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Mitarbeitergespräche: Erfolgsversprechend für beide Seiten

Allzu oft werden Mitarbeitergespräche als lästiger Zeitfresser vom Tisch gefegt. Dabei verbirgt sich hier ein immenses Motivationspotential. Wichtig hierfür: Die Vorbereitung muss stimmen.

Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

Egal auf welcher Seite des Tisches Sie bei einem Mitarbeitergespräch sitzen: Gute Vorbereitung entscheidet über Erfolg oder Misserfolg der Unterhaltung.
Für Arbeitnehmer empfiehlt es sich, schon lange vor dem Gespräch mit der Vorbereitung anzufangen. Notieren Sie sich in Vorbereitung auf die Unterhaltung über einige Wochen Ihre Aufgaben im Unternehmen. Dabei können Sie beispielsweise auch vermerken, wenn Sie Lob von Kollegen oder Vorgesetzen erhalten. Dadurch können Sie deutlich machen, für welche Talente und Stärken Sie im Unternehmen geschätzt werden und welchen Mehrwert Sie der Firma dementsprechend bringen. Sinnvoll ist es außerdem, hierbei den Fokus auf jene Aufgaben zu legen, bei deren Erfüllung Sie besonders gut und motiviert sind. Dabei machen Sie Ihr Potential automatisch am besten deutlich und können außerdem betonen, auf welchem Feld Sie sich weiterentwickeln können und wollen.
Auch als Chef sollten Sie sich vor Beginn eines jeden Mitarbeitergesprächs genau informieren. Nicht ist peinlicher, als Aufgabenbereiche oder gar Namen der vor Ihnen sitzenden Angestellten zu verwechseln. Verschaffen Sie sich einen groben Überblick über das Aufgabenfeld der Arbeitskraft, damit Sie wissen, was im Gespräch auf Sie zukommt und wo Sie einhaken können. Außerdem schützt Sie gute Vorbereitung davor, dass Ihnen im Gespräch Geschichten erzählt werden. Eine weitere Möglichkeit ist, sich Meinungen von Kollegen und dem Team des Mitarbeiters einzuholen. Hierbei gilt es jedoch die erhaltenen Informationen mit Vorsicht zu genießen! Filtern Sie persönliche Differenzen und sachliche Kritik und setzen Sie auch diese nur vorsichtig im Gespräch ein, statt den Mitarbeiter offensiv im Gespräch damit anzugreifen.
Die beste Vorbereitung des Gesprächs besteht jedoch auf beiden Seiten darin, sich wirklich ganzjährig Notizen zu machen. Als Führungskraft dient das der Unterstützung zur Beantwortung der im Gespräch entscheidenden Fragen, wie beispielsweise:  Wurden die vereinbarten Ziele erreicht? Hat sich die Leistung verbessert? Wo hat der Mitarbeiter Entwicklungspotential? Für den Mitarbeiter hat die umfangreiche Buchführung den Vorteil, dass zurückliegende Erfolge im Gespräch trotzdem berücksichtigt wurden. Dies ist vor allem bei Projektarbeiten wichtig, wenn das größte Firmenprojekt beispielsweise am Jahresanfang lag.

Mitarbeitergespräche als Motivator

Neben der Überprüfung der Zielerreichung und des Feedbacks, sollten Mitarbeitergespräche vor allem für die Motivation von Mitarbeitern genutzt werden. Das Gespräch sollte dementsprechend möglichst positiv geführt und formuliert werden. Die Kommunikation sollte ermuntert und nicht nur kritisierend sein. Stecken Sie außerdem konkrete Ziele für die kommende Periode. Als Führungskraft sollten Sie Ihren Angestellten Entwicklungsperspektiven und Möglichkeiten der Weiterbildung und des Fortkommens im Unternehmen aufzeigen. Auch als Mitarbeiter haben Sie das Recht, nach solchen Dingen zu fragen. Eine konkrete Zielformulierung hilft außerdem auch Ihnen, über das gesamte Jahr den roten Faden im Blick zu halten.

Gelingt die motivierende Gestaltung des Gesprächs, gewinnen beide Seiten: Arbeitnehmer gehen mit mehr Freude und Spaß an die Arbeit. Arbeitgeber können dementsprechend von loyaleren und ehrgeizigeren Mitarbeitern profitieren.

