Freunde sind, fällt der Austausch hier wesentlich leichter. Auch, weil man darauf vertrauen kann, dass das Gesagte unter vier Augen bleibt.

Die Schattenseiten beruflicher Freundschaften

Natürlich liegen hier jedoch auch Tücken verborgen. Wenn aus dem Austausch über Probleme im Job Lästereien werden, kann einer der Beteiligten schnell in eine Zwickmühle geraten. Ist das Vertrauensverhältnis einmal belaste oder gibt es grundsätzlich einfach einmal einen Streit, ist es wesentlich schwieriger dem Anderen aus dem Weg zu gehen. Wird das gemeinsam verbrachte Wochenende Montagmorgen erst einmal zwei Stunden ausgewertet, kann der motivierende Charakter schnell ins Gegenteil kippen und für zu viel Tratscherei am Arbeitsplatz sorgen. Das wird nicht nur Ihrem Chef missfallen, sondern auch bei außenstehenden Kollegen für Missmut sorgen. Freundschaften und Bürobeziehungen stehen außerdem grundsätzlich unter einem sehr unterschiedlichen Stern. Während es im Büro um Leistung geht, die Konkurrenz fördert, steht in Freundschaften das Für- und Miteinander im Vordergrund. Entsprechend höher ist die Gefahr von Reibungen und Konflikten im Büro. Formularende

Grundsätzlich sind Freundschaften am Arbeitsplatz somit eine sehr schöne Sache, die motiviert und die Arbeit leichter macht. Um die Konflikte zu umgehen, empfiehlt sich ein klärendes Gespräch zum Anfang. Sobald Sie merken, dass eine berufliche Beziehung auch privat relevant für Sie wird, sollten Sie mit dem Kollegen und angehenden Freund ein Vier-Augen-Gespräch führen und einige grundsätzliche Dinge klären. Versuchen Sie eine klare Trennung von Beruf und Freundschaft zu vereinbaren. Je offener Sie über potentielle Konfliktpunkte sprechen, desto weniger werden diese in Zukunft Ihre Freundschaft belasten.