Mit diesen 3 Tricks motivieren Sie Ihre Mitarbeiter

„Zuckerbrot und Peitsche“ – Das altbekannte Motivationskonzept eignet sich nur noch mäßig, wenn bei einkehrendem Arbeitsalltag die Motivation der Mitarbeiter sinkt. Doch es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, Arbeitnehmer zu Höchstleistungen anzutreiben. Für deren Erfolg ist vor allem wichtig, dass Sie individuell auf den einzelnen Mitarbeiter eingehen, da jeder Mensch andere Werte und Erwartungen hat und demnach auch durch unterschiedliche Motivatoren angetrieben wird. Grundsätzlich können Sie die folgenden drei Instrumente variiert einsetzen, um die Leistung ihres Teams nachhaltig zu steigern.

1. Prämien & Co.

Zusatzprämien, Gehaltserhöhungen und Auszeichnungen wird zwar häufig nachgesagt, dass sie nur kurzfristig wirken, sie können jedoch auch als langfristige Motivatoren genutzt werden. Wer beispielsweise einmal „Mitarbeiter des Monats“ war, wird diesen Titel nur ungern wieder hergeben wollen. Das Problem bei dieser Art der Anerkennung: Der Ehrgeiz kann schnell in übertriebenen Konkurrenzkämpfen enden. Eine vielversprechendere Möglichkeit der Mitarbeitermotivation ist deswegen der Einsatz von Prämien. Richtig auf die Zielgruppe ausgerichtet und mit einer herausfordernden, aber nicht unerreichbaren Leistungserbringung gekoppelt, können diese die Leistung erheblich steigern. Der Einsatz von Gutscheinen hat dabei im Vergleich zu Geldbeträgen den Vorteil, dass diese bei Einlösung noch mit dem Geber und Anlass verbunden werden und nicht in der Anonymität des Mitarbeiterkontos verschwinden. Dadurch ist der Motivationsfaktor hier größer. Außerdem ist hier auch eine individuelle Anpassung möglich. Je nach Mitarbeiter und Branche kann beispielsweise ein Shopping-, Beauty-, Dining- oder Tankgutschein eingesetzt werden.

2. Herausforderung statt Überforderung

Sie sollten Ihre Mitarbeiter fördern und auch fordern, aber keineswegs überfordern. Setzen Sie Ziele an, die hoch gesteckt, aber erreichbar sind. Utopische Vorgaben wirken demotivierend und führen eher zu einer schlechteren, als zu einer besseren Arbeitsleistung. Auf dem Weg der Zielerreichung sollten Sie Ihrem Team außerdem soviel Freiraum wie möglich lassen, da auch die Möglichkeit zur autonomen Arbeit motivierend wirkt.
Trotzdem sollten Sie die vereinbarten Ziele in regelmäßigem Abstand zusammen mit Ihren Mitarbeitern überarbeiten und Erreichungsgrade prüfen, damit das Motivationslevel konstant bleibt und der Mitarbeiter sieht, dass seine Leistungen und seine Arbeit von Bedeutung sind.

3. Vertrauen & Anerkennung

Überprüfen Sie die Zielerreichung nicht nur, sondern erkennen Sie diese auch an. Zwischenmenschliches Feedback, wie ein ehrliches, aufrichtiges und persönliches Lob sind in unserer heutigen Kultur, in der materieller und geldwerter Überschuss herrscht jene Motivatoren, die am stärksten wirken. Teil der Anerkennung ist auch, dass Sie Ihrem Team zeigen, dass Sie ihm Vertrauen. Vergrößern Sie den Aufgabenbereich einzelner Teamer und erweitern Sie die Kontrollabstände. Wichtig dabei: Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie dies tun, weil Sie Ihnen vertrauen und keineswegs aus Desinteresse an ihrer Arbeit. So vermeiden Sie Missverständnisse und Demotivation.

Grundsätzlich ist noch einmal für alle Maßnahmen zu betonen: Gehen Sie individuell auf jeden einzelnen Arbeitnehmer ein und setzen Sie sich damit auseinander, welche Form der Anerkennung welchen Mitarbeiter motiviert. Dann wird Ihr Team zu Höchstleistungen auflaufen.

5 Fragen an: Oliver Lilie

Oliver Lilie ist geschäftsführender Gesellschafter der MA&T Organisationsentwicklung GmbH. Sein Spezialgebiet ist das strategische Personalmanagement. Er berät mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung der Personalarbeit. Oliver Lilie ist über Perwiss.de erreichbar.

1. Was macht ein Unternehmen für Bewerbende attraktiv?

Diese Frage ist pauschal schwer zu beantworten. Insbesondere in Abhängigkeit von Lebensalter und Lebensphase können ganz unterschiedliche Faktoren ein Unternehmen attraktiv, also „anziehend“, für Bewerbende machen.

Konzentriert man sich auf Nachwuchskräfte so ist als Hauptattraktivitätsfaktor aus Sicht der sogenannten ‚Generation Y‘ vor allem eine herausfordernde und interessante Arbeitsaufgabe zu nennen. Das Erproben des Erlernten und das Erweitern des persönlichen Horizonts, z. B. durch Auslandsaufenthalte sind den sogenannten ‚Millennials‘ wichtig. Das Finanzielle spielt nicht die Hauptrolle, sollte jedoch nicht unterschätzt werden. Von hoher Bedeutung für Neueinsteiger/innen und jüngere Fachkräfte ist ein passender Unternehmensstandort. Hier steht weniger die gute Erreichbarkeit, sondern vielmehr das Angebot an Freizeit- und Kulturmöglichkeiten im Interesse von Bewerbenden. Für viele Nachwuchskräfte ist auch die Reputation, also ein „guter Ruf“, des Unternehmens von hoher Bedeutung. Nicht fehlen sollten bei einem attraktiven Arbeitgeber gute Entwicklungsmöglichkeiten. Diese müssen nicht immer unbedingt den Weg auf der Karriereleiter „nach oben“ beschreiben. Hier denken viele Unternehmen zu eindimensional. Auch die Möglichkeit des Einschlagens einer Experten- oder Projektlaufbahn ist für Nachwuchskräfte eine durchaus interessante Option.

2. Welche Recruiting-Maßnahmen eignen sich für Unternehmen um erfahrene Bewerber/innen auf sich aufmerksam zu machen?

Das mögliche Portfolio an Recruiting-Maßnahmen ist groß. Entscheidend dafür, welche Recruiting-Maßnahmen ergriffen werden, ist neben dem zur Verfügung stehenden Budget vor allem die gesuchte Zielgruppe. Ein „Muss“ ist heutzutage aus meiner Sicht eine aussagefähige Stellenausschreibung auf der eigenen Webseite. Dies gilt für alle Zielgruppen! Besonders im Bereich der höher qualifizierten und erfahrenen Fachkräfte würde ich zur Nutzung von LinkedIn oder Xing raten. Beide Portale bieten die Möglichkeit, mit überschaubarem Aufwand und Kosteneinsatz auf sich als Arbeitgeber aufmerksam zu machen und qualitativ gute Bewerbende anzusprechen. Fast als „Königsweg“ könnte man die Gewinnung neuer Beschäftigter durch die Weiterempfehlung der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bezeichnen.

3. Welche Recruiting-Maßnahmen sprechen besonders junge Hochschulabsolventen/innen an?

Hochschulabsolventen/innen sind in der Regel sehr IT-affin. Insofern sind sämtliche E-Recruiting Werkzeuge interessant. Jedoch sollten die Face-to-Face-Kommunikation nicht aus den Augen verloren werden. So empfiehlt sich der Aufbau einer Zusammenarbeit mit einer möglichst regionalen Hochschule oder Fachhochschule, insofern dort passfähige Studiengänge angeboten werden. Dies ermöglicht zielgerichtet die langfristige Rekrutierung. Praktika und praxisnahe Studienarbeiten bieten die Chance des gegenseitigen „Beschnupperns“ und reduzieren die Gefahr einer frühzeitigen Fluktuation nach einer Einstellung erheblich.

4. Wie sollten Unternehmen auf den demographischen Wandel reagieren?

Unternehmen sollten zunächst ihren aktuellen Handlungsbedarf bzgl. des Themas „Demografischer Wandel“ überprüfen. Ein unumgängliches Werkzeug dafür ist eine systematisch ausgewertete Altersstrukturanalyse, welchen in regelmäßigem Zyklus wiederholt wird. Diese deckt in der Regel die wichtigsten Handlungsfelder auf. Ebenso sollte mittels geeigneter Werkzeuge ein „Blick in die Zukunft“ geworfen werden. Dies wiederum wird weitere Handlungsfelder zutage bringen. Auf Basis dieser Betrachtungen kann ein für das Unternehmen passendes Handlungskonzept zur Reaktion auf die unternehmensspezifischen Auswirkungen des demografischen Wandels erarbeitet und umgesetzt werden.

5. Welche Aspekte halten Sie für die Hauptmotivatoren für Arbeitnehmer/innen im Job?

Der wichtigste Motivationsfaktor aus meiner Erfahrung ist ein gutes Betriebsklima. Dies belegen auch sehr viele Studien. Auf das Betriebsklima wiederum haben die Führungskräfte aller Hierarchieebenen des Unternehmens maßgeblichen Einfluss. Denn gute Führung bringt in der Regel auch ein besseres Betriebsergebnis. Der Kern der Arbeitsmotivation ist schlussendlich immer in der Arbeitsaufgabe selbst verortet. Wenn die zu erfüllenden Aufgaben in Art und Umfang zu den Interessen und Vorlieben eines/r Beschäftigten passen, wird die Arbeit mit großer Wahrscheinlichkeit motiviert angegangen.

Bleiben Sie im Job motiviert

Mit einkehrendem Alltag im Berufsleben geht häufig die Motivation der Arbeitnehmer zurück. Wir haben einige Tipps zusammengestellt, wie Sie sich selbst, Ihr Team und Ihre Mitarbeiter und Kollegen motiviert halten.

Abwechslung

Viele Stellenanzeigen versprechen einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag und Bewerber freuen sich auf der vielseitigen Herausforderung. Häufig kehrt der Alltag dann jedoch trotzdem schneller ein als gedacht. Sicher ist es richtig und auch wichtig, dass jeder im Team seine festen Aufgaben und Zuständigkeitsbereiche hat, Abwechslung muss jedoch trotzdem sein, damit der Arbeitstag nicht zu trist und eintönig wird.
Als Maßnahme eignet sich hier die sogenannte Job Rotation, welche den Stellenwechsel von Arbeitnehmern innerhalb des Unternehmens bezeichnet. Die Mitarbeiter rotieren sozusagen in den einzelnen Aufgabenbereichen des Teams, ähnlich eines Kreislaufes. Diese Intervalle können zwischen einem Tag und mehreren Wochen lang sein. Dieser Arbeitsplatzwechsel verhindert eine einseitige Belastung und Monotonie für die Arbeitnehmer, sodass die Abwechslung und damit auch die Motivation steigen. Für das Unternehmen außerdem von Vorteil: Wenn alle Teammitglieder wissen, was der jeweils andere macht, wächst das Vertrauen und das Verständnis innerhalb der Gruppe, was sich langfristig positiv auf die Zusammenarbeit und die Arbeitsergebnisse des Teams auswirken wird.

Büroeinrichtung

Häufig wird die Büroeinrichtung als Motivationsaspekt unterschätzt, sie spielt jedoch eine entscheidende Rolle. Triste Farben, Schreibtische, die an Wänden ausgerichtet sind und unbequeme Bürostühle schlagen sich auf die Laune und somit auch auf die Motivation nieder.
Deswegen sollten Sie darauf achten die Büroräume freundlich, offen und warm einzurichten. Investieren Sie außerdem in ergonomische Bürostühle und achten Sie auf das richtige Verhältnis von Stuhl- und Tischhöhe und dem Abstand zum Bildschirm. In diesem Bereich gibt es spezielle Büromöbelanbieter, die individuelle Einrichtungslösungen für Büroräume konstruieren und Ihnen bei der Auswahl, Gestaltung und Umsetzung helfen.

Teamspirit

Stärken Sie den Zusammenhalt innerhalb Ihres Teams. Wenn hier die Stimmung passt, wirkt sich dies unglaublich positiv auf die Motivation aus. Wenn einem der Kollege vom Schreibtisch gegenüber an einem schlechten Tag den Kaffee mitbringt oder weiß, wann er sich mit Witzen lieber zurückhalten sollte, können die Mitarbeiter aus solchen Tagen noch etwas herausholen. Wenn die Chemie stimmt und sich das Team an guten Tagen gegenseitig anheizt und an einem Strang zieht, werden die erzielten Ergebnisse noch besser ausfallen. Um hierhin zukommen ist es wichtig, in regelmäßigen Abständen Teambuildungmaßnahmen durchzuführen. Immer beliebter werden in Unternehmen hierbei erlebnisorientierte Outdoor-Maßnahmen, wie zum Beispiel City Challenges oder der Besuch eines Kletterparks.

Unter Berücksichtigung dieser Faktoren gilt es dann nur noch eines zu beachten: Beobachten Sie sich und Ihre Kollegen. Sobald Sie feststellen können, dass Ihre Motivation oder die der anderen bei der Umsetzung eines Projektes sinkt, sollten Sie nach den Ursachen fragen. Suchen Sie das Gespräch, klären Sie Änderungsmöglichkeiten und versuchen Sie Lösungen zu finden, um so schnellstmöglich wieder mit Spaß an die Arbeit gehen zu können